PAGE財務(wù)資料管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司財務(wù)資料的管理，確保財務(wù)資料的真實性、完整性、準(zhǔn)確性和安全性，規(guī)范財務(wù)資料的收集、整理、歸檔、保管、使用和銷毀等行為，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工涉及的財務(wù)資料管理活動。（三）定義1.財務(wù)資料：指公司在財務(wù)活動過程中形成的各類憑證、賬簿、報表、文件、合同、協(xié)議、審計報告、稅務(wù)資料等具有保存價值的資料。2.歸檔：將財務(wù)資料按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號順序進(jìn)行整理、裝訂，并移交至檔案管理部門妥善保管的過程。3.保管期限：根據(jù)財務(wù)資料的重要性和性質(zhì)，確定其應(yīng)保存的時間長度。二、財務(wù)資料的分類與編號（一）分類1.會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證等。2.會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬等。3.財務(wù)報表類：月度、季度、年度財務(wù)報表及相關(guān)附表。4.稅務(wù)資料類：納稅申報表、稅務(wù)發(fā)票、稅務(wù)審計報告等。5.財務(wù)文件類：財務(wù)管理制度、財務(wù)預(yù)算、財務(wù)分析報告等。6.合同協(xié)議類：涉及財務(wù)事項的各類合同、協(xié)議。7.其他財務(wù)資料類：如銀行對賬單、資金流水單、財務(wù)印章使用記錄等。（二）編號1.采用統(tǒng)一的編號規(guī)則，確保財務(wù)資料編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號應(yīng)包含年份、類別代碼、順序號等信息。例如，2023KJ001表示2023年的會計憑證類第1號資料。3.編號應(yīng)在財務(wù)資料形成時及時賦予，并在相關(guān)記錄和標(biāo)識中明確體現(xiàn)。三、財務(wù)資料的收集與整理（一）收集1.各部門在財務(wù)活動發(fā)生后，應(yīng)及時將相關(guān)財務(wù)資料移交至財務(wù)部門。移交時需填寫《財務(wù)資料移交清單》，注明資料名稱、數(shù)量、日期等信息。2.財務(wù)人員應(yīng)定期對各類財務(wù)資料進(jìn)行收集，確保資料無遺漏。對于外部取得的財務(wù)資料，如發(fā)票、銀行對賬單等，應(yīng)在收到后及時進(jìn)行審核和整理。（二）整理1.財務(wù)資料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保同類資料集中存放。2.對原始憑證進(jìn)行審核，檢查其真實性、合法性、完整性和準(zhǔn)確性。對于不符合要求的原始憑證，應(yīng)及時與相關(guān)部門或人員溝通，要求補充或更正。3.記賬憑證應(yīng)按照規(guī)范的格式填制，摘要清晰、科目準(zhǔn)確、金額無誤，并確保附件齊全。4.會計賬簿應(yīng)按照規(guī)定的記賬方法和程序進(jìn)行登記，做到賬證相符、賬賬相符、賬實相符。5.財務(wù)報表應(yīng)按照會計準(zhǔn)則和公司要求編制，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、格式規(guī)范。四、財務(wù)資料的歸檔（一）歸檔流程1.財務(wù)人員在每月末或每季度末，對整理好的財務(wù)資料進(jìn)行初步歸檔。將各類資料按照編號順序排列，裝訂成冊，并編制《財務(wù)資料歸檔清單》。2.初步歸檔后的財務(wù)資料，經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核無誤后，移交至公司檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對財務(wù)資料進(jìn)行再次審核和整理，并辦理正式的歸檔手續(xù)。3.在歸檔過程中，應(yīng)確保財務(wù)資料的排列順序與編號一致，便于查找和使用。（二）歸檔要求1.歸檔的財務(wù)資料應(yīng)保持整潔、完好，不得隨意涂改、損壞。2.裝訂應(yīng)牢固、整齊，采用線裝或膠裝方式，不得使用金屬夾等易生銹的裝訂材料。3.每冊資料應(yīng)編制封面，注明資料名稱、年度、月份、類別、編號等信息。4.檔案管理部門應(yīng)建立財務(wù)資料檔案目錄，詳細(xì)記錄每冊資料的相關(guān)信息，便于查詢和管理。五、財務(wù)資料的保管（一）保管方式1.財務(wù)資料應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。3.財務(wù)資料應(yīng)按照類別和保管期限進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。對于重要的財務(wù)資料，應(yīng)采取專柜存放或特殊保管措施。（二）保管期限1.會計憑證保管期限為30年。2.會計賬簿中，總賬、明細(xì)賬、日記賬等保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務(wù)報表中，月度、季度財務(wù)報表保管期限為10年；年度財務(wù)報表永久保管。4.稅務(wù)資料中，納稅申報表、稅務(wù)發(fā)票等保管期限為10年；稅務(wù)審計報告等根據(jù)相關(guān)規(guī)定確定保管期限。5.財務(wù)文件類、合同協(xié)議類等其他財務(wù)資料，根據(jù)其重要性和實際需要確定保管期限。（三）保管責(zé)任1.檔案管理部門負(fù)責(zé)財務(wù)資料的日常保管工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案庫房的管理和維護(hù)。2.財務(wù)人員應(yīng)協(xié)助檔案管理部門做好財務(wù)資料的保管工作，定期對保管的財務(wù)資料進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施處理。3.因保管不善導(dǎo)致財務(wù)資料損壞、丟失的，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。六、財務(wù)資料的使用（一）使用范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱財務(wù)資料的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.外部單位或個人因?qū)徲嫛⒍悇?wù)檢查、法律糾紛等原因需要查閱、借閱財務(wù)資料的，必須經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)，并按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）使用流程1.查閱流程內(nèi)部人員查閱財務(wù)資料，應(yīng)填寫《財務(wù)資料查閱申請表》，注明查閱目的、資料名稱、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。財務(wù)部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排專人協(xié)助查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱資料名稱及內(nèi)容等信息。外部單位或個人查閱財務(wù)資料，除上述流程外，還需提供相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)。查閱過程中，必須有公司指定人員在場陪同，確保財務(wù)資料的安全和保密。2.借閱流程內(nèi)部人員借閱財務(wù)資料，應(yīng)填寫《財務(wù)資料借閱申請表》，注明借閱目的、資料名稱、預(yù)計歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，辦理借閱手續(xù)，登記借閱人姓名、部門、借閱資料名稱、數(shù)量、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息，并收取一定的押金。借閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還所借閱的財務(wù)資料，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還時，檔案管理人員應(yīng)檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失，應(yīng)追究借閱人責(zé)任。外部單位或個人借閱財務(wù)資料，原則上不允許借閱原件，如因特殊情況需要借閱原件的，必須經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)，并按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。借閱期限不得超過規(guī)定時間，歸還時應(yīng)確保資料完好無損。（三）使用要求1.查閱、借閱財務(wù)資料時，不得在資料上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞或泄露資料內(nèi)容。2.因工作需要復(fù)印財務(wù)資料的，應(yīng)經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)印件上注明用途和復(fù)印日期。復(fù)印件應(yīng)與原件核對無誤后妥善保管。3.使用完畢后，查閱、借閱人員應(yīng)及時將財務(wù)資料歸還至檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。七、財務(wù)資料的銷毀（一）銷毀條件1.財務(wù)資料保管期限已滿，且確無繼續(xù)保存價值的，可以進(jìn)行銷毀。2.因公司改制、重組、撤銷等原因，導(dǎo)致財務(wù)資料不再需要保存的，可以進(jìn)行銷毀。3.財務(wù)資料在保管過程中因自然災(zāi)害、意外事故等原因損壞，無法修復(fù)且無繼續(xù)保存價值的，可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.由財務(wù)部門提出財務(wù)資料銷毀申請，填寫《財務(wù)資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、類別、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并附上詳細(xì)的資料清單。2.財務(wù)部門負(fù)責(zé)人對銷毀申請進(jìn)行審核，審核通過后提交至公司管理層審批。3.公司管理層批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會同財務(wù)部門共同組織實施銷毀工作。銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，確保銷毀過程的合規(guī)性和安全性。4.銷毀過程中，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，如粉碎、焚燒等，確保財務(wù)資料無法恢復(fù)。銷毀現(xiàn)場應(yīng)進(jìn)行拍照或錄像，留存記錄。5.銷毀工作完成后，由檔案管理部門填寫《財務(wù)資料銷毀清單》，注明銷毀資料的名稱、類別、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息，并由銷毀人員、監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。《財務(wù)資料銷毀清單》應(yīng)作為檔案資料保存。（三）銷毀監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)對財務(wù)資料銷毀過程進(jìn)行監(jiān)督，并