PAGE規(guī)范數(shù)據(jù)留存管理制度一、總則（一）目的為加強公司數(shù)據(jù)留存管理，確保數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可用性，滿足法律法規(guī)要求，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及數(shù)據(jù)留存的部門、崗位及相關(guān)業(yè)務(wù)活動。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)據(jù)留存活動合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：保證留存數(shù)據(jù)真實、準(zhǔn)確、完整，如實反映業(yè)務(wù)實際情況。3.安全性原則：采取有效措施保護數(shù)據(jù)安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改或丟失。4.時效性原則：根據(jù)業(yè)務(wù)需求和法律法規(guī)要求，確定合理的數(shù)據(jù)留存期限，及時清理過期數(shù)據(jù)。二、數(shù)據(jù)定義與分類（一）數(shù)據(jù)定義本制度所稱數(shù)據(jù)，是指公司在業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生、收集、存儲、使用、傳輸和刪除的各類信息，包括但不限于文件、記錄、報表、數(shù)據(jù)庫、電子文檔、圖像、音頻、視頻等。（二）數(shù)據(jù)分類1.客戶數(shù)據(jù)：包括客戶基本信息、交易記錄、溝通記錄等。2.業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)：涵蓋公司業(yè)務(wù)運營過程中產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)，如銷售數(shù)據(jù)、采購數(shù)據(jù)、生產(chǎn)數(shù)據(jù)等。3.財務(wù)數(shù)據(jù)：包含財務(wù)報表、賬目記錄、稅務(wù)數(shù)據(jù)等。4.員工數(shù)據(jù)：涉及員工個人信息、考勤記錄、績效數(shù)據(jù)等。5.系統(tǒng)數(shù)據(jù)：指公司各類信息系統(tǒng)中存儲的數(shù)據(jù)，如數(shù)據(jù)庫備份、系統(tǒng)日志等。三、數(shù)據(jù)留存職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的產(chǎn)生、收集和初步整理，確保數(shù)據(jù)的真實性和完整性。2.按照規(guī)定的格式和要求，定期將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)提交給數(shù)據(jù)管理部門進行集中留存。3.配合數(shù)據(jù)管理部門進行數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查和問題整改。（二）數(shù)據(jù)管理部門1.制定和完善數(shù)據(jù)留存管理制度和流程，明確數(shù)據(jù)留存的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。2.負(fù)責(zé)公司各類數(shù)據(jù)的集中存儲、管理和維護工作，建立數(shù)據(jù)存儲庫和備份系統(tǒng)。3.對留存數(shù)據(jù)進行定期檢查和清理，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時效性。4.組織開展數(shù)據(jù)安全防護工作，制定數(shù)據(jù)安全策略，防范數(shù)據(jù)安全風(fēng)險。（三）信息技術(shù)部門1.提供數(shù)據(jù)留存所需的技術(shù)支持和保障，確保信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)的正常存儲與傳輸。2.協(xié)助數(shù)據(jù)管理部門進行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)工作，制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對數(shù)據(jù)丟失等突發(fā)事件。3.負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)存儲設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的維護與管理，保障數(shù)據(jù)存儲環(huán)境的安全可靠。（四）合規(guī)與風(fēng)險管理部門1.監(jiān)督數(shù)據(jù)留存活動是否符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，定期開展合規(guī)檢查。2.識別和評估數(shù)據(jù)留存過程中的風(fēng)險，提出風(fēng)險防控建議和措施。3.協(xié)助處理數(shù)據(jù)留存相關(guān)的法律事務(wù)和合規(guī)問題。（五）審計部門1.對數(shù)據(jù)留存管理制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查數(shù)據(jù)留存的合規(guī)性和準(zhǔn)確性。2.審查數(shù)據(jù)留存相關(guān)的內(nèi)部控制制度，提出改進建議，促進制度的有效執(zhí)行。四、數(shù)據(jù)留存標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范（一）數(shù)據(jù)格式1.各類數(shù)據(jù)應(yīng)按照統(tǒng)一規(guī)定的格式進行記錄和存儲，確保數(shù)據(jù)的一致性和可讀性。2.對于文本數(shù)據(jù)，應(yīng)采用規(guī)范的編碼格式，如UTF8等，避免出現(xiàn)亂碼。3.對于電子表格數(shù)據(jù)，應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)的表格結(jié)構(gòu)進行填寫，確保數(shù)據(jù)的整齊和規(guī)范。（二）數(shù)據(jù)內(nèi)容1.數(shù)據(jù)應(yīng)真實反映業(yè)務(wù)實際情況，不得虛構(gòu)、篡改或隱瞞重要信息。2.對于關(guān)鍵數(shù)據(jù)，應(yīng)進行詳細(xì)記錄和說明，確保數(shù)據(jù)的完整性和可追溯性。3.數(shù)據(jù)中涉及的日期、金額、數(shù)量等重要字段，應(yīng)確保準(zhǔn)確無誤。（三）數(shù)據(jù)存儲1.數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，如服務(wù)器、磁盤陣列等，并進行定期備份。2.存儲設(shè)備應(yīng)具備冗余設(shè)計和數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.數(shù)據(jù)存儲應(yīng)進行分類管理，建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)，便于數(shù)據(jù)的查找和使用。（四）數(shù)據(jù)安全1.采取加密技術(shù)對敏感數(shù)據(jù)進行加密存儲和傳輸，防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中被竊取或篡改。2.設(shè)置不同級別的用戶權(quán)限，嚴(yán)格控制對數(shù)據(jù)的訪問，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作相關(guān)數(shù)據(jù)。3.定期進行數(shù)據(jù)安全漏洞掃描和修復(fù)，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。五、數(shù)據(jù)留存期限（一）法律法規(guī)要求1.嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)對數(shù)據(jù)留存期限的規(guī)定，如《中華人民共和國會計法》規(guī)定會計憑證、會計賬簿等會計資料的保管期限為三十年。2.對于涉及稅務(wù)、審計等方面的數(shù)據(jù)，應(yīng)按照相關(guān)稅收法規(guī)和審計要求確定留存期限。（二）業(yè)務(wù)需求1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點和管理需要，確定各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的留存期限。例如，客戶交易記錄應(yīng)至少留存五年，以便進行客戶關(guān)系管理和風(fēng)險追溯。2.對于重要項目文檔和合同，應(yīng)根據(jù)項目周期和后續(xù)可能涉及的法律糾紛等情況，確定合理的留存期限，一般不少于項目結(jié)束后十年。（三）定期評估與調(diào)整1.定期對數(shù)據(jù)留存期限進行評估，結(jié)合法律法規(guī)變化、業(yè)務(wù)發(fā)展情況等因素，適時調(diào)整數(shù)據(jù)留存期限。2.評估工作由數(shù)據(jù)管理部門牽頭，會同各相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同進行，確保數(shù)據(jù)留存期限的合理性和有效性。六、數(shù)據(jù)留存流程（一）數(shù)據(jù)產(chǎn)生與收集1.業(yè)務(wù)部門在業(yè)務(wù)活動中按照規(guī)定的格式和要求及時產(chǎn)生和收集數(shù)據(jù)，并進行初步審核和整理。2.數(shù)據(jù)收集過程中應(yīng)確保數(shù)據(jù)的真實性和完整性，如有疑問或異常情況，應(yīng)及時核實和處理。（二）數(shù)據(jù)提交與存儲1.業(yè)務(wù)部門定期將整理好的數(shù)據(jù)提交給數(shù)據(jù)管理部門，提交時應(yīng)附帶數(shù)據(jù)說明和相關(guān)業(yè)務(wù)背景信息。2.數(shù)據(jù)管理部門收到數(shù)據(jù)后，進行格式檢查和內(nèi)容核對，無誤后將數(shù)據(jù)存儲到指定的數(shù)據(jù)存儲庫中，并更新數(shù)據(jù)存儲記錄。（三）數(shù)據(jù)備份1.數(shù)據(jù)管理部門按照既定的備份策略，定期對存儲的數(shù)據(jù)進行備份。備份方式可包括全量備份、增量備份等。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在與主存儲設(shè)備不同的物理位置，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.定期對備份數(shù)據(jù)進行檢查和恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性和完整性。（四）數(shù)據(jù)清理1.數(shù)據(jù)管理部門根據(jù)數(shù)據(jù)留存期限和清理計劃，定期對過期數(shù)據(jù)進行清理。清理前應(yīng)進行數(shù)據(jù)備份，以防萬一需要恢復(fù)數(shù)據(jù)。2.數(shù)據(jù)清理過程應(yīng)進行詳細(xì)記錄，包括清理的數(shù)據(jù)范圍、清理時間、清理原因等信息。3.對于涉及重要業(yè)務(wù)或法律風(fēng)險的數(shù)據(jù)，在清理前應(yīng)進行嚴(yán)格的審批，確保清理行為的合規(guī)性。七、數(shù)據(jù)訪問與使用（一）訪問權(quán)限管理1.根據(jù)員工崗位職責(zé)和工作需要，設(shè)定不同的數(shù)據(jù)訪問權(quán)限。訪問權(quán)限分為只讀、可修改、可刪除等不同級別。2.員工的訪問權(quán)限應(yīng)定期進行審核和調(diào)整，確保權(quán)限與工作職責(zé)相匹配。3.對于涉及敏感數(shù)據(jù)的訪問，應(yīng)進行嚴(yán)格的身份認(rèn)證和授權(quán)，如采用密碼、數(shù)字證書、指紋識別等多種認(rèn)證方式。（二）數(shù)據(jù)使用規(guī)范1.員工在使用數(shù)據(jù)時應(yīng)遵守公司的保密制度和數(shù)據(jù)使用規(guī)定，不得擅自將數(shù)據(jù)提供給外部機構(gòu)或個人。2.使用數(shù)據(jù)時應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，不得對數(shù)據(jù)進行惡意篡改或濫用。3.如需對數(shù)據(jù)進行分析、統(tǒng)計等操作，應(yīng)按照規(guī)定的流程進行申請和審批，并確保操作過程的合規(guī)性。（三）數(shù)據(jù)共享與交換1.公司內(nèi)部各部門之間如需共享數(shù)據(jù)，應(yīng)按照規(guī)定的流程進行申請和審批。申請時應(yīng)說明共享數(shù)據(jù)的目的、范圍和使用期限等信息。2.與外部機構(gòu)進行數(shù)據(jù)共享和交換時，應(yīng)簽訂數(shù)據(jù)共享協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保數(shù)據(jù)安全和合規(guī)使用。3.數(shù)據(jù)共享和交換過程中應(yīng)采取必要的安全措施，如加密傳輸、數(shù)據(jù)脫敏等，防止數(shù)據(jù)泄露。八、數(shù)據(jù)安全與保密（一）安全防護措施1.建立完善的數(shù)據(jù)安全防護體系，包括防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。2.對數(shù)據(jù)存儲設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施進行定期維護和檢查，確保設(shè)備的正常運行和安全性能。3.加強對員工的數(shù)據(jù)安全培訓(xùn)，提高員工的安全意識和防范能力。（二）保密制度1.制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)保密制度，明確數(shù)據(jù)保密的范圍、措施和責(zé)任。2.對涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感數(shù)據(jù)，應(yīng)采取特殊的保密措施，如加密存儲、限制訪問等。3.員工應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾在工作期間和離職后一定期限內(nèi)保守公司數(shù)據(jù)秘密。（三）數(shù)據(jù)安全事件應(yīng)急處理1.制定數(shù)據(jù)安全事件應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。2.一旦發(fā)生數(shù)據(jù)安全事件，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取措施進行應(yīng)急處理，如數(shù)據(jù)備份恢復(fù)、安全漏洞修復(fù)、事件調(diào)查等。3.及時向上級主管部門和相關(guān)監(jiān)管機構(gòu)報告數(shù)據(jù)安全事件情況，并配合有關(guān)部門進行調(diào)查和處理。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.數(shù)據(jù)管理部門定期對數(shù)據(jù)留存情況進行自查，檢查數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和時效性。2.審計部門定期對數(shù)據(jù)留存管理制度的執(zhí)行情況進行審計，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。3.合規(guī)與風(fēng)險管理部門對數(shù)據(jù)留存活動進行合規(guī)監(jiān)督，確保公司數(shù)據(jù)留存行為符合法律法規(guī)要求。（二）外部檢查1.積極配合政府監(jiān)管部門、行業(yè)協(xié)會等開展的數(shù)據(jù)檢查工作，如實提供相關(guān)數(shù)據(jù)和資料。2.對于外部檢查提出的問題和整改要求，應(yīng)及時制定整改方案并組織實施，確保公司數(shù)據(jù)留存管理工作符合外部要求。十、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計劃1.制定數(shù)據(jù)留存管理培訓(xùn)計劃，定期組織員工參加培訓(xùn)，提高員工對數(shù)據(jù)留存管理制度的認(rèn)識和操作技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括數(shù)據(jù)留存的重要性、相關(guān)法律法規(guī)、制度流程、數(shù)據(jù)安全知識等。（二）宣傳活動1.通過內(nèi)部宣傳渠道，如公司內(nèi)部刊物、宣傳欄