PAGE會議室規(guī)范于制度一、總則1.目的為了規(guī)范公司會議室的使用，提高會議室的使用效率，確保會議的順利進行，特制定本規(guī)范與制度。2.適用范圍本規(guī)范與制度適用于公司內(nèi)所有會議室，包括但不限于大會議室、小會議室、多功能會議室等。3.基本原則會議室使用應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，優(yōu)先保障重要會議和緊急會議的需求。各部門應(yīng)合理安排會議時間，避免會議沖突，提高會議室的整體使用效率。使用會議室應(yīng)愛護室內(nèi)設(shè)施設(shè)備，保持會議室的整潔衛(wèi)生。二、會議室管理職責(zé)1.行政部門職責(zé)負責(zé)會議室的日常管理工作，包括會議室的安排、調(diào)配、維護等。制定會議室使用申請表，負責(zé)接收、審核和批準會議室使用申請。定期檢查會議室的設(shè)施設(shè)備，確保其正常運行，并及時安排維修和保養(yǎng)。負責(zé)會議室的清潔衛(wèi)生工作，保持會議室的整潔。2.使用部門職責(zé)提前提交會議室使用申請，明確會議主題、時間、參會人員等信息。按照批準的申請使用會議室，不得擅自更改使用時間、參會人員或會議主題。愛護會議室的設(shè)施設(shè)備，如發(fā)現(xiàn)損壞應(yīng)及時向行政部門報告。使用完畢后，負責(zé)清理會議室，保持會議室的整潔。三、會議室使用申請與審批1.申請流程使用部門需提前[X]個工作日填寫會議室使用申請表，詳細注明會議主題、時間、參會人數(shù)、預(yù)計時長等信息，并提交至行政部門。申請表應(yīng)經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認，重要會議需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準。2.審批權(quán)限一般會議由行政部門負責(zé)人審批。重要會議、跨部門會議或涉及公司高層領(lǐng)導(dǎo)的會議需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準。3.申請變更如因特殊情況需要變更會議時間、參會人員或會議主題，使用部門應(yīng)提前[X]小時通知行政部門，并重新提交申請表進行審批。未經(jīng)批準擅自變更會議信息的，將取消其本次會議室使用資格。四、會議室安排與調(diào)配1.安排原則根據(jù)會議的重要性、參會人數(shù)、預(yù)計時長等因素合理安排會議室。優(yōu)先安排在公司內(nèi)部會議室，如因會議室容量不足或其他原因無法滿足需求時，可考慮安排在外部會議室。2.調(diào)配機制行政部門在接到會議室使用申請后，應(yīng)根據(jù)會議室的使用情況進行調(diào)配。如遇會議室沖突，行政部門應(yīng)與使用部門協(xié)商，調(diào)整會議時間或更換會議室。對于緊急會議，行政部門應(yīng)優(yōu)先安排會議室，并及時通知相關(guān)部門。五、會議室使用規(guī)范1.使用時間會議室使用時間應(yīng)嚴格按照申請批準的時間執(zhí)行，如需延長使用時間，應(yīng)提前向行政部門申請并獲得批準。原則上每次會議使用時間不得超過[X]小時，如因特殊情況需要延長，需提前告知行政部門，并說明原因。2.參會人員管理參會人員應(yīng)按時到達會議室，不得遲到、早退。進入會議室后，應(yīng)將手機調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)，不得在會議期間接打電話或玩手機。保持會議室的安靜，不得隨意交談、走動或大聲喧嘩。3.會議設(shè)備使用使用會議室的設(shè)備（如投影儀、音響、麥克風(fēng)等）時，應(yīng)按照操作規(guī)程進行操作，不得擅自拆卸或損壞設(shè)備。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時向行政部門報告，不得自行維修。使用完畢后，應(yīng)將設(shè)備關(guān)閉，并整理好相關(guān)連接線。4.環(huán)境衛(wèi)生維護參會人員應(yīng)愛護會議室的環(huán)境衛(wèi)生，不得在會議室吸煙、亂扔垃圾。使用完畢后，應(yīng)將會議桌椅擺放整齊，清理桌面雜物，保持會議室的整潔。如發(fā)現(xiàn)會議室衛(wèi)生狀況不佳，行政部門有權(quán)要求使用部門進行清理。六、會議室設(shè)施設(shè)備管理1.設(shè)施設(shè)備清單行政部門應(yīng)建立會議室設(shè)施設(shè)備清單，詳細記錄會議室的各類設(shè)施設(shè)備（如投影儀、音響、麥克風(fēng)、桌椅、空調(diào)等）的名稱、型號、數(shù)量、購置時間等信息。2.定期檢查與維護行政部門應(yīng)定期對會議室的設(shè)施設(shè)備進行檢查和維護，確保其正常運行。每月至少進行一次全面檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行維修和保養(yǎng)。對于重要設(shè)備（如投影儀、音響等），應(yīng)定期進行專業(yè)維護和保養(yǎng)，延長設(shè)備使用壽命。3.設(shè)備報修與更換如發(fā)現(xiàn)會議室設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)故障，使用部門應(yīng)及時向行政部門報告。行政部門接到報告后，應(yīng)及時安排維修人員進行維修，并記錄維修情況。對于無法修復(fù)或已達到使用年限的設(shè)備，行政部門應(yīng)及時申請更換。七、安全管理1.消防安全會議室應(yīng)配備必要的消防設(shè)施設(shè)備（如滅火器、消火栓等），并定期進行檢查和維護，確保其完好有效。參會人員不得在會議室吸煙或使用明火，不得私拉亂接電線。如發(fā)生火災(zāi)，應(yīng)立即撥打火警電話“119”，并按照應(yīng)急預(yù)案進行疏散和滅火。2.人員安全會議室的設(shè)施設(shè)備應(yīng)符合安全標準，不得存在安全隱患。行政部門應(yīng)定期對會議室進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。在會議期間，如發(fā)生人員受傷等意外情況，應(yīng)及時進行救治，并通知相關(guān)部門。八、違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定未經(jīng)批準擅自使用會議室。擅自變更會議時間、參會人員或會議主題。超過批準的使用時間未辦理延長手續(xù)。損壞會議室設(shè)施設(shè)備。在會議室吸煙、亂扔垃圾或破壞環(huán)境衛(wèi)生。違反會議室安全規(guī)定。2.處理措施對于首次違規(guī)行為，行政部門將給予口頭警告，并要求其立即改正。對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的行為，行政部門將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如取消其一定期限內(nèi)的會議室使用資