PAGE超市如何規(guī)范采購制度超市采購制度規(guī)范一、總則1.目的本采購制度旨在規(guī)范超市采購流程，確保采購活動的合法性、規(guī)范性、透明性和高效性，保障超市商品供應的質量和及時性，降低采購成本，提高超市的經濟效益和市場競爭力。2.適用范圍本制度適用于超市所有采購活動，包括但不限于商品采購、設備采購、服務采購等。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策，確保采購行為合法合規(guī)。公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應商享有平等的參與機會，不得偏袒任何一方。質量優(yōu)先原則：優(yōu)先采購質量可靠、符合市場需求的商品和服務，確保消費者的權益。成本控制原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高超市的盈利能力。廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔自律的規(guī)定，不得接受供應商的賄賂或不正當利益，確保采購活動的廉潔性。二、采購組織與職責1.采購部門設置超市設立獨立的采購部門，負責超市的采購工作。采購部門應根據超市的業(yè)務需求和組織架構，合理設置采購崗位，明確各崗位的職責和權限。2.采購部門職責制定采購計劃：根據超市的銷售情況、庫存狀況和市場需求，制定合理的采購計劃，確保商品的供應滿足超市的經營需要。供應商管理：建立供應商評估和選擇機制，定期對供應商進行評估和考核，確保供應商的質量、信譽和供應能力符合超市的要求。與優(yōu)質供應商建立長期穩(wěn)定的合作關系，爭取更有利的采購條件。采購執(zhí)行：按照采購計劃和相關規(guī)定，組織實施采購活動，包括詢價、比價、議價、簽訂采購合同等，確保采購任務按時、按質、按量完成。采購成本控制：通過市場調研、供應商談判等方式，降低采購成本，提高采購效益。對采購成本進行分析和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。采購風險管理：識別和評估采購過程中的風險，制定相應的風險防范措施，確保采購活動的順利進行。對采購合同的執(zhí)行情況進行跟蹤和監(jiān)督，及時處理合同糾紛和違約事件。信息管理：收集、整理和分析采購相關信息，為超市的決策提供支持。建立采購信息系統(tǒng)，實現(xiàn)采購流程的信息化管理，提高采購工作的效率和透明度。3.其他部門職責銷售部門：及時向采購部門反饋市場需求和銷售情況，為采購計劃的制定提供參考依據。協(xié)助采購部門進行商品的市場調研和供應商開發(fā)。倉庫部門：負責商品的驗收、入庫、保管和發(fā)放工作，確保商品的數量和質量準確無誤。及時向采購部門反饋庫存信息，協(xié)助采購部門合理控制庫存水平。財務部門：負責采購資金的預算、審核和支付工作，確保采購資金的合理使用和安全。對采購成本進行核算和分析，為采購決策提供財務支持。法務部門：審查采購合同的合法性和合規(guī)性，提供法律意見和建議，防范法律風險。處理采購過程中的法律糾紛和訴訟案件。三、采購流程1.采購需求提出銷售部門：根據市場銷售情況和顧客需求，定期向采購部門提交商品采購需求清單，包括商品名稱、規(guī)格、數量、質量要求、交貨時間等。倉庫部門：根據庫存狀況和商品銷售趨勢，及時向采購部門反饋庫存短缺信息，提出補貨需求。其他部門：如超市開展促銷活動、新開店面等需要采購相關商品或服務時，應提前向采購部門提交采購需求申請。2.采購計劃制定采購部門收到采購需求后，應結合市場供應情況、庫存水平、采購周期等因素，制定詳細的采購計劃。采購計劃應明確采購商品的名稱、規(guī)格、數量、質量要求、交貨時間、采購預算等內容，并報相關部門審核批準。3.供應商選擇與評估供應商開發(fā)：采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數據庫。對潛在供應商進行調查和評估，包括供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。供應商選擇：根據采購需求和供應商評估結果，選擇合適的供應商進行采購。采購人員應與選定的供應商進行談判，明確采購商品的價格、質量、交貨時間、付款方式等條款，簽訂采購合同。供應商評估與考核：采購部門應定期對供應商進行評估和考核，評估內容包括供應商的供貨質量、交貨期、價格水平、售后服務等方面。根據評估結果，對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵和優(yōu)先合作機會，對于表現(xiàn)不佳的供應商采取警告、整改、淘汰等措施。4.采購執(zhí)行詢價：采購人員根據采購計劃，向多家供應商發(fā)出詢價函，要求供應商提供商品的報價、規(guī)格、質量標準、交貨時間等信息。比價：采購人員對各供應商的報價進行比較和分析，評估供應商的價格優(yōu)勢和綜合實力。在保證商品質量和交貨期的前提下，選擇價格合理、信譽良好的供應商作為采購對象。議價：采購人員與選定的供應商進行議價，爭取更有利的采購價格和條款。議價過程中，采購人員應充分了解市場行情和供應商的成本結構，運用談判技巧，合理降低采購成本。簽訂采購合同：采購人員與供應商達成一致意見后，簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括商品名稱、規(guī)格、數量、質量標準、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責任等條款。采購合同簽訂后，應及時報相關部門備案。5.采購驗收驗收準備：倉庫部門在收到采購商品前，應做好驗收準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收工具和場地等。初步驗收：采購商品到貨后，驗收人員應按照采購合同和相關標準對商品的數量、規(guī)格、外觀等進行初步驗收。如發(fā)現(xiàn)商品數量不符、規(guī)格錯誤、外觀損壞等問題，應及時通知采購人員和供應商處理。質量驗收：對于需要進行質量檢驗的商品，驗收人員應按照相關標準和檢驗流程進行質量驗收。質量驗收合格的商品方可辦理入庫手續(xù)，質量驗收不合格的商品應及時與供應商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。驗收記錄：驗收人員應做好驗收記錄，包括商品名稱、規(guī)格、數量、質量狀況、驗收時間、驗收人員等信息。驗收記錄應妥善保存，以備后續(xù)查詢和追溯。6.采購付款付款申請：采購部門根據采購合同和驗收情況，填寫付款申請單，注明采購商品的名稱、規(guī)格、數量、金額、付款方式、付款時間等信息，并附上采購合同、驗收報告等相關憑證。付款申請單經采購部門負責人審核簽字后，報財務部門審核。財務審核：財務部門收到付款申請單后，應按照財務管理制度和相關規(guī)定對付款申請進行審核。審核內容包括采購合同的真實性、合法性、完整性，驗收報告的準確性，付款金額的合理性等。財務審核通過后，報總經理審批。付款執(zhí)行：總經理審批通過后，財務部門按照付款申請單的要求，辦理付款手續(xù)。付款方式應按照采購合同的約定執(zhí)行，如支票支付、銀行轉賬、電匯等。財務部門應及時記錄付款信息，確保付款記錄的準確性和完整性。四、采購風險管理1.風險識別與評估采購部門應定期對采購過程中的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、法律風險等。通過建立風險評估指標體系，運用定性和定量相結合的方法，對風險發(fā)生的可能性和影響程度進行評估，確定風險等級。2.風險應對措施市場風險應對：關注市場動態(tài)，加強市場調研和分析，及時掌握市場價格波動、供應短缺等信息。通過與供應商簽訂長期合同、建立戰(zhàn)略合作伙伴關系、套期保值等方式，降低市場風險對采購活動的影響。供應商風險應對：加強供應商管理，建立供應商評估和選擇機制，定期對供應商進行評估和考核。與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，約定違約責任和賠償條款。建立供應商應急管理機制，及時應對供應商突發(fā)情況，確保采購活動的連續(xù)性。質量風險應對：嚴格執(zhí)行采購驗收制度，加強對采購商品的質量檢驗。與供應商簽訂質量保證協(xié)議，要求供應商提供質量合格證明文件。對質量不合格的商品，及時與供應商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。建立質量追溯機制，對出現(xiàn)質量問題的商品進行追溯和處理，防止類似問題再次發(fā)生。合同風險應對：加強采購合同管理，簽訂詳細、規(guī)范的采購合同。對采購合同進行審核和備案，確保合同的合法性、合規(guī)性和完整性。在合同履行過程中，加強對合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時處理合同變更、違約等問題。建立合同糾紛處理機制，妥善處理合同糾紛，維護超市的合法權益。法律風險應對：加強采購人員的法律意識培訓，提高法律風險防范能力。在采購活動中，嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關政策，確保采購行為合法合規(guī)。審查采購合同的合法性和合規(guī)性，及時咨詢法務部門的意見和建議，防范法律風險。處理采購過程中的法律糾紛和訴訟案件，應及時聘請專業(yè)律師進行處理，維護超市的合法權益。五、采購監(jiān)督與審計1.內部監(jiān)督采購部門內部監(jiān)督：采購部門應建立健全內部監(jiān)督機制，加強對采購人員的日常管理和監(jiān)督。定期對采購人員的工作進行檢查和考核，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正和處理。其他部門監(jiān)督：銷售部門、倉庫部門、財務部門等相關部門應按照各自的職責，對采購活動進行監(jiān)督。如發(fā)現(xiàn)采購過程中存在違規(guī)行為或問題，應及時向采購部門提出意見和建議，并向超市管理層報告。2.審計監(jiān)督定期審計：超市應定期對采購活動進行審計，審計內容包括采購計劃的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購成本的控制情況、采購商品的質量和驗收情況等。審計部門應制定詳細的審計計劃和審計方案，按照審計程序進行審計工作，確保審計結果的真實性和可靠性。專項審計：對于重大采購項目或存在問題的采購事項，超市應及時開展專項審計。專項審計應深入調查采購過程中的各個環(huán)節(jié)，分析問題產生的原因，提出改進措施和建議，為超市管理層決策提供參考依據。審計結果處理：審計部門應及時向超市管理層提交審計報告，報告審計