PAGE甲方跟單報備制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強甲方對跟單工作的管理，確保跟單工作的準確性、及時性和高效性，保障項目的順利進行，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于甲方內(nèi)部所有涉及跟單工作的部門及人員，包括但不限于采購跟單、生產(chǎn)跟單、銷售跟單等。（三）基本原則1.準確性原則：跟單人員應(yīng)確保所報備信息的真實、準確，不得虛報、瞞報。2.及時性原則：及時跟進項目進展情況，按時進行報備，不得延誤。3.保密性原則：對于跟單過程中涉及的商業(yè)機密、客戶信息等，應(yīng)嚴格保密。4.責任明確原則：明確各跟單環(huán)節(jié)的責任人，確保責任落實到人。二、報備流程（一）項目啟動報備1.項目確定后，項目負責人應(yīng)填寫《項目啟動報備表》，詳細說明項目名稱、項目背景、項目目標、項目周期、項目預(yù)算等信息。2.將《項目啟動報備表》提交至部門主管審核，部門主管審核通過后，報至公司管理層審批。3.公司管理層審批通過后，項目負責人將《項目啟動報備表》交至跟單人員，跟單人員正式啟動跟單工作。（二）日常跟單報備1.跟單人員應(yīng)根據(jù)項目進展情況，定期填寫《跟單日報表》，詳細記錄當天的工作內(nèi)容、遇到的問題及解決方案、下一步工作計劃等。2.《跟單日報表》應(yīng)在每天下班前提交至部門主管，部門主管對日報表進行審核，如有問題及時反饋給跟單人員。3.對于重要項目或緊急情況，跟單人員應(yīng)隨時填寫《跟單緊急報備表》，及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報。（三）階段成果報備1.在項目的關(guān)鍵節(jié)點或階段結(jié)束后，跟單人員應(yīng)填寫《階段成果報備表》，詳細說明本階段的工作成果、完成情況、是否達到預(yù)期目標等。2.將《階段成果報備表》提交至部門主管審核，部門主管審核通過后，報至公司管理層審批。3.公司管理層審批通過后，跟單人員應(yīng)將階段成果進行整理歸檔，并及時與相關(guān)部門或人員進行溝通協(xié)調(diào)。（四）項目結(jié)束報備1.項目結(jié)束后，項目負責人應(yīng)填寫《項目結(jié)束報備表》，詳細說明項目的完成情況、項目成果、項目成本、項目效益等信息。2.將《項目結(jié)束報備表》提交至部門主管審核，部門主管審核通過后，報至公司管理層審批。3.公司管理層審批通過后，項目負責人應(yīng)組織相關(guān)人員對項目進行總結(jié)評估，分析項目成功經(jīng)驗和不足之處，提出改進建議。三、報備內(nèi)容要求（一）基本信息1.項目名稱、項目編號、項目負責人、跟單人員等。2.項目涉及的客戶信息、供應(yīng)商信息等。（二）項目進展情況1.已完成的工作內(nèi)容、工作進度、工作質(zhì)量等。2.未完成的工作內(nèi)容、存在的問題及解決方案、預(yù)計完成時間等。（三）溝通協(xié)調(diào)情況1.與客戶、供應(yīng)商、內(nèi)部部門等的溝通協(xié)調(diào)情況，包括溝通時間、溝通方式、溝通內(nèi)容等。2.協(xié)調(diào)解決的問題及未解決的問題，未解決問題的原因及下一步協(xié)調(diào)計劃等。（四）風險評估及應(yīng)對措施1.對項目可能存在的風險進行評估，包括風險類型、風險程度、風險影響等。2.針對評估出的風險，制定相應(yīng)的應(yīng)對措施，包括風險預(yù)警機制、風險應(yīng)對預(yù)案等。（五）其他重要事項1.項目變更情況，包括變更原因、變更內(nèi)容、變更影響等。2.項目突發(fā)事件，包括事件發(fā)生時間、事件經(jīng)過、事件處理情況等。四、報備審核與審批（一）審核流程1.跟單人員提交報備文件后，部門主管應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)進行審核。2.部門主管審核內(nèi)容包括報備信息的真實性、準確性、完整性，以及與項目實際情況的相符性等。3.如審核通過，部門主管在報備文件上簽字確認；如審核不通過，部門主管應(yīng)注明原因，并要求跟單人員進行修改完善后重新提交。（二）審批流程1.對于重要項目或涉及金額較大的項目，部門主管審核通過后，需報至公司管理層審批。2.公司管理層應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)進行審批。3.公司管理層審批內(nèi)容包括項目的必要性、可行性、風險評估及應(yīng)對措施等。4.如審批通過，公司管理層在報備文件上簽字確認；如審批不通過，公司管理層應(yīng)注明原因，并要求相關(guān)部門或人員進行整改后重新提交審批。五、報備文件管理（一）文件分類1.項目啟動報備表2.跟單日報表3.跟單緊急報備表4.階段成果報備表5.項目結(jié)束報備表6.其他相關(guān)報備文件（二）文件編號1.為便于文件管理，對各類報備文件進行統(tǒng)一編號。編號格式為：年份+部門代碼+文件類型代碼+流水號。2.例如：2023CG01001，表示2023年采購部門的項目啟動報備表，流水號為001。（三）文件歸檔1.跟單人員應(yīng)及時將報備文件整理歸檔，確保文件的完整性和可追溯性。2.歸檔文件應(yīng)按照文件類型、時間順序進行分類存放，便于查找和查閱。（四）文件查閱1.公司內(nèi)部人員如需查閱報備文件，應(yīng)填寫《文件查閱申請表》，注明查閱原因、查閱文件名稱及編號等信息。2.將《文件查閱申請表》提交至部門主管審核，部門主管審核通過后，方可查閱相關(guān)文件。3.查閱文件時，應(yīng)在指定地點進行，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出公司。（五）文件保存期限1.各類報備文件的保存期限為[X]年。2.保存期限屆滿后，經(jīng)公司管理層批準，可進行銷毀處理。銷毀時應(yīng)做好記錄，包括銷毀文件名稱、編號、銷毀時間、銷毀方式等。六、責任追究（一）違規(guī)行為1.未按照本制度規(guī)定進行報備，或報備信息虛假、不準確、不完整的。2.未按時提交報備文件，或延誤報備時間，影響項目進展的。3.泄露跟單過程中涉及的商業(yè)機密、客戶信息等，給公司造成損失的。4.對審核或?qū)徟庖娋懿粓?zhí)行，導(dǎo)致項目出現(xiàn)問題的。（二）責任追究方式1.對于違規(guī)行為較輕的，給予批評教育、警告等處分。2.對于違規(guī)行為較重的，給予罰款、降職、降薪等處分。3.對于違規(guī)行為嚴重的，給予辭退、解除勞動合同等處分。4.