PAGE采購部規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強公司采購工作的管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的高效、透明、廉潔，保障公司生產經營活動的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司采購部及與采購活動相關的所有部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益，實現(xiàn)公司利益最大化。3.公開透明原則：采購過程應公開、公正、透明，接受公司內部監(jiān)督和相關部門的檢查。4.誠實守信原則：采購人員應誠實守信，嚴格履行合同約定，維護公司信譽。二、采購流程（一）采購申請1.各部門根據(jù)生產經營需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等信息。2.《采購申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至采購部。（二）采購審批1.采購部收到《采購申請表》后，對采購申請進行初步審核，核實采購需求的合理性和必要性。2.根據(jù)采購金額大小，按照公司規(guī)定的審批權限進行審批。采購金額較小的，由采購部經理審批；采購金額較大的，需報公司分管領導或總經理審批。（三）供應商選擇與管理1.供應商開發(fā)采購部通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。對潛在供應商進行實地考察和評估，包括供應商的生產能力、質量控制、價格水平、售后服務等方面。經考察合格的供應商，納入公司合格供應商名錄。2.供應商評估與考核采購部定期對供應商進行評估和考核，評估內容包括交貨期、產品質量、價格、售后服務等方面。根據(jù)評估結果，對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對于不符合要求的供應商進行淘汰。3.供應商選擇根據(jù)采購需求，從合格供應商名錄中選擇合適的供應商進行采購。采購人員與供應商進行溝通協(xié)商，確定采購價格、交貨期、質量標準等條款，并簽訂采購合同。（四）采購實施1.采購人員根據(jù)采購合同要求，向供應商下達采購訂單，明確采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、交貨期等信息。2.供應商按照采購訂單要求組織生產和發(fā)貨，采購人員及時跟蹤采購進度，確保物資按時、按質、按量供應。3.對于重要物資或采購金額較大的項目，采購部可派人到供應商現(xiàn)場進行監(jiān)造或驗收。（五）驗收與入庫1.物資到貨后，采購部通知相關部門進行驗收。驗收人員按照采購合同和相關標準對物資的數(shù)量、質量、規(guī)格型號等進行檢驗。2.驗收合格的物資，辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》，并將物資存放到指定倉庫。驗收不合格的物資，采購部及時與供應商溝通協(xié)商，要求供應商采取補貨、換貨或退貨等措施。（六）付款結算1.采購部根據(jù)采購合同和驗收情況，填寫《付款申請單》，附上相關發(fā)票、入庫單等憑證，提交至財務部門審核。2.財務部門審核無誤后，按照公司規(guī)定的付款流程進行付款結算。付款方式包括支票、匯票、電匯等。三、采購預算管理（一）預算編制1.采購部根據(jù)公司年度生產經營計劃和采購需求，編制年度采購預算。采購預算應詳細列出各類采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預計采購金額等信息。2.年度采購預算經公司財務部門審核、公司分管領導審批后，報公司總經理辦公會審議通過。（二）預算執(zhí)行與控制1.采購部嚴格按照采購預算執(zhí)行采購活動，不得超預算采購。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照公司規(guī)定的預算調整程序進行申請和審批。2.財務部門定期對采購預算的執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，并向公司管理層匯報。對于預算執(zhí)行偏差較大的情況，及時采取措施進行糾正。四、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購人員在與供應商簽訂采購合同前，應將合同草本提交至公司法務部門進行審核。法務部門重點審查合同條款的合法性、完整性和準確性，確保合同風險可控。2.經法務部門審核通過的合同草本，由采購部與供應商簽訂正式采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。（二）合同履行1.采購部和供應商應嚴格按照采購合同約定履行各自的義務。采購人員應及時跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.如因供應商原因導致合同無法按時履行或出現(xiàn)質量問題，采購部應按照合同約定追究供應商的違約責任，并采取相應的措施減少公司損失。（三）合同變更與解除1.在采購合同履行過程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要變更或解除合同，采購部應及時與供應商協(xié)商，并簽訂相關變更或解除協(xié)議。2.合同變更或解除協(xié)議應報公司法務部門備案，并按照公司規(guī)定的流程進行審批。（四）合同歸檔采購合同簽訂后，采購部應及時將合同原件及相關資料進行歸檔保存。合同檔案應包括合同草本、正式合同、補充協(xié)議、驗收報告、付款憑證等資料，以便日后查閱和審計。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、付款風險等。2.針對識別出的風險，采購部應分析其發(fā)生的可能性和影響程度，并制定相應的風險應對措施。（二）風險應對措施1.市場風險應對加強市場調研，及時掌握市場動態(tài)和價格變化趨勢，合理安排采購計劃，避免因市場波動導致采購成本增加。與供應商建立長期穩(wěn)定的合作關系，爭取更有利的采購價格和條款。2.供應商風險應對對供應商進行嚴格的評估和管理，選擇信譽良好實力較強的供應商合作。與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，約束供應商行為。定期對供應商進行考核，對于表現(xiàn)不佳的供應商及時進行調整或淘汰。3.質量風險應對加強對采購物資的質量檢驗，嚴格按照相關標準和合同要求進行驗收。要求供應商提供質量保證文件和售后服務承諾，確保采購物資質量可靠。對于質量不合格的物資，及時與供應商溝通協(xié)商，要求供應商采取整改措施或退換貨。4.合同風險應對加強合同管理，嚴格按照合同簽訂流程進行操作，確保合同條款合法合規(guī)、完整準確。定期對合同執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。如發(fā)生合同糾紛，及時咨詢公司法務部門，通過法律途徑維護公司合法權益。5.付款風險應對建立嚴格的付款審批制度，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。加強與財務部門的溝通協(xié)調，及時掌握公司資金狀況，合理安排付款時間和金額。對于長期拖欠貨款的供應商，采取相應的催款措施，必要時通過法律手段解決。六、采購監(jiān)督與審計（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對采購部的采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購成本是否合理等方面。2.采購部應定期向公司管理層匯報采購工作情況，接受公司內部監(jiān)督和檢查。（二）外部監(jiān)督1.公司采購活動接受政府相關部門的監(jiān)督檢查，采購部應積極配合政府部門的工作，如實提供相關資料和信息。2.公司應建立健全投訴舉報機制，接受供應商和公司內部員工的投訴舉報，對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違紀行為，依法依規(guī)進行處理。七、采購人員行為規(guī)范（一）職業(yè)道德1.采購人員應遵守國家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度，誠實守信，廉潔奉公，不得利用職務之便謀取私利。2.采購人員應保守公司商業(yè)秘密，不得泄露公司采購信息和供應商信息。（二）工作紀律1.采購人員應按時上下班，遵守公司考勤制度，不得無故曠工、遲到早退。2.采購人員應認真履行工作職責，積極主動完成采購任務，不得推諉扯皮、敷衍塞責。3.采購人員應保持良好的工作態(tài)度和溝通能力，與公司內部各部門和供應商建立良好的合作關系。（三）廉潔自律1.采購人員不得接受供應