PAGE洽談室規(guī)范管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司洽談室的使用，提高洽談室的使用效率，確保洽談活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)、各崗位人員在進(jìn)行商務(wù)洽談、會(huì)議、接待等活動(dòng)時(shí)對(duì)洽談室的使用。3.基本原則合理安排原則：根據(jù)洽談活動(dòng)的需求，合理安排洽談室的使用，避免資源浪費(fèi)。高效利用原則：提高洽談室的使用效率，確保洽談活動(dòng)能夠按時(shí)、順利進(jìn)行。安全規(guī)范原則：遵守相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保洽談室的使用安全、規(guī)范。二、洽談室使用規(guī)定1.預(yù)約流程使用部門(mén)或個(gè)人需提前[X]個(gè)工作日填寫(xiě)《洽談室使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明洽談活動(dòng)的時(shí)間、主題、參與人員等信息。將申請(qǐng)表提交至行政部門(mén)，行政部門(mén)根據(jù)洽談室的使用情況進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，行政部門(mén)將在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)洽談室的準(zhǔn)備工作。2.使用時(shí)間洽談室的使用時(shí)間為工作日的[具體時(shí)間段]，如需在非工作時(shí)間使用，需提前向行政部門(mén)申請(qǐng)，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。每次使用時(shí)間不得超過(guò)[X]小時(shí)，如有特殊情況需要延長(zhǎng)使用時(shí)間，需提前向行政部門(mén)說(shuō)明，并經(jīng)同意后方可延長(zhǎng)。3.使用人數(shù)洽談室的使用人數(shù)應(yīng)根據(jù)洽談室的面積和設(shè)施情況合理安排，不得超過(guò)洽談室的最大容納人數(shù)。如需超過(guò)最大容納人數(shù)使用洽談室，需提前向行政部門(mén)申請(qǐng)，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.使用要求使用人員應(yīng)遵守洽談室的管理制度，愛(ài)護(hù)洽談室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備，保持洽談室的整潔衛(wèi)生。使用人員應(yīng)按照預(yù)約時(shí)間使用洽談室，不得擅自更改使用時(shí)間或轉(zhuǎn)讓給他人使用。使用人員在洽談室內(nèi)不得大聲喧嘩、吸煙、亂扔垃圾等，保持洽談室的安靜和整潔。使用人員在使用結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)清理洽談室內(nèi)的物品，關(guān)閉電器設(shè)備，將洽談室恢復(fù)原狀，并通知行政部門(mén)安排專(zhuān)人進(jìn)行檢查。三、洽談室設(shè)施設(shè)備管理1.設(shè)施設(shè)備清單洽談室內(nèi)配備的設(shè)施設(shè)備包括桌椅、投影儀、音響設(shè)備、空調(diào)、飲水機(jī)、文具等。行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)洽談室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備的正常使用。2.設(shè)施設(shè)備維護(hù)使用人員在使用設(shè)施設(shè)備時(shí)應(yīng)注意愛(ài)護(hù)，如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)故障或損壞，應(yīng)及時(shí)通知行政部門(mén)安排專(zhuān)人進(jìn)行維修。行政部門(mén)應(yīng)建立設(shè)施設(shè)備維修檔案，記錄設(shè)施設(shè)備的維修情況和維修時(shí)間，以便對(duì)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行跟蹤管理。3.設(shè)施設(shè)備更新行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司的發(fā)展需求和洽談室的使用情況，定期對(duì)洽談室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行更新和升級(jí)。在更新和升級(jí)設(shè)施設(shè)備時(shí)，行政部門(mén)應(yīng)進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，選擇質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良、價(jià)格合理的設(shè)施設(shè)備，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行采購(gòu)和安裝。四、洽談室安全管理1.安全制度行政部門(mén)應(yīng)制定洽談室安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強(qiáng)安全管理，確保洽談室的使用安全。使用人員應(yīng)遵守安全管理制度，不得在洽談室內(nèi)使用明火、私拉亂接電線(xiàn)等，確保洽談室的用電安全。2.安全檢查行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)洽談室內(nèi)的安全設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查，如滅火器、消防栓、應(yīng)急照明等，確保安全設(shè)施設(shè)備的正常使用。在每次洽談活動(dòng)前，使用人員應(yīng)對(duì)洽談室內(nèi)的安全情況進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)安全隱患應(yīng)及時(shí)通知行政部門(mén)進(jìn)行處理。3.應(yīng)急處理行政部門(mén)應(yīng)制定洽談室應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工，確保在發(fā)生安全事故時(shí)能夠及時(shí)、有效地進(jìn)行處理。使用人員應(yīng)熟悉應(yīng)急預(yù)案的內(nèi)容，在發(fā)生安全事故時(shí)應(yīng)按照應(yīng)急預(yù)案的要求進(jìn)行處理，并及時(shí)通知行政部門(mén)和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。五、洽談室清潔衛(wèi)生管理1.清潔標(biāo)準(zhǔn)洽談室內(nèi)的地面、桌面、門(mén)窗等應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，無(wú)灰塵、無(wú)污漬。洽談室內(nèi)的垃圾應(yīng)及時(shí)清理，垃圾桶應(yīng)定期更換垃圾袋。洽談室內(nèi)的飲水機(jī)應(yīng)定期清洗，確保飲用水的衛(wèi)生安全。2.清潔流程每次洽談活動(dòng)結(jié)束后，使用人員應(yīng)及時(shí)清理洽談室內(nèi)的物品和垃圾，將桌椅擺放整齊。行政部門(mén)安排專(zhuān)人在使用人員清理完畢后，對(duì)洽談室進(jìn)行全面清潔，包括地面清掃、桌面擦拭、門(mén)窗清潔等。清潔人員應(yīng)按照清潔標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行清潔，確保洽談室的清潔衛(wèi)生達(dá)到要求。3.清潔檢查行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)洽談室的清潔衛(wèi)生情況進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)清潔不達(dá)標(biāo)應(yīng)及時(shí)通知清潔人員進(jìn)行整改。在每次洽談活動(dòng)前，行政部門(mén)應(yīng)對(duì)洽談室的清潔衛(wèi)生情況進(jìn)行檢查，確保洽談室的清潔衛(wèi)生符合要求。六、洽談室費(fèi)用管理1.費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)洽談室的使用費(fèi)用包括場(chǎng)地租賃費(fèi)用、設(shè)施設(shè)備使用費(fèi)用等，具體費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)由行政部門(mén)根據(jù)公司實(shí)際情況制定。使用部門(mén)或個(gè)人應(yīng)按照費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)支付洽談室的使用費(fèi)用，不得拖欠。2.費(fèi)用結(jié)算行政部門(mén)應(yīng)每月對(duì)洽談室的使用費(fèi)用進(jìn)行結(jié)算，將結(jié)算清單發(fā)送給使用部門(mén)或個(gè)人進(jìn)行核對(duì)。使用部門(mén)或個(gè)人在核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)按照結(jié)算清單支付洽談室的使用費(fèi)用。3.費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)使用部門(mén)或個(gè)人在支付洽談室的使用費(fèi)用后，可按照公司的財(cái)務(wù)制度進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)。報(bào)銷(xiāo)時(shí)應(yīng)提供相關(guān)的發(fā)票和結(jié)算清單，經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核后進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)洽談室的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，如發(fā)現(xiàn)違反管理制度的行為應(yīng)及時(shí)進(jìn)行制止和糾正。公司內(nèi)部員工有權(quán)對(duì)洽談室的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題可向行政部門(mén)或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反映。2.考核辦法行政部門(mén)應(yīng)建立洽談室使用考核制度，對(duì)使用部門(mén)或個(gè)人的使用情況進(jìn)行考核?？己藘?nèi)容包括預(yù)約情況、使用時(shí)間、使用人數(shù)、設(shè)施設(shè)備維護(hù)、清潔衛(wèi)生等方面?？己私Y(jié)果將作為公司內(nèi)部績(jī)效考核的重要依據(jù)，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的使用部門(mén)或個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反管理制度的使用部門(mén)或個(gè)人