PAGE辦公室執(zhí)行制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司辦公室管理，確保各項(xiàng)工作高效、有序運(yùn)行，提高工作質(zhì)量和效率，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司辦公室全體工作人員，包括但不限于辦公室主任、秘書(shū)、行政人員等。（三）基本原則1.合法性原則：本制度規(guī)范的制定和執(zhí)行應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.規(guī)范性原則：明確各項(xiàng)工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保辦公室工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.高效性原則：優(yōu)化工作流程，提高工作效率，避免繁瑣和不必要的環(huán)節(jié)。4.責(zé)任明確原則：明確各崗位人員的職責(zé)和權(quán)限，做到責(zé)任到人。二、辦公室人員職責(zé)（一）辦公室主任職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)辦公室的日常管理工作，制定工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。2.協(xié)調(diào)辦公室與其他部門(mén)之間的工作關(guān)系，確保各項(xiàng)工作順利開(kāi)展。3.負(fù)責(zé)辦公室人員的工作安排、考核和培訓(xùn)，提高團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)。4.審核重要文件和報(bào)告，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范。5.參與公司重要會(huì)議的組織和安排，做好會(huì)議記錄和紀(jì)要整理工作。6.負(fù)責(zé)公司印章、證照的管理和使用，確保印章、證照的安全。7.完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。（二）秘書(shū)職責(zé)1.協(xié)助辦公室主任處理日常事務(wù)，做好文件收發(fā)、登記、傳閱、歸檔等工作。2.負(fù)責(zé)起草、打印和分發(fā)各類(lèi)文件、通知、報(bào)告等材料，確保文件質(zhì)量和及時(shí)性。3.做好會(huì)議的準(zhǔn)備工作，包括會(huì)議通知、場(chǎng)地布置、資料準(zhǔn)備等，協(xié)助會(huì)議主持人員維持會(huì)議秩序，做好會(huì)議記錄。4.負(fù)責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)的日程安排和行程協(xié)調(diào)，及時(shí)提醒領(lǐng)導(dǎo)重要會(huì)議和活動(dòng)。5.協(xié)助辦公室主任做好對(duì)外聯(lián)絡(luò)工作，接聽(tīng)電話(huà)、接待來(lái)訪(fǎng)客人，做好相關(guān)記錄和反饋。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性工作任務(wù)。（三）行政人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司辦公用品的采購(gòu)、保管和發(fā)放工作，建立辦公用品臺(tái)賬，定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)。2.做好公司辦公設(shè)備的日常維護(hù)和管理工作，及時(shí)報(bào)修故障設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，定期組織清潔工作，保持辦公環(huán)境整潔。4.協(xié)助做好公司車(chē)輛的調(diào)度和管理工作，確保車(chē)輛使用安全、有序。5.負(fù)責(zé)公司文件檔案的整理、歸檔和保管工作，建立檔案索引，方便查詢(xún)和借閱。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他行政事務(wù)性工作任務(wù)。三、工作流程規(guī)范（一）文件管理流程1.文件起草各部門(mén)根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合公司政策和相關(guān)法律法規(guī)要求，語(yǔ)言表達(dá)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔。起草人應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件內(nèi)容，確保文件格式規(guī)范，包括字體、字號(hào)、行距、頁(yè)邊距等符合公司統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。2.文件審核文件起草完成后，由起草部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性和合規(guī)性。初審?fù)ㄟ^(guò)后，將文件提交至辦公室主任進(jìn)行復(fù)審，辦公室主任對(duì)文件的格式、行文邏輯等進(jìn)行審核。對(duì)于重要文件，需提交公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審，領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容和實(shí)際情況做出審批意見(jiàn)。3.文件印發(fā)文件審核通過(guò)后，由秘書(shū)按照領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)進(jìn)行排版和印發(fā)。印發(fā)文件時(shí)，應(yīng)確保文件份數(shù)準(zhǔn)確，按照規(guī)定的分發(fā)范圍進(jìn)行發(fā)放，并做好文件發(fā)放記錄。4.文件傳閱秘書(shū)將印發(fā)后的文件按照規(guī)定的傳閱順序進(jìn)行傳閱，傳閱人應(yīng)在文件傳閱單上簽字確認(rèn)，注明傳閱時(shí)間。傳閱過(guò)程中，傳閱人應(yīng)認(rèn)真閱讀文件內(nèi)容，如有意見(jiàn)或建議可在傳閱單上注明，及時(shí)反饋給文件處理部門(mén)。5.文件歸檔文件傳閱完畢后，由秘書(shū)負(fù)責(zé)將文件進(jìn)行整理歸檔。歸檔文件應(yīng)按照類(lèi)別、時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)，建立電子和紙質(zhì)檔案索引，便于查詢(xún)和借閱。（二）會(huì)議組織流程1.會(huì)議籌備根據(jù)會(huì)議主題和參會(huì)人員范圍，確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。秘書(shū)負(fù)責(zé)起草會(huì)議通知，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程及相關(guān)要求等，提前發(fā)送給參會(huì)人員。根據(jù)會(huì)議需要，準(zhǔn)備會(huì)議資料，如會(huì)議文件、匯報(bào)材料、演示文稿等，并確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。布置會(huì)議場(chǎng)地，包括擺放桌椅、調(diào)試音響設(shè)備、準(zhǔn)備茶水等，營(yíng)造良好的會(huì)議環(huán)境。2.會(huì)議簽到會(huì)議開(kāi)始前，在會(huì)議入口處設(shè)置簽到臺(tái)，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)參會(huì)人員簽到。簽到人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)參會(huì)人員身份，確保簽到信息準(zhǔn)確無(wú)誤，并做好簽到記錄。3.會(huì)議進(jìn)行會(huì)議主持人員應(yīng)按照會(huì)議議程有序組織會(huì)議，引導(dǎo)參會(huì)人員發(fā)言和討論。秘書(shū)負(fù)責(zé)做好會(huì)議記錄工作，記錄會(huì)議討論內(nèi)容、決策事項(xiàng)、提出的問(wèn)題及解決方案等，確保記錄內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。在會(huì)議過(guò)程中，應(yīng)保持會(huì)議秩序，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，避免無(wú)關(guān)人員干擾會(huì)議。4.會(huì)議紀(jì)要會(huì)議結(jié)束后，秘書(shū)應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確概括會(huì)議主要內(nèi)容、決策事項(xiàng)和工作要求等。會(huì)議紀(jì)要初稿完成后，提交給會(huì)議主持人員審核，審核通過(guò)后發(fā)送給參會(huì)人員，并按照公司規(guī)定進(jìn)行存檔。5.會(huì)議跟進(jìn)根據(jù)會(huì)議決策事項(xiàng)，明確責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人，制定工作進(jìn)度計(jì)劃。辦公室負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決策事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和督促，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作進(jìn)展情況。（三）辦公用品管理流程1.需求申請(qǐng)各部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)辦公用品需求申請(qǐng)表，注明辦公用品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、申請(qǐng)日期等信息。部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核簽字后，提交至行政人員。2.采購(gòu)審批行政人員收到辦公用品需求申請(qǐng)表后，根據(jù)庫(kù)存情況進(jìn)行初步審核。對(duì)于庫(kù)存不足需要采購(gòu)的辦公用品，行政人員填寫(xiě)采購(gòu)審批表，詳細(xì)列出采購(gòu)物品清單、預(yù)算金額等，提交至辦公室主任審批。辦公室主任根據(jù)公司預(yù)算和實(shí)際需求進(jìn)行審批，審批通過(guò)后交采購(gòu)人員進(jìn)行采購(gòu)。3.采購(gòu)執(zhí)行采購(gòu)人員根據(jù)審批后的采購(gòu)清單，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照公司采購(gòu)制度和相關(guān)法律法規(guī)要求，確保采購(gòu)物品的質(zhì)量和價(jià)格合理。采購(gòu)?fù)瓿珊?，采?gòu)人員應(yīng)及時(shí)將采購(gòu)物品交行政人員驗(yàn)收，并提供采購(gòu)發(fā)票等相關(guān)憑證。4.驗(yàn)收入庫(kù)行政人員對(duì)采購(gòu)回來(lái)的辦公用品進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)物品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購(gòu)清單一致。驗(yàn)收合格后，行政人員將辦公用品入庫(kù)，并在辦公用品臺(tái)賬上記錄入庫(kù)時(shí)間、物品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。5.發(fā)放領(lǐng)用各部門(mén)根據(jù)工作需要，到行政人員處填寫(xiě)辦公用品領(lǐng)用登記表，注明領(lǐng)用物品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用日期等信息。行政人員根據(jù)辦公用品臺(tái)賬進(jìn)行發(fā)放，發(fā)放后在臺(tái)賬上記錄領(lǐng)用情況，并要求領(lǐng)用人員簽字確認(rèn)。（四）辦公設(shè)備管理流程1.設(shè)備申購(gòu)各部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)辦公設(shè)備申購(gòu)表，注明設(shè)備名稱(chēng)、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、申購(gòu)理由等信息。部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申購(gòu)表進(jìn)行審核簽字后，提交至辦公室主任審批。辦公室主任根據(jù)公司實(shí)際情況和預(yù)算安排進(jìn)行審批，審批通過(guò)后交采購(gòu)人員進(jìn)行采購(gòu)。2.設(shè)備采購(gòu)采購(gòu)人員按照辦公設(shè)備申購(gòu)表的要求進(jìn)行采購(gòu)，選擇正規(guī)渠道和合格供應(yīng)商，確保設(shè)備質(zhì)量和售后服務(wù)。采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格控制采購(gòu)成本，爭(zhēng)取最優(yōu)惠的價(jià)格和條款。采購(gòu)?fù)瓿珊?，采?gòu)人員及時(shí)將設(shè)備交行政人員驗(yàn)收，并提供設(shè)備采購(gòu)合同、發(fā)票等相關(guān)資料。3.設(shè)備驗(yàn)收行政人員組織相關(guān)技術(shù)人員對(duì)采購(gòu)回來(lái)的辦公設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收，檢查設(shè)備外觀(guān)、性能、配置等是否符合申購(gòu)要求。驗(yàn)收合格后，行政人員填寫(xiě)設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，記錄設(shè)備驗(yàn)收情況，并將設(shè)備交付使用部門(mén)。4.設(shè)備使用與維護(hù)使用部門(mén)負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的日常使用和維護(hù)，制定設(shè)備操作規(guī)程，確保設(shè)備正確使用。行政人員定期對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行巡檢，檢查設(shè)備運(yùn)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決設(shè)備故障。對(duì)于設(shè)備故障，行政人員應(yīng)及時(shí)聯(lián)系設(shè)備供應(yīng)商或?qū)I(yè)維修人員進(jìn)行維修，并做好維修記錄。5.設(shè)備報(bào)廢辦公設(shè)備因使用年限過(guò)長(zhǎng)、損壞嚴(yán)重等原因無(wú)法繼續(xù)使用時(shí)，使用部門(mén)填寫(xiě)設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表，注明設(shè)備名稱(chēng)、型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息。行政人員對(duì)設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表進(jìn)行審核，核實(shí)設(shè)備實(shí)際情況，提交至辦公室主任審批。辦公室主任審批通過(guò)后，行政人員按照公司規(guī)定對(duì)報(bào)廢設(shè)備進(jìn)行處理，并在設(shè)備臺(tái)賬上注銷(xiāo)設(shè)備信息。四、工作紀(jì)律規(guī)范（一）考勤制度1.公司實(shí)行正常工作日制度，員工應(yīng)按時(shí)上下班，不得遲到、早退。2.員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司規(guī)定的考勤時(shí)間，如有特殊情況需要請(qǐng)假，應(yīng)按照公司請(qǐng)假流程辦理請(qǐng)假手續(xù)。3.辦公室負(fù)責(zé)對(duì)員工的考勤情況進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)，每月定期公布考勤結(jié)果。4.對(duì)于遲到、早退、曠工等違反考勤制度的行為，公司將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）工作態(tài)度1.員工應(yīng)保持積極主動(dòng)的工作態(tài)度，認(rèn)真履行工作職責(zé)，按時(shí)完成工作任務(wù)。2.對(duì)待工作要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，注重工作質(zhì)量，避免出現(xiàn)差錯(cuò)和失誤。3.同事之間應(yīng)相互尊重、團(tuán)結(jié)協(xié)作，積極營(yíng)造良好的工作氛圍。4.嚴(yán)禁在工作時(shí)間內(nèi)從事與工作無(wú)關(guān)的事情，如玩游戲、聊天、瀏覽無(wú)關(guān)網(wǎng)頁(yè)等。（三）保密制度1.員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，保守公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和其他敏感信