PAGE電子合同使用制度規(guī)范一、總則（一）目的為規(guī)范公司電子合同的使用，確保電子合同的簽訂、履行、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)合法、合規(guī)、安全、有效，保障公司及相關(guān)方的合法權(quán)益，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及與公司簽訂電子合同的外部合作伙伴。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則電子合同的使用應(yīng)嚴(yán)格遵守《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國電子簽名法》等相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同的法律效力。2.安全可靠原則建立健全電子合同安全保障體系，采用可靠的技術(shù)手段，確保電子合同數(shù)據(jù)的完整性、保密性和可用性，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改等安全事故。3.便捷高效原則在確保安全合規(guī)的前提下，充分利用電子合同的便捷性，提高合同簽訂、履行等流程的效率，降低運(yùn)營成本。4.全程留痕原則電子合同的生成、傳輸、存儲(chǔ)等過程應(yīng)進(jìn)行全程記錄，以便于查詢、追溯和審計(jì)，確保合同的真實(shí)性和可驗(yàn)證性。二、電子合同的定義與形式（一）定義電子合同是指雙方或多方當(dāng)事人之間通過電子信息網(wǎng)絡(luò)以電子的形式達(dá)成的設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。（二）形式1.數(shù)據(jù)電文形式包括但不限于電子數(shù)據(jù)交換（EDI）、電子郵件、電報(bào)、電傳或傳真等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容，并可以隨時(shí)調(diào)取查用的數(shù)據(jù)電文。2.電子簽名形式可靠的電子簽名應(yīng)符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的條件，即電子簽名制作數(shù)據(jù)用于電子簽名時(shí)，屬于電子簽名人專有；簽署時(shí)電子簽名制作數(shù)據(jù)僅由電子簽名人控制；簽署后對(duì)電子簽名的任何改動(dòng)能夠被發(fā)現(xiàn)；簽署后對(duì)數(shù)據(jù)電文內(nèi)容和形式的任何改動(dòng)能夠被發(fā)現(xiàn)。三、電子合同的簽訂流程（一）合同發(fā)起1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求發(fā)起電子合同簽訂申請(qǐng)，明確合同的基本信息，包括合同名稱、當(dāng)事人信息、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等條款。2.申請(qǐng)時(shí)應(yīng)上傳合同文本草案及相關(guān)附件，并確保內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰，符合法律法規(guī)和公司業(yè)務(wù)要求。（二）合同審核1.法務(wù)部門對(duì)合同文本進(jìn)行合法性審查，重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，是否損害公司及相關(guān)方利益。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)合同涉及金額及付款方式等財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，確保財(cái)務(wù)安排合理、合規(guī)。3.其他相關(guān)部門根據(jù)職責(zé)對(duì)合同涉及的專業(yè)內(nèi)容進(jìn)行審核，如技術(shù)條款、業(yè)務(wù)流程等。（三）電子簽名制作1.經(jīng)審核通過的合同，由合同當(dāng)事人按照電子簽名制作要求，使用符合安全標(biāo)準(zhǔn)的電子簽名工具制作電子簽名。2.電子簽名制作過程應(yīng)嚴(yán)格保密，防止簽名信息泄露。（四）合同簽署1.合同當(dāng)事人通過電子合同平臺(tái)，按照系統(tǒng)提示進(jìn)行合同簽署操作，確認(rèn)合同內(nèi)容無誤后，使用電子簽名完成簽署。2.簽署過程應(yīng)進(jìn)行全程記錄，包括簽署時(shí)間（精確到秒）、簽署IP地址等信息。（五）合同發(fā)送與接收1.合同簽署完成后，系統(tǒng)自動(dòng)將電子合同發(fā)送至對(duì)方當(dāng)事人指定的接收郵箱或電子合同平臺(tái)賬戶。2.對(duì)方當(dāng)事人應(yīng)及時(shí)登錄指定系統(tǒng)或郵箱查看并確認(rèn)接收合同，如有異議應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋。四、電子合同的履行與變更（一）合同履行1.合同雙方應(yīng)按照電子合同約定的內(nèi)容全面履行各自的義務(wù)，確保合同目的實(shí)現(xiàn)。2.在履行過程中，如涉及交付貨物、提供服務(wù)、支付款項(xiàng)等操作，應(yīng)按照雙方約定的方式和流程進(jìn)行，并做好相應(yīng)記錄備份。（二）合同變更1.如因業(yè)務(wù)需要變更電子合同內(nèi)容，應(yīng)由合同一方當(dāng)事人向?qū)Ψ教岢鲎兏暾?qǐng)，并說明變更的原因、內(nèi)容及對(duì)合同履行的影響。2.變更申請(qǐng)經(jīng)雙方協(xié)商一致后，按照電子合同簽訂流程重新進(jìn)行審核、簽署等操作，生成新的電子合同。3.變更后的電子合同生效前，原合同繼續(xù)有效，雙方應(yīng)按照原合同履行義務(wù)。五、電子合同的存儲(chǔ)與管理（一）存儲(chǔ)方式1.公司應(yīng)采用安全可靠的電子合同存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)電子合同進(jìn)行集中存儲(chǔ)。存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、加密等功能，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.根據(jù)電子合同的重要性和保存期限要求，可采用本地存儲(chǔ)、云端存儲(chǔ)等多種方式相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。（二）存儲(chǔ)期限1.電子合同的存儲(chǔ)期限應(yīng)符合法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定要求。一般情況下，重要合同應(yīng)保存至少[X]年，普通合同應(yīng)保存至少[X]年。2.對(duì)于涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密、重大資產(chǎn)交易等特殊合同，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的最長保存期限進(jìn)行存儲(chǔ)。（三）訪問權(quán)限1.設(shè)置嚴(yán)格的電子合同訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和查閱電子合同。2.根據(jù)人員職責(zé)不同，授予相應(yīng)的合同查閱、下載、打印等權(quán)限，確保合同信息的保密性和安全性。（四）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期對(duì)電子合同數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份頻率應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)量大小及重要性確定，一般每周至少備份一次。2.建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)發(fā)生丟失、損壞等情況時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)，保證合同業(yè)務(wù)的正常開展。（五）合同歸檔1.電子合同存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)建立完善的合同歸檔功能，按照合同類別、簽訂時(shí)間、當(dāng)事人等要素進(jìn)行分類歸檔，便于查詢和管理。2.歸檔后的電子合同應(yīng)進(jìn)行定期清理，對(duì)于已過保存期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的合同，按照規(guī)定的流程進(jìn)行銷毀處理。六、電子合同的安全與保密（一）安全保障措施1.采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密算法等，防止外部非法網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)電子合同系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。3.加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)操作人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能，防止因人為失誤導(dǎo)致安全事故。（二）保密制度1.參與電子合同業(yè)務(wù)的所有人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)在工作過程中知悉的電子合同內(nèi)容、當(dāng)事人信息、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等予以保密。2.未經(jīng)授權(quán)，任何人員不得向第三方披露電子合同相關(guān)信息。3.在電子合同存儲(chǔ)、傳輸、使用等過程中，應(yīng)采取加密等保密措施，確保信息不被泄露。（三）應(yīng)急處理機(jī)制1.制定電子合同安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生安全事故（如數(shù)據(jù)泄露、系統(tǒng)故障等）時(shí)的應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。2.定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力，確保能夠在最短時(shí)間內(nèi)恢復(fù)系統(tǒng)正常運(yùn)行，減少對(duì)公司業(yè)務(wù)的影響。七、電子合同的審計(jì)與監(jiān)督（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)電子合同的簽訂、履行、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計(jì)，檢查合同是否符合法律法規(guī)和公司制度要求，合同執(zhí)行情況是否良好。2.審計(jì)過程中應(yīng)查閱相關(guān)電子合同文檔、系統(tǒng)記錄、操作日志等資料，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.接受相關(guān)政府部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等的監(jiān)督檢查，積極配合提供電子合同相關(guān)資料和信息。2.關(guān)注行業(yè)動(dòng)態(tài)和法律法規(guī)變化，及時(shí)調(diào)整公司電子合同使用制度規(guī)范，確保公司電子合同業(yè)務(wù)合法合規(guī)運(yùn)營。八、違約責(zé)任與爭議解決（一）違約責(zé)任1.合同雙方應(yīng)嚴(yán)格履行電子合同約定的義務(wù)，如一方違反合同約定，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。2.違約責(zé)任的承擔(dān)方式包括但不限于繼續(xù)履行、采取補(bǔ)救措施、賠償損失等，具體責(zé)任承擔(dān)方式和賠償金額應(yīng)根據(jù)合同約定及法律法規(guī)規(guī)定確定。（二）爭議解決1.如雙方在電子合同履行過程中發(fā)生爭議，應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決。協(xié)商一致的，應(yīng)簽訂書面協(xié)議，明確爭議解決結(jié)果。2.協(xié)商不成的，可以根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決