PAGE校內(nèi)文件規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強校內(nèi)文件管理，確保文件的規(guī)范性、準確性和有效性，提高學(xué)校工作效率，促進學(xué)校各項事業(yè)健康發(fā)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各單位在工作中形成的各類文件，包括但不限于通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀要、規(guī)章制度等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：文件管理應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)和學(xué)校相關(guān)規(guī)定。2.統(tǒng)一規(guī)范原則：文件格式、編號、審批流程等應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，確保文件的一致性和嚴肅性。3.高效實用原則：簡化文件處理流程，提高文件傳遞和辦理效率，確保文件能夠及時、準確地發(fā)揮作用。4.安全保密原則：加強文件的安全管理，確保文件信息不泄露，維護學(xué)校的利益和聲譽。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括學(xué)校發(fā)布的各類行政通知、決定、命令、指示等，用于指導(dǎo)學(xué)校行政管理工作。2.黨務(wù)文件：包括學(xué)校黨委發(fā)布的各類文件，如決議、決定、通知、通報等，用于指導(dǎo)學(xué)校黨的建設(shè)和思想政治工作。3.教學(xué)文件：包括教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、課程標準、教案、教學(xué)總結(jié)等，用于規(guī)范學(xué)校教學(xué)工作。4.科研文件：包括科研項目申報書及批復(fù)、科研成果鑒定書、學(xué)術(shù)論文等，用于管理學(xué)?？蒲泄ぷ?。5.人事文件：包括教職工招聘、考核、晉升、獎懲等方面的文件，用于學(xué)校人事管理。6.財務(wù)文件：包括財務(wù)預(yù)算、決算、審計報告、財務(wù)制度等，用于學(xué)校財務(wù)管理。7.后勤文件：包括校園建設(shè)、物業(yè)管理、后勤保障等方面的文件，用于學(xué)校后勤管理。（二）文件編號1.文件編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，確保每個文件都有唯一的編號。2.文件編號格式為：[年份][部門代碼][文件類別代碼][流水號]。例如：2023XZ01001，其中“2023”表示年份，“XZ”表示行政部門代碼，“01”表示行政文件類別代碼，“001”表示流水號。3.部門代碼和文件類別代碼由學(xué)校辦公室統(tǒng)一制定和發(fā)布，各部門應(yīng)嚴格按照規(guī)定使用。三、文件起草與審核（一）文件起草1.文件起草應(yīng)明確主題，內(nèi)容準確、完整、條理清晰，語言簡潔明了。2.起草文件前，起草人應(yīng)進行充分的調(diào)查研究，收集相關(guān)資料，確保文件內(nèi)容具有針對性和可操作性。3.文件起草人應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和格式要求，認真填寫文件稿紙，注明文件標題、主送單位、抄送單位、起草部門、起草人、日期等信息。（二）文件審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交部門負責人進行審核。部門負責人應(yīng)對文件內(nèi)容的準確性、完整性、規(guī)范性進行審核，提出修改意見，并簽字確認。2.涉及多個部門的文件，應(yīng)由牽頭部門組織相關(guān)部門進行會審，共同研究文件內(nèi)容，達成共識后由牽頭部門起草文件，并提交會審意見。3.重要文件或涉及學(xué)校重大決策的文件，應(yīng)提交學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從學(xué)校整體利益出發(fā)，對文件內(nèi)容進行全面審核，提出修改意見或批準文件發(fā)布。四、文件發(fā)布與存檔（一）文件發(fā)布1.文件審核通過后，由起草部門按照規(guī)定的格式和渠道進行發(fā)布。行政文件、黨務(wù)文件等重要文件應(yīng)通過學(xué)校辦公系統(tǒng)發(fā)布，也可根據(jù)需要印發(fā)紙質(zhì)文件；教學(xué)文件、科研文件等專業(yè)性較強的文件可在學(xué)校內(nèi)部網(wǎng)站或相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)發(fā)布。2.文件發(fā)布時，應(yīng)注明文件的編號、標題、發(fā)布日期、有效期等信息，確保文件的可查性和時效性。3.對于需要傳達給全體教職工的文件，學(xué)校辦公室應(yīng)及時通過學(xué)校辦公系統(tǒng)、微信群、QQ群等渠道進行轉(zhuǎn)發(fā)，確保文件傳達的及時性和全覆蓋。（二）文件存檔1.文件發(fā)布后，起草部門應(yīng)及時將文件的紙質(zhì)稿和電子稿進行存檔。存檔文件應(yīng)按照文件類別、年份、編號等進行分類整理，建立清晰的檔案目錄，便于查找和管理。2.學(xué)校辦公室應(yīng)定期對各部門的文件存檔情況進行檢查，確保文件存檔的完整性和規(guī)范性。3.重要文件和長期保存的文件應(yīng)進行備份，備份介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止文件丟失或損壞。五、文件辦理與流轉(zhuǎn)（一）文件辦理1.學(xué)校各部門應(yīng)按照文件要求，及時辦理文件涉及的相關(guān)事項。辦理文件時，應(yīng)明確責任人和辦理期限，確保文件辦理的及時性和有效性。2.文件辦理過程中，如遇問題或需要協(xié)調(diào)其他部門的事項，應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，共同推進文件辦理工作。3.文件辦理完成后，承辦部門應(yīng)及時將辦理結(jié)果反饋給文件起草部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并將辦理情況記錄在案。（二）文件流轉(zhuǎn)1.文件流轉(zhuǎn)應(yīng)遵循高效、快捷的原則，確保文件能夠及時傳遞到相關(guān)部門和人員手中。2.文件流轉(zhuǎn)過程中，應(yīng)嚴格按照文件審批流程進行，不得越級審批或擅自改變文件流轉(zhuǎn)路徑。3.學(xué)校辦公室應(yīng)建立文件流轉(zhuǎn)跟蹤機制，及時掌握文件流轉(zhuǎn)情況，對流轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)的問題及時進行協(xié)調(diào)解決。六、文件保密與銷毀（一）文件保密1.學(xué)校各部門應(yīng)加強文件保密管理，明確文件保密責任人，對涉及學(xué)校機密、敏感信息的文件進行嚴格保密。2.涉密文件應(yīng)按照國家保密規(guī)定進行保管和傳遞，嚴格控制知悉范圍，嚴禁通過非保密渠道傳遞涉密文件。3.工作人員應(yīng)妥善保管文件，不得將文件隨意放置或轉(zhuǎn)借他人，離開辦公室時應(yīng)將文件妥善存放。（二）文件銷毀1.文件保存期滿或已失去保存價值的，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。文件銷毀前，應(yīng)填寫《文件銷毀審批表》，注明文件名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)部門負責人審核后報學(xué)校辦公室審批。2.文件銷毀應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，確保文件信息無法恢復(fù)。對于涉密文件，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，并由專人負責監(jiān)督。3.文件銷毀后，應(yīng)在《文件銷毀審批表》上注明銷毀日期、銷毀方式、銷毀人等信息，并將審批表存檔。七、文件檢索與利用（一）文件檢索1.學(xué)校應(yīng)建立完善的文件檢索系統(tǒng)，方便教職工快速查找所需文件。文件檢索系統(tǒng)應(yīng)涵蓋學(xué)校各類文件，包括紙質(zhì)文件和電子文件。2.文件檢索系統(tǒng)應(yīng)具備多種檢索方式，如按文件標題、編號、日期、關(guān)鍵詞等進行檢索，提高檢索效率。3.學(xué)校辦公室應(yīng)定期對文件檢索系統(tǒng)進行維護和更新，確保文件信息的準確性和完整性。（二）文件利用1.教職工因工作需要查閱文件時，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱涉密文件時，應(yīng)經(jīng)學(xué)校保密部門批準，并在指定地點查閱。2.學(xué)校各部門應(yīng)積極利用文件資源