PAGE規(guī)范性文件查閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司規(guī)范性文件的管理，保障公司及員工的合法權(quán)益，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有規(guī)范性文件的查閱、使用及管理。（三）規(guī)范性文件定義本制度所稱規(guī)范性文件，是指公司在履行職能過程中制定的，具有普遍約束力、能夠反復(fù)適用的文件，包括但不限于公司章程、規(guī)章制度、辦法、細(xì)則、通知、通告等。（四）基本原則1.依法合規(guī)原則：規(guī)范性文件的制定、查閱、使用及管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.公開透明原則：除涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私等不宜公開的內(nèi)容外，規(guī)范性文件應(yīng)向公司員工公開，方便查閱。3.及時(shí)準(zhǔn)確原則：確保規(guī)范性文件的內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，及時(shí)更新，以適應(yīng)公司發(fā)展和業(yè)務(wù)變化的需要。4.安全保密原則：加強(qiáng)對規(guī)范性文件的安全保密管理，防止文件泄露、丟失或被篡改。二、規(guī)范性文件的制定與發(fā)布（一）制定主體1.公司董事會(huì)負(fù)責(zé)制定公司章程等重大規(guī)范性文件。2.公司各職能部門根據(jù)職責(zé)權(quán)限，負(fù)責(zé)制定本部門相關(guān)的規(guī)范性文件。3.涉及多個(gè)部門的規(guī)范性文件，由相關(guān)部門聯(lián)合起草，共同協(xié)商確定文件內(nèi)容。（二）制定程序1.立項(xiàng)：各部門根據(jù)工作需要，提出規(guī)范性文件制定項(xiàng)目建議，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后立項(xiàng)。2.起草：責(zé)任部門按照立項(xiàng)要求，組織人員進(jìn)行文件起草工作。起草過程中應(yīng)充分調(diào)研，廣泛征求意見，確保文件內(nèi)容符合實(shí)際情況和公司發(fā)展戰(zhàn)略。3.審核：起草完成的規(guī)范性文件應(yīng)提交公司相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括文件的合法性、合規(guī)性、合理性、準(zhǔn)確性等。審核部門應(yīng)提出明確的審核意見，反饋給起草部門進(jìn)行修改完善。4.簽發(fā)：經(jīng)審核通過的規(guī)范性文件，按照公司規(guī)定的審批流程，由相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。5.發(fā)布：規(guī)范性文件以公司正式文件形式發(fā)布，發(fā)布渠道包括公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、公告欄等，確保全體員工能夠及時(shí)知曉。（三）文件編號(hào)與標(biāo)識(shí)1.規(guī)范性文件應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)規(guī)則由公司行政部門制定。編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)文件的類別、年份、順序號(hào)等信息，便于文件的識(shí)別和管理。2.對于涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私等特殊文件，應(yīng)在文件上標(biāo)注相應(yīng)的密級(jí)標(biāo)識(shí)，并按照公司保密制度進(jìn)行管理。三、規(guī)范性文件的查閱（一）查閱權(quán)限1.公司員工有權(quán)查閱與其工作相關(guān)的規(guī)范性文件。2.因工作需要，外部單位或個(gè)人經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以查閱公司相關(guān)規(guī)范性文件，但必須遵守公司的保密規(guī)定。（二）查閱方式1.公司內(nèi)部員工可通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)在線查閱規(guī)范性文件。系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置便捷的檢索功能，方便員工快速查找所需文件。2.對于未在辦公系統(tǒng)發(fā)布的規(guī)范性文件，員工可向行政部門提出查閱申請，行政部門應(yīng)在收到申請后的[X]個(gè)工作日內(nèi)提供文件復(fù)印件或電子文檔。3.外部單位或個(gè)人查閱規(guī)范性文件，應(yīng)提前向公司行政部門提交查閱申請，注明查閱目的、范圍等信息。行政部門審核通過后，安排專人負(fù)責(zé)接待查閱，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱。查閱過程中，查閱人員不得擅自復(fù)制、拍照、記錄文件內(nèi)容。（三）查閱申請與審批1.公司員工查閱規(guī)范性文件，應(yīng)填寫《規(guī)范性文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、文號(hào)、查閱目的等信息，提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并將申請表交行政部門備案。2.外部單位或個(gè)人查閱規(guī)范性文件，應(yīng)填寫《規(guī)范性文件查閱申請表》，加蓋單位公章，并提供相關(guān)證明材料，經(jīng)公司對口業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，將申請表交行政部門辦理查閱手續(xù)。行政部門應(yīng)在收到申請后的[X]個(gè)工作日內(nèi)與查閱人員聯(lián)系，安排查閱事宜。（四）查閱記錄1.行政部門應(yīng)建立規(guī)范性文件查閱登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱文件名稱、文號(hào)、查閱目的等信息。查閱登記臺(tái)賬應(yīng)妥善保管，保存期限為[X]年。2.對于外部單位或個(gè)人的查閱記錄，應(yīng)包括查閱申請審批表、查閱人員身份證明復(fù)印件、查閱過程記錄等相關(guān)材料，一并歸檔保存。四、規(guī)范性文件的使用（一）使用范圍公司員工在履行工作職責(zé)過程中，可根據(jù)實(shí)際需要使用規(guī)范性文件，但必須遵守文件規(guī)定和公司相關(guān)制度。（二）使用要求1.員工應(yīng)妥善保管所查閱的規(guī)范性文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或泄露給他人。2.使用規(guī)范性文件時(shí)，應(yīng)按照文件規(guī)定的程序和要求進(jìn)行操作，確保工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.如需對規(guī)范性文件進(jìn)行引用或參考，應(yīng)注明文件名稱、文號(hào)及發(fā)布時(shí)間等信息，不得斷章取義或歪曲文件原意。（三）文件修訂與廢止1.隨著公司發(fā)展和業(yè)務(wù)變化，規(guī)范性文件需要進(jìn)行修訂或廢止的，由原起草部門或相關(guān)部門提出修訂或廢止建議，按照制定程序進(jìn)行審核、批準(zhǔn)后實(shí)施。2.規(guī)范性文件修訂后，應(yīng)及時(shí)發(fā)布新的版本，并通知相關(guān)部門和人員。同時(shí)，應(yīng)明確修訂前后文件的銜接關(guān)系，避免因文件修訂給工作帶來不便。3.廢止的規(guī)范性文件應(yīng)及時(shí)從公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、公告欄等發(fā)布渠道刪除，并在公司檔案管理部門進(jìn)行備案。五、規(guī)范性文件的保管與歸檔（一）保管責(zé)任1.公司行政部門負(fù)責(zé)規(guī)范性文件的集中保管工作，確保文件的安全、完整。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門規(guī)范性文件的收集、整理和保管工作，并定期向行政部門移交。（二）保管方式1.規(guī)范性文件應(yīng)以紙質(zhì)和電子兩種形式進(jìn)行保管。紙質(zhì)文件應(yīng)分類存放，建立文件檔案柜，按照文件編號(hào)順序排列，便于查找和借閱。2.電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，按照文件類別、年份等進(jìn)行分類文件夾管理，并建立相應(yīng)的索引目錄，方便快速檢索。3.對于重要的規(guī)范性文件，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е挛募G失。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的可用性。（三）歸檔要求1.規(guī)范性文件形成后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全完整，包括文件正本、副本、起草說明、審核意見、簽發(fā)文件等相關(guān)材料。2.歸檔文件應(yīng)按照文件編號(hào)順序進(jìn)行裝訂，編制歸檔目錄，注明文件名稱、文號(hào)、日期、保管期限等信息。3.電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)確保文件格式的通用性和可讀性，并與紙質(zhì)文件內(nèi)容保持一致。電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在長期保存的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移，防止數(shù)據(jù)丟失。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督主體公司行政部門負(fù)責(zé)對規(guī)范性文件的查閱、使用及管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.規(guī)范性文件的制定程序是否符合規(guī)定，文件內(nèi)容是否合法合規(guī)。2.規(guī)范性文件的查閱、使用是否按照規(guī)定的權(quán)限和程序進(jìn)行，查閱記錄是否完整準(zhǔn)確。3.規(guī)范性文件的保管與歸檔是否符合要求，文件是否安全完整。（三）檢查方式1.定期檢查：行政部門每年定期對規(guī)范性文件的管理情況進(jìn)行全面檢查，檢查結(jié)果形成報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。2.不定期抽查：行政部門根據(jù)工作需要，不定期對規(guī)范性文件的查閱、使用及保管情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（四）責(zé)任追究對于違反本制度規(guī)