PAGE對公采購制度規(guī)范一、總則（一）目的為規(guī)范公司/組織的對公采購行為，加強采購管理，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，控制采購成本，防范采購風險，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門涉及的所有對公采購活動，包括但不限于辦公用品、設(shè)備采購、服務采購、工程采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正的原則，對待所有供應商，不得偏袒任何一方。3.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。4.誠信原則：采購活動各方應誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務。二、采購流程（一）采購需求提出1.各部門根據(jù)工作需要，定期梳理采購需求，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算、用途等信息。2.《采購申請表》由部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到《采購申請表》后，對采購需求進行初步審核，核實需求的合理性和必要性。2.根據(jù)采購金額大小，按照公司/組織的審批權(quán)限進行審批。采購金額較小的，由采購部門負責人審批；采購金額較大的，需提交公司高層領(lǐng)導審批。3.審批通過后，采購部門進入采購執(zhí)行環(huán)節(jié)；審批不通過的，采購部門應及時與需求部門溝通，說明原因，協(xié)商解決方案。（三）采購方式選擇1.根據(jù)采購物品或服務的特點、市場供應情況等因素，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等。2.公開招標適用于采購金額較大、技術(shù)復雜、潛在供應商較多的項目；邀請招標適用于具有特定資格要求、供應商數(shù)量有限的項目；競爭性談判適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的項目；單一來源采購適用于只能從唯一供應商處采購、發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購等情形；詢價采購適用于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的項目。3.采購部門應按照相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定，履行相應的采購方式審批程序，并在采購文件中明確采購方式及理由。（四）供應商選擇與管理1.供應商篩選采購部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。根據(jù)采購需求和供應商資質(zhì)要求，對供應商進行篩選，確定潛在供應商名單。2.供應商評估采購部門組織相關(guān)人員對潛在供應商進行實地考察或評估，了解供應商的生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、服務水平、信譽狀況等。對供應商進行綜合評分，評分內(nèi)容包括但不限于企業(yè)資質(zhì)、業(yè)績表現(xiàn)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等。3.供應商確定根據(jù)評估結(jié)果，選擇得分較高的供應商作為中標候選人或合作供應商。對于重大采購項目，應將中標候選人名單提交公司高層領(lǐng)導審批后確定最終供應商。4.供應商管理采購部門與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務，包括采購物品或服務的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務等條款。定期對供應商進行評價和考核，根據(jù)評價結(jié)果決定是否繼續(xù)合作或調(diào)整合作策略。建立供應商激勵機制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵；對出現(xiàn)問題的供應商，采取相應的懲罰措施，直至終止合作。（五）采購合同簽訂1.采購部門根據(jù)審批通過的采購文件和選定的供應商，起草采購合同。2.采購合同應明確雙方的權(quán)利和義務，包括采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。3.采購合同由采購部門負責人審核簽字后，提交公司法律部門或?qū)I(yè)法律顧問進行合法性審查。4.經(jīng)法律審查通過的采購合同，由公司法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章，并加蓋公司公章。5.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如財務部門、需求部門等，以便各部門履行相應職責。（六）采購執(zhí)行與跟蹤1.采購部門按照采購合同約定，向供應商下達采購訂單，明確采購物品或服務的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息。2.供應商應按照采購訂單要求組織生產(chǎn)或提供服務，并按時交貨。采購部門應跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保采購任務按時完成。3.在采購執(zhí)行過程中，如發(fā)生變更或不可抗力等情況，采購部門應及時與供應商協(xié)商解決，并按照公司/組織規(guī)定履行相應的審批程序。（七）驗收與付款1.驗收采購物品或服務到貨后，需求部門應按照采購合同約定的質(zhì)量標準進行驗收。驗收合格的，需求部門應填寫《驗收報告》，經(jīng)部門負責人簽字確認后提交采購部門；驗收不合格的，需求部門應及時通知采購部門，采購部門負責與供應商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補貨等。2.付款采購部門根據(jù)驗收報告和采購合同約定，填寫《付款申請表》，提交財務部門審核。財務部門審核通過后，按照公司/組織的財務制度和付款流程進行付款。付款方式應與采購合同約定一致，一般包括支票、匯票、電匯、轉(zhuǎn)賬等。對于分期付款的采購項目，采購部門應按照合同約定的付款節(jié)點，及時提交付款申請，確保付款進度與采購進度相匹配。三、采購預算管理（一）預算編制1.各部門應根據(jù)年度工作計劃和實際工作需要，編制本部門的采購預算。采購預算應明確采購項目、采購金額、采購時間等信息，并確保預算的合理性和準確性。2.采購部門負責匯總各部門的采購預算，結(jié)合公司/組織的整體戰(zhàn)略目標和財務狀況，編制公司/組織年度采購預算草案。3.年度采購預算草案經(jīng)公司高層領(lǐng)導審核通過后，提交公司董事會或相關(guān)決策機構(gòu)審批。（二）預算執(zhí)行與控制1.采購部門應嚴格按照批準的采購預算執(zhí)行采購活動，不得超預算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預算，應按照公司/組織規(guī)定履行相應的審批程序。2.財務部門負責對采購預算的執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，定期向公司高層領(lǐng)導匯報采購預算執(zhí)行情況。如發(fā)現(xiàn)預算執(zhí)行偏差較大，應及時采取措施進行調(diào)整和糾正。（三）預算調(diào)整1.在采購預算執(zhí)行過程中，如遇市場價格波動、政策變化、業(yè)務需求調(diào)整等因素，導致原采購預算無法滿足實際需要時，采購部門應及時提出預算調(diào)整申請。2.預算調(diào)整申請應詳細說明調(diào)整的原因、調(diào)整的金額、調(diào)整后的預算安排等內(nèi)容，并提交相關(guān)部門進行審核。3.預算調(diào)整申請經(jīng)公司高層領(lǐng)導審批通過后，由財務部門對采購預算進行相應調(diào)整。四、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約、質(zhì)量問題、價格波動、法律風險等。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法，對識別出的風險進行評估，確定風險的等級和影響程度。（二）風險應對措施1.根據(jù)風險評估結(jié)果，制定相應的風險應對措施。對于高風險因素，應采取重點監(jiān)控、加強管理等措施；對于中風險因素，應采取適當?shù)目刂拼胧?，降低風險發(fā)生的可能性；對于低風險因素，應進行定期監(jiān)測，確保風險處于可控狀態(tài)。2.建立供應商風險預警機制，對供應商的經(jīng)營狀況、財務狀況、信用狀況等進行實時監(jiān)測，及時發(fā)現(xiàn)潛在風險，采取相應的防范措施。3.加強采購合同管理，明確雙方的權(quán)利和義務，約定違約責任和爭議解決方式，降低法律風險。4.建立采購信息保密制度，防止采購信息泄露，避免因信息泄露導致的風險。（三）風險監(jiān)控與改進1.采購部門應定期對采購風險應對措施的執(zhí)行情況進行監(jiān)控和評估，確保風險得到有效控制。2.根據(jù)風險監(jiān)控結(jié)果，及時總結(jié)經(jīng)驗教訓，對采購制度規(guī)范進行修訂和完善，不斷提高采購風險管理水平。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計部門負責對采購活動進行定期審計和監(jiān)督，檢查采購制度規(guī)范的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.采購部門應定期向公司高層領(lǐng)導匯報采購工作情況，接受公司內(nèi)部的監(jiān)督和檢查。（二）外部監(jiān)督1.積極接受政府相關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會等外部