PAGE清理規(guī)范保證金制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織財(cái)務(wù)管理，規(guī)范保證金的收取、使用和退還行為，維護(hù)公司/組織及相關(guān)方的合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)涉及保證金收取、管理和退還的所有部門、業(yè)務(wù)活動(dòng)及相關(guān)人員。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：保證金的收取、使用和退還必須符合國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。2.公平公正原則：對(duì)待所有涉及保證金的業(yè)務(wù)，應(yīng)秉持公平公正的態(tài)度，確保各方權(quán)益得到合理保障。3.?？顚Ｓ迷瓌t：保證金應(yīng)專項(xiàng)用于約定的事項(xiàng)，不得挪作他用。4.及時(shí)清退原則：在約定事項(xiàng)完成或解除后，應(yīng)及時(shí)辦理保證金的退還手續(xù)。二、保證金的收取（一）收取范圍1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，在以下情況下可收取保證金：涉及合同履行風(fēng)險(xiǎn)，如工程建設(shè)、物資采購(gòu)、服務(wù)提供等業(yè)務(wù)，為確保對(duì)方按時(shí)、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。租賃業(yè)務(wù)中，為保證租賃物的安全、完整及按時(shí)歸還。其他經(jīng)公司/組織管理層批準(zhǔn)的業(yè)務(wù)場(chǎng)景。2.嚴(yán)禁在法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)禁止的情況下收取保證金。（二）收取標(biāo)準(zhǔn)1.保證金的收取標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)程度、合同金額、預(yù)計(jì)損失等因素合理確定，確保既能有效防范風(fēng)險(xiǎn)，又不過高加重對(duì)方負(fù)擔(dān)。2.對(duì)于不同類型的業(yè)務(wù)，應(yīng)制定相應(yīng)的保證金收取參考標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適時(shí)調(diào)整。例如：在工程建設(shè)業(yè)務(wù)中，保證金可按照合同總金額的一定比例收取，比例范圍根據(jù)工程的復(fù)雜程度、工期長(zhǎng)短等因素確定，一般為[X]%[X]%。物資采購(gòu)業(yè)務(wù)中，保證金可根據(jù)采購(gòu)物資的價(jià)值、市場(chǎng)波動(dòng)情況等確定，如價(jià)值較高的物資，保證金可按采購(gòu)金額的[X]%收取。（三）收取方式1.保證金應(yīng)通過銀行轉(zhuǎn)賬等正規(guī)方式收取，嚴(yán)禁現(xiàn)金收?。ㄌ厥馇闆r經(jīng)批準(zhǔn)除外）。2.在收取保證金時(shí)，應(yīng)向?qū)Ψ介_具合法有效的收款憑證，注明保證金的性質(zhì)、金額、收取依據(jù)、退還條件等內(nèi)容。（四）收取流程1.業(yè)務(wù)部門在與對(duì)方簽訂合同或開展相關(guān)業(yè)務(wù)前，如需收取保證金，應(yīng)填寫《保證金收取申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明收取保證金的業(yè)務(wù)背景、金額、收取期限等信息，并提交至財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門收到申請(qǐng)表后，應(yīng)根據(jù)本制度及相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核收取的必要性、標(biāo)準(zhǔn)的合理性、收款方式及憑證的合規(guī)性等。審核通過后，報(bào)公司/組織管理層審批。3.經(jīng)管理層批準(zhǔn)后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)通知對(duì)方繳納保證金，并按照規(guī)定的方式收取。收取后，及時(shí)將收款憑證復(fù)印件交財(cái)務(wù)部門入賬。三、保證金的管理（一）賬戶設(shè)置1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)立專門的保證金賬戶，用于存放收取的保證金。該賬戶應(yīng)獨(dú)立核算，與公司/組織其他資金賬戶嚴(yán)格區(qū)分。2.保證金賬戶應(yīng)按照銀行賬戶管理規(guī)定進(jìn)行管理，確保資金安全。（二）賬務(wù)處理1.財(cái)務(wù)部門收到保證金后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，借記“銀行存款保證金賬戶”科目，貸記相應(yīng)的負(fù)債類科目，如“其他應(yīng)付款保證金”等，并按照業(yè)務(wù)類別、對(duì)方單位等進(jìn)行明細(xì)核算。2.在保證金使用或退還時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)調(diào)整。例如，保證金用于支付對(duì)方違約造成的損失時(shí)，借記“其他應(yīng)付款保證金”科目，貸記相關(guān)費(fèi)用科目；退還保證金時(shí)，借記“其他應(yīng)付款保證金”科目，貸記“銀行存款保證金賬戶”科目。（三）定期核對(duì)1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期與業(yè)務(wù)部門核對(duì)保證金的收取、使用和退還情況，確保賬賬相符、賬實(shí)相符。核對(duì)周期至少為每月一次。2.在核對(duì)過程中，如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)調(diào)整和處理。同時(shí)，應(yīng)形成核對(duì)記錄，由財(cái)務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員簽字確認(rèn)。（四）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控1.公司/組織應(yīng)建立保證金風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，對(duì)保證金的使用情況、對(duì)方履約情況等進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)。2.如發(fā)現(xiàn)對(duì)方存在違約跡象或保證金使用可能出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)采取措施，如要求對(duì)方提供擔(dān)保、暫停相關(guān)業(yè)務(wù)等，并向管理層報(bào)告。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)情況調(diào)整保證金管理策略，確保資金安全。四、保證金的使用（一）使用范圍1.保證金只能用于約定的事項(xiàng)，如因?qū)Ψ竭`約造成的損失賠償、合同約定的質(zhì)量保證金扣除等。2.嚴(yán)禁將保證金挪作他用，確保?？顚Ｓ?。（二）使用審批1.如需使用保證金，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《保證金使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明使用的原因、金額、支付對(duì)象等信息，并提交至財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門收到申請(qǐng)表后，應(yīng)審核使用的合理性、必要性及相關(guān)證明材料的真實(shí)性、合規(guī)性等。審核通過后，報(bào)公司/組織管理層審批。3.經(jīng)管理層批準(zhǔn)后，財(cái)務(wù)部門按照規(guī)定的程序從保證金賬戶支付相應(yīng)款項(xiàng)，并進(jìn)行賬務(wù)處理。（三）使用記錄1.業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立保證金使用記錄，詳細(xì)記錄每筆保證金的使用情況，包括使用時(shí)間、金額、原因、支付對(duì)象等信息。2.使用記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和審計(jì)。五、保證金的退還（一）退還條件1.在對(duì)方按照合同約定或相關(guān)業(yè)務(wù)要求履行完義務(wù)后，應(yīng)及時(shí)退還保證金。2.如因不可抗力等特殊原因?qū)е潞贤瑹o法履行或部分無法履行，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況協(xié)商確定保證金的退還比例或方式。（二）退還流程1.業(yè)務(wù)部門在確認(rèn)對(duì)方滿足保證金退還條件后，應(yīng)填寫《保證金退還申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明退還的原因、金額、對(duì)方單位等信息，并提交至財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門收到申請(qǐng)表后，應(yīng)核對(duì)保證金收取情況、使用情況及相關(guān)業(yè)務(wù)履行情況等。審核通過后，報(bào)公司/組織管理層審批。3.經(jīng)管理層批準(zhǔn)后，財(cái)務(wù)部門按照規(guī)定的方式將保證金退還至對(duì)方指定賬戶，并進(jìn)行賬務(wù)處理。同時(shí)，通知業(yè)務(wù)部門辦理相關(guān)手續(xù)，如收回收款憑證原件等。（三）退還憑證1.財(cái)務(wù)部門在退還保證金后，應(yīng)向?qū)Ψ介_具合法有效的退還憑證，注明退還的金額、時(shí)間、退還原因等內(nèi)容。2.退還憑證應(yīng)妥善保存，作為保證金退還的證明文件。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)保證金制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查保證金的收取、管理、使用和退還等環(huán)節(jié)是否符合本制度及相關(guān)規(guī)定。2.審計(jì)部門應(yīng)形成審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部檢查1.積極配合國(guó)家相關(guān)部門、行業(yè)監(jiān)管機(jī)構(gòu)等的檢查工作，如實(shí)提供保證金制度執(zhí)行情況的資料和信息。2.對(duì)于外部檢查提出的問題，應(yīng)及時(shí)整改，并將整改情況報(bào)告公司/組織管理層。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.違反本制度規(guī)定，在保證金收取、管理、使用和退還過程中存在以下行為的，視為違規(guī)：未經(jīng)批準(zhǔn)擅自收取或退還保證金。擅自提高或降低保證金收取標(biāo)準(zhǔn)。挪用保證金。未按規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理。未及時(shí)核對(duì)保證金情況或隱瞞差異。其他違反本制度及相關(guān)法律法規(guī)的行為。（二）處理措施1.對(duì)于違規(guī)行為，一經(jīng)查實(shí)，將視情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人警告、罰款、降職、撤職等處分。2.因違規(guī)行為給公司/組織或?qū)Ψ皆斐蓳p失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。