PAGE規(guī)范檔案外包管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案外包業(yè)務(wù)流程，確保檔案信息的安全、完整和有效利用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及檔案外包業(yè)務(wù)的部門(mén)和項(xiàng)目，包括但不限于檔案整理、數(shù)字化加工、存儲(chǔ)保管等外包服務(wù)。（三）基本原則1.合法性原則：檔案外包活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)，確保外包業(yè)務(wù)合法合規(guī)。2.安全性原則：高度重視檔案信息安全，采取有效措施保障檔案在流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)過(guò)程中的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。3.質(zhì)量可控原則：建立嚴(yán)格的質(zhì)量控制體系，對(duì)外包服務(wù)的質(zhì)量進(jìn)行全程監(jiān)督和管理，確保檔案整理、數(shù)字化等工作符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。4.責(zé)任明確原則：明確公司與外包服務(wù)提供商的權(quán)利和義務(wù)，界定雙方在檔案管理中的責(zé)任，避免出現(xiàn)管理漏洞。二、檔案外包業(yè)務(wù)流程（一）外包需求評(píng)估1.各部門(mén)根據(jù)工作需要，提出檔案外包業(yè)務(wù)需求，填寫(xiě)《檔案外包業(yè)務(wù)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明外包業(yè)務(wù)的內(nèi)容、范圍、時(shí)間要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。2.檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行初審，評(píng)估外包業(yè)務(wù)的必要性和可行性，審核申請(qǐng)內(nèi)容是否符合公司檔案管理規(guī)定和業(yè)務(wù)發(fā)展需求。3.組織相關(guān)部門(mén)和專業(yè)人員對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行聯(lián)合評(píng)審，綜合考慮業(yè)務(wù)需求、成本效益、風(fēng)險(xiǎn)因素等，形成評(píng)審意見(jiàn)，確定是否開(kāi)展外包業(yè)務(wù)及外包方式。（二）外包服務(wù)提供商選擇1.制定《檔案外包服務(wù)提供商選擇標(biāo)準(zhǔn)》，明確對(duì)提供商的資質(zhì)、信譽(yù)、技術(shù)能力、人員配備、服務(wù)經(jīng)驗(yàn)等方面的要求。2.通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)等方式，從符合標(biāo)準(zhǔn)的提供商中選擇合適的合作伙伴。3.對(duì)外包服務(wù)提供商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況、管理水平、技術(shù)設(shè)備等，確保其具備提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的能力。4.要求外包服務(wù)提供商提供詳細(xì)的服務(wù)方案、報(bào)價(jià)清單、質(zhì)量保證措施等資料，進(jìn)行綜合評(píng)估和比較，選定最終的服務(wù)提供商。（三）合同簽訂1.與選定的外包服務(wù)提供商簽訂《檔案外包服務(wù)合同》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用支付方式、保密條款、違約責(zé)任等條款。2.合同簽訂前，由公司法律事務(wù)部門(mén)對(duì)合同條款進(jìn)行審核，確保合同合法合規(guī)，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。3.合同簽訂后，雙方嚴(yán)格按照合同約定履行各自的職責(zé)和義務(wù)，確保外包業(yè)務(wù)順利開(kāi)展。（四）項(xiàng)目實(shí)施1.公司向外包服務(wù)提供商提供開(kāi)展業(yè)務(wù)所需的檔案資料，并辦理交接手續(xù)，雙方簽字確認(rèn)。2.外包服務(wù)提供商按照合同要求和公司檔案管理規(guī)定，組織專業(yè)人員開(kāi)展檔案整理、數(shù)字化加工等工作。3.公司檔案管理部門(mén)對(duì)外包項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)督檢查，定期檢查工作進(jìn)度、質(zhì)量情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。4.建立溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，雙方定期召開(kāi)項(xiàng)目例會(huì)，匯報(bào)工作進(jìn)展，協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保項(xiàng)目順利推進(jìn)。（五）質(zhì)量驗(yàn)收1.外包服務(wù)項(xiàng)目完成后，由公司檔案管理部門(mén)組織相關(guān)人員按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括檔案整理的規(guī)范性、數(shù)字化成果的準(zhǔn)確性、存儲(chǔ)保管的安全性等方面。3.驗(yàn)收過(guò)程中，要求外包服務(wù)提供商提供詳細(xì)的工作報(bào)告、質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告等資料，作為驗(yàn)收依據(jù)。4.對(duì)驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，要求外包服務(wù)提供商限期整改，直至達(dá)到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。整改完成后，重新進(jìn)行驗(yàn)收，確保檔案外包服務(wù)質(zhì)量符合要求。（六）費(fèi)用結(jié)算1.根據(jù)合同約定的費(fèi)用支付方式和驗(yàn)收結(jié)果，辦理費(fèi)用結(jié)算手續(xù)。2.外包服務(wù)提供商提交費(fèi)用結(jié)算申請(qǐng)，附相關(guān)工作成果報(bào)告、驗(yàn)收合格證明等資料。3.公司財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)費(fèi)用結(jié)算申請(qǐng)進(jìn)行審核，核對(duì)費(fèi)用金額、支付方式等是否符合合同約定，審核無(wú)誤后辦理支付手續(xù)。三、檔案信息安全管理（一）安全責(zé)任界定1.公司負(fù)責(zé)制定檔案信息安全管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)外包服務(wù)提供商的安全管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保檔案信息安全責(zé)任落實(shí)到位。2.外包服務(wù)提供商承擔(dān)檔案信息安全的直接責(zé)任，制定并執(zhí)行本單位的安全管理制度和操作規(guī)程，保障檔案信息在處理過(guò)程中的安全。（二）人員管理1.外包服務(wù)提供商應(yīng)加強(qiáng)對(duì)參與檔案外包業(yè)務(wù)人員的管理，進(jìn)行背景審查和安全培訓(xùn)，確保人員具備良好的職業(yè)道德和安全意識(shí)。2.與外包服務(wù)人員簽訂保密協(xié)議，明確其在檔案信息安全方面的責(zé)任和義務(wù)，防止人員泄露檔案信息。3.公司有權(quán)對(duì)外包服務(wù)人員的工作行為進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時(shí)要求外包服務(wù)提供商進(jìn)行處理。（三）設(shè)施設(shè)備管理1.外包服務(wù)提供商應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，確保檔案整理、數(shù)字化加工、存儲(chǔ)保管等工作的正常開(kāi)展。設(shè)施設(shè)備應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和安全要求。2.對(duì)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保其性能穩(wěn)定、運(yùn)行安全。建立設(shè)施設(shè)備使用記錄和維護(hù)檔案，記錄設(shè)備的使用情況、維護(hù)時(shí)間、維修記錄等信息。3.在設(shè)施設(shè)備的選型和采購(gòu)過(guò)程中，充分考慮信息安全因素，優(yōu)先選用具有安全防護(hù)功能的設(shè)備。對(duì)涉及檔案信息處理的設(shè)備，采取必要的安全防護(hù)措施，如加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等。（四）數(shù)據(jù)安全管理1.外包服務(wù)提供商應(yīng)建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全的位置。備份數(shù)據(jù)應(yīng)與原始數(shù)據(jù)分開(kāi)存儲(chǔ)，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。2.在檔案數(shù)字化加工過(guò)程中，采取數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制等技術(shù)手段，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的安全。對(duì)數(shù)字化成果進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量檢測(cè)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.嚴(yán)格控制檔案數(shù)據(jù)的訪問(wèn)權(quán)限，根據(jù)工作需要為外包服務(wù)人員分配相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，禁止無(wú)關(guān)人員訪問(wèn)檔案數(shù)據(jù)。對(duì)外包服務(wù)人員的操作行為進(jìn)行審計(jì)記錄，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。（五）安全監(jiān)督與檢查1.公司定期對(duì)外包服務(wù)提供商的檔案信息安全管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括安全制度執(zhí)行情況、人員管理情況、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況、數(shù)據(jù)安全管理情況等。2.要求外包服務(wù)提供商定期提交安全工作報(bào)告，匯報(bào)本單位的安全管理工作情況、存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求外包服務(wù)提供商限期整改。整改完成后進(jìn)行復(fù)查，確保安全隱患得到徹底消除。四、保密管理（一）保密協(xié)議簽訂1.在與外包服務(wù)提供商簽訂《檔案外包服務(wù)合同》時(shí)，同時(shí)簽訂《保密協(xié)議》，明確雙方在保密方面的權(quán)利和義務(wù)。2.保密協(xié)議應(yīng)涵蓋檔案信息的范圍、保密期限、保密措施、違約責(zé)任等內(nèi)容，確保檔案信息得到有效保護(hù)。（二）保密措施要求1.物理隔離：外包服務(wù)提供商應(yīng)設(shè)置專門(mén)的工作區(qū)域，與其他區(qū)域進(jìn)行物理隔離，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入工作區(qū)域接觸檔案信息。2.人員管理：對(duì)參與檔案外包業(yè)務(wù)的人員進(jìn)行嚴(yán)格的保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)，簽訂保密承諾書(shū)，明確保密責(zé)任。3.文件管理：對(duì)檔案資料的傳遞、使用、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格管理，采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，防止文件丟失或泄露。4.網(wǎng)絡(luò)安全：在檔案數(shù)字化加工過(guò)程中，采取網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊導(dǎo)致檔案信息泄露。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司定期對(duì)外包服務(wù)提供商的保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查保密協(xié)議的執(zhí)行情況、保密措施的落實(shí)情況等。2.要求外包服務(wù)提供商定期提交保密工作報(bào)告，匯報(bào)本單位的保密工作情況、存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施。3.對(duì)違反保密協(xié)議的外包服務(wù)提供商，依法追究其違約責(zé)任，要求其采取措施消除影響，并賠償公司因此遭受的損失。五、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)管理1.公司負(fù)責(zé)組織對(duì)外包服務(wù)提供商相關(guān)人員進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括公司檔案管理規(guī)定、業(yè)務(wù)流程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、安全保密要求等。2.根據(jù)外包服務(wù)項(xiàng)目的實(shí)際需求，制定培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、方式等。培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、在線學(xué)習(xí)等多種形式。3.培訓(xùn)結(jié)束后，對(duì)參加培訓(xùn)人員進(jìn)行考核，考核合格后方可上崗從事相關(guān)工作。建立培訓(xùn)檔案，記錄培訓(xùn)人員的培訓(xùn)情況、考核成績(jī)等信息。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立對(duì)外包服務(wù)提供商的考核評(píng)價(jià)機(jī)制，定期對(duì)其服務(wù)質(zhì)量、工作進(jìn)度、安全保密等方面進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括檔案整理質(zhì)量、數(shù)字化準(zhǔn)確率、存儲(chǔ)保管安全性、業(yè)務(wù)完成及時(shí)性、客戶滿意度等。3.根據(jù)考核評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的外包服務(wù)提供商給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在問(wèn)題的提供商提出整改要求，情節(jié)嚴(yán)重的終止合作。六、監(jiān)督與投訴處理（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司成立檔案外包業(yè)務(wù)監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)檔案外包業(yè)務(wù)全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由檔案管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等相關(guān)人員組成。2.監(jiān)督小組定期對(duì)外包服務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括業(yè)務(wù)進(jìn)展情況、質(zhì)量控制情況、安全保密情況、費(fèi)用支付情況等。3.建立監(jiān)督檢查記錄制度，對(duì)每次檢查的情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）投訴處理1.設(shè)立檔案外包業(yè)務(wù)投訴渠道，接受公司內(nèi)部員工和外部相關(guān)方對(duì)檔案外包服務(wù)的投訴。投訴渠道包括電話、郵箱、意見(jiàn)箱等。2.對(duì)收到的投訴進(jìn)行及