PAGE影視采購(gòu)制度規(guī)范一、總則（一）目的為規(guī)范公司影視采購(gòu)行為，確保采購(gòu)活動(dòng)合法、合規(guī)、有序進(jìn)行，提高采購(gòu)效率，保證所采購(gòu)影視資源的質(zhì)量，滿(mǎn)足公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及影視采購(gòu)的所有部門(mén)和人員，包括但不限于影視制作部門(mén)、宣傳推廣部門(mén)、項(xiàng)目策劃部門(mén)等在影視采購(gòu)活動(dòng)中的相關(guān)操作。（三）基本原則1.合法性原則：影視采購(gòu)活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)行為合法有效。2.公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)遵循公平、公正的原則，對(duì)待所有供應(yīng)商，不得偏袒任何一方，確保競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境的公平性。3.效益原則：在保證影視資源質(zhì)量的前提下，優(yōu)化采購(gòu)流程，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。4.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、口碑良好的影視資源，以滿(mǎn)足公司業(yè)務(wù)對(duì)影視內(nèi)容品質(zhì)的要求。二、采購(gòu)流程（一）需求提出1.各部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫(xiě)影視采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明所需影視資源的類(lèi)型、數(shù)量、用途、時(shí)間要求以及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字，確保需求的合理性和必要性。（二）采購(gòu)審批1.將填寫(xiě)完整的采購(gòu)申請(qǐng)表提交至采購(gòu)審批部門(mén)。2.采購(gòu)審批部門(mén)根據(jù)公司預(yù)算、業(yè)務(wù)緊急程度等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審批。3.審批通過(guò)后，申請(qǐng)表返回采購(gòu)部門(mén)，作為后續(xù)采購(gòu)操作的依據(jù)。（三）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)需求，通過(guò)多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。2.對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括但不限于營(yíng)業(yè)執(zhí)照、影視制作資質(zhì)、過(guò)往業(yè)績(jī)、信譽(yù)評(píng)價(jià)等方面。3.根據(jù)審查結(jié)果，篩選出符合要求的供應(yīng)商名單，并邀請(qǐng)其參與項(xiàng)目投標(biāo)或報(bào)價(jià)。4.要求供應(yīng)商提供影視資源的詳細(xì)介紹、樣本、價(jià)格、版權(quán)情況等資料，以便進(jìn)行評(píng)估和比較。（四）采購(gòu)談判1.與入圍供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判。談判內(nèi)容包括影視資源的價(jià)格、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、版權(quán)歸屬等條款。2.在談判過(guò)程中，采購(gòu)人員應(yīng)充分了解供應(yīng)商的成本構(gòu)成和市場(chǎng)行情，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)條件。3.談判達(dá)成一致后，形成采購(gòu)合同草案。（五）合同簽訂1.將采購(gòu)合同草案提交至公司法務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核。2.法務(wù)部門(mén)對(duì)合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審查，確保合同符合法律法規(guī)要求，保護(hù)公司合法權(quán)益。3.根據(jù)法務(wù)部門(mén)的審核意見(jiàn)，對(duì)合同草案進(jìn)行修改和完善，最終由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂正式采購(gòu)合同。（六）采購(gòu)執(zhí)行1.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按照合同約定的時(shí)間、質(zhì)量、數(shù)量等要求交付影視資源。2.供應(yīng)商交付影視資源時(shí)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括影視內(nèi)容的質(zhì)量、版權(quán)文件的完整性等。3.如發(fā)現(xiàn)影視資源存在質(zhì)量問(wèn)題或不符合合同約定的情況，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取整改措施或承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（七）款項(xiàng)支付1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果，填寫(xiě)款項(xiàng)支付申請(qǐng)單，附上采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)文件。2.款項(xiàng)支付申請(qǐng)單經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)審核后，提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)按照合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)向供應(yīng)商支付款項(xiàng)。三、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.每年末各部門(mén)根據(jù)下一年度業(yè)務(wù)計(jì)劃，結(jié)合影視采購(gòu)需求，編制影視采購(gòu)預(yù)算草案。2.預(yù)算草案應(yīng)詳細(xì)列出采購(gòu)項(xiàng)目、預(yù)計(jì)金額、時(shí)間安排等信息，并說(shuō)明預(yù)算編制的依據(jù)和理由。3.采購(gòu)部門(mén)對(duì)各部門(mén)的預(yù)算草案進(jìn)行匯總和審核，結(jié)合公司整體財(cái)務(wù)狀況和業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略，形成公司年度影視采購(gòu)預(yù)算方案。（二）預(yù)算執(zhí)行1.公司年度影視采購(gòu)預(yù)算方案經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行調(diào)整和糾正。3.如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，需按照公司預(yù)算調(diào)整流程進(jìn)行申請(qǐng)和審批。（三）預(yù)算控制1.建立預(yù)算控制機(jī)制，對(duì)采購(gòu)支出進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保采購(gòu)費(fèi)用不超出預(yù)算范圍。2.財(cái)務(wù)部門(mén)在審核款項(xiàng)支付申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)核對(duì)采購(gòu)合同金額與預(yù)算金額是否相符，對(duì)超出預(yù)算的采購(gòu)支出不予批準(zhǔn)。3.加強(qiáng)對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況的考核，將預(yù)算執(zhí)行情況納入部門(mén)績(jī)效考核體系，激勵(lì)各部門(mén)嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算。四、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)影視采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，包括但不限于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、版權(quán)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)等。2.收集相關(guān)信息，分析風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因和可能造成的影響，為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施提供依據(jù)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.針對(duì)不同類(lèi)型的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。例如，對(duì)于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，可在合同中明確違約責(zé)任條款，并要求供應(yīng)商提供履約保證金；對(duì)于版權(quán)風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)對(duì)版權(quán)文件的審核和管理，確保公司獲得合法有效的版權(quán)；對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)格驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，增加驗(yàn)收環(huán)節(jié)的抽檢頻率等。2.定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整和完善風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控1.建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，持續(xù)跟蹤采購(gòu)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)狀況。2.定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控結(jié)果進(jìn)行分析和報(bào)告，及時(shí)發(fā)現(xiàn)新的風(fēng)險(xiǎn)因素，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。3.將風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控情況納入公司風(fēng)險(xiǎn)管理體系，為公司決策提供參考依據(jù)。五、采購(gòu)檔案管理（一）檔案收集1.在影視采購(gòu)活動(dòng)過(guò)程中，采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)收集與采購(gòu)相關(guān)的各類(lèi)文件和資料，包括采購(gòu)申請(qǐng)表、采購(gòu)合同、供應(yīng)商資料、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、款項(xiàng)支付憑證等。2.確保收集的檔案資料真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，能夠反映采購(gòu)活動(dòng)的全過(guò)程。（二）檔案整理1.對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)整理，按照采購(gòu)項(xiàng)目、時(shí)間順序等進(jìn)行編號(hào)和歸檔。2.建立檔案索引，方便查閱和檢索檔案資料。（三）檔案保管1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的保管設(shè)備，確保檔案資料的安全存儲(chǔ)。2.制定檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責(zé)和檔案保管期限，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。（四）檔案查閱1.建立檔案查閱審批制度，明確查閱檔案的流程和權(quán)限。2.因工作需要查閱檔案的人員，需填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案保管部門(mén)查閱檔案。3.檔案保管部門(mén)應(yīng)做好檔案查閱記錄，記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)影視采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)合同是否履行、采購(gòu)檔案是否完整等。2.審計(jì)部門(mén)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)和建議，督促相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改。（二）外部監(jiān)督1.積極接受行業(yè)主管部門(mén)、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等外部單位的監(jiān)督檢查，配合提供相關(guān)資料和信息。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查提出的問(wèn)題，及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)。