PAGE規(guī)范油卡充值核算制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司油卡充值的核算流程，確保油卡充值業(yè)務(wù)的財務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、清晰，加強對油卡資金的管理與監(jiān)督，提高資金使用效率，防范財務(wù)風(fēng)險，保障公司的正常運營。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及油卡充值的部門和業(yè)務(wù)活動，包括但不限于車輛管理部門、采購部門、財務(wù)部門等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保油卡充值核算工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：油卡充值的記錄、核算應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，如實反映公司油卡資金的收支情況。3.及時性原則：及時記錄和核算油卡充值業(yè)務(wù)，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的時效性，為公司決策提供及時有效的支持。4.保密性原則：涉及油卡充值的財務(wù)信息和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、油卡充值管理職責(zé)（一）車輛管理部門1.根據(jù)公司車輛使用情況和業(yè)務(wù)需求，合理制定油卡充值計劃，并提交至采購部門。2.負(fù)責(zé)油卡的日常保管和使用登記，確保油卡的安全與正常使用。3.定期核對油卡的使用記錄，與實際行駛里程、油耗等情況進行比對分析，發(fā)現(xiàn)異常及時報告。（二）采購部門1.根據(jù)車輛管理部門提交的油卡充值計劃，負(fù)責(zé)與指定的加油站或油卡供應(yīng)商進行溝通協(xié)調(diào)，辦理油卡充值業(yè)務(wù)。2.審核油卡充值的相關(guān)票據(jù)和合同，確保充值信息準(zhǔn)確無誤，并及時提交給財務(wù)部門。3.跟蹤油卡充值的辦理進度，確保充值及時到賬，保障車輛的正常用油。（三）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)建立健全油卡充值的財務(wù)核算體系，制定相應(yīng)的會計科目和核算方法。2.審核油卡充值的相關(guān)憑證，確保憑證的真實性、合法性和完整性，并進行賬務(wù)處理。3.定期對油卡充值的財務(wù)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，編制相關(guān)報表，為公司管理層提供決策依據(jù)。4.監(jiān)督油卡充值資金的使用情況，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。三、油卡充值流程（一）充值計劃申報1.每月末，車輛管理部門根據(jù)公司車輛的下月預(yù)計行駛里程、油耗標(biāo)準(zhǔn)以及當(dāng)前油卡余額等情況，編制油卡充值計劃。2.充值計劃應(yīng)詳細(xì)列出每輛車的預(yù)計充值金額、充值時間等信息，并提交至采購部門審核。（二）充值申請審批1.采購部門收到車輛管理部門提交的油卡充值計劃后，對計劃的合理性進行審核。審核內(nèi)容包括車輛行駛里程、油耗情況、油卡余額等是否與實際相符，充值金額是否在預(yù)算范圍內(nèi)等。2.如審核通過，采購部門將充值計劃提交至公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行審批。審批通過后，采購部門方可辦理油卡充值業(yè)務(wù)。（三）充值辦理1.采購部門根據(jù)審批通過的充值計劃，與指定的加油站或油卡供應(yīng)商聯(lián)系，辦理油卡充值手續(xù)。2.在辦理充值業(yè)務(wù)時，采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商提供詳細(xì)的充值發(fā)票或收據(jù)，發(fā)票或收據(jù)上應(yīng)注明油卡卡號、充值金額、充值時間等信息。3.采購部門將充值發(fā)票或收據(jù)及時提交給財務(wù)部門，并填寫油卡充值登記表，詳細(xì)記錄充值日期、充值金額、油卡卡號、供應(yīng)商等信息。（四）充值到賬確認(rèn)1.財務(wù)部門收到采購部門提交的充值發(fā)票或收據(jù)后，首先核對發(fā)票或收據(jù)的真實性、合法性和完整性。2.確認(rèn)充值發(fā)票或收據(jù)無誤后，財務(wù)部門根據(jù)發(fā)票或收據(jù)上的充值金額，在公司財務(wù)系統(tǒng)中進行賬務(wù)處理，并記錄油卡充值的到賬情況。3.財務(wù)部門定期與加油站或油卡供應(yīng)商進行對賬，核實油卡充值的實際到賬金額與發(fā)票金額是否一致，如有差異及時查明原因并進行處理。（五）油卡發(fā)放與使用1.充值到賬后，車輛管理部門根據(jù)公司車輛使用情況，將充值后的油卡發(fā)放給相應(yīng)的駕駛員，并辦理油卡交接手續(xù)。2.駕駛員在使用油卡時，應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的加油流程進行操作，確保加油記錄真實、準(zhǔn)確。每次加油后，駕駛員應(yīng)在加油憑證上簽字確認(rèn)，并及時將加油憑證提交給車輛管理部門。3.車輛管理部門定期對油卡的使用記錄進行整理和核對，與實際行駛里程、油耗等情況進行比對分析，發(fā)現(xiàn)異常及時報告，并查明原因進行處理。四、油卡充值核算方法（一）會計科目設(shè)置1.設(shè)置“預(yù)付賬款油卡充值”科目：用于核算公司預(yù)付給加油站或油卡供應(yīng)商的油卡充值款項。該科目借方登記預(yù)付的油卡充值金額，貸方登記油卡實際使用后結(jié)轉(zhuǎn)的成本金額。2.設(shè)置“管理費用車輛費用燃油費”科目：用于核算公司車輛實際消耗的燃油費用。該科目借方登記根據(jù)油卡使用記錄結(jié)轉(zhuǎn)的燃油費用，貸方根據(jù)實際情況進行結(jié)轉(zhuǎn)或期末結(jié)賬處理。（二）賬務(wù)處理1.充值時：借：預(yù)付賬款油卡充值貸：銀行存款/庫存現(xiàn)金2.油卡實際使用時：根據(jù)車輛管理部門提供的油卡使用記錄，計算實際消耗的燃油費用，并進行賬務(wù)處理。借：管理費用車輛費用燃油費貸：預(yù)付賬款油卡充值3.期末結(jié)賬時：將“管理費用車輛費用燃油費”科目余額結(jié)轉(zhuǎn)至“本年利潤”科目。借：本年利潤貸：管理費用車輛費用燃油費（三）核算要求1.財務(wù)部門應(yīng)按照上述會計科目和賬務(wù)處理方法，準(zhǔn)確、及時地記錄油卡充值和使用情況，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性。2.每月末，財務(wù)部門應(yīng)與車輛管理部門核對油卡充值金額、使用金額以及剩余金額等信息，確保賬實相符。如有差異，應(yīng)及時查明原因并進行調(diào)整。3.對于油卡充值過程中發(fā)生的折扣、優(yōu)惠等情況，財務(wù)部門應(yīng)按照實際支付的金額進行核算，并在相關(guān)憑證上注明折扣、優(yōu)惠的具體情況。五、油卡充值監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對油卡充值業(yè)務(wù)進行審計，檢查油卡充值的核算流程是否合規(guī)，財務(wù)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，資金使用是否合理等。2.審計部門應(yīng)通過查閱相關(guān)憑證、賬目、報表，實地盤點油卡等方式進行審計，并出具審計報告。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）財務(wù)自查1.財務(wù)部門每月對油卡充值業(yè)務(wù)進行自查，檢查會計憑證的編制、賬務(wù)處理是否符合規(guī)定，財務(wù)報表的數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確等。2.財務(wù)自查應(yīng)形成自查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，并將整改情況記錄在案。（三）定期盤點1.車輛管理部門應(yīng)定期對油卡進行盤點，確保油卡的安全與完整。盤點內(nèi)容包括油卡的數(shù)量、卡號、余額等信息。2.盤點結(jié)束后，車輛管理部門應(yīng)編制油卡盤點報告，將盤點結(jié)果與財務(wù)部門的賬目進行核對。如有差異，應(yīng)及時查明原因并進行處理。（四）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括警告、罰款、降職、辭退等。2.對于因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的