PAGE展覽報(bào)備制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司展覽活動的管理，規(guī)范展覽報(bào)備流程，確保展覽活動的順利開展，同時保障公司及相關(guān)方的合法權(quán)益，依據(jù)國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司組織、參與的各類展覽活動，包括但不限于商業(yè)展覽、文化展覽、專業(yè)展會等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：展覽活動必須遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及地方相關(guān)政策要求。2.安全有序原則：確保展覽活動的安全進(jìn)行，保障人員、展品及場地的安全，維護(hù)展覽現(xiàn)場的秩序。3.信息準(zhǔn)確原則：報(bào)備信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得隱瞞或虛報(bào)重要事項(xiàng)。4.及時高效原則：相關(guān)部門和人員應(yīng)按照規(guī)定的時間節(jié)點(diǎn)及時完成報(bào)備工作，提高工作效率，確保展覽活動按時推進(jìn)。二、報(bào)備主體及職責(zé)（一）主辦部門1.作為展覽活動的主辦單位，負(fù)責(zé)展覽活動的整體策劃、組織實(shí)施及協(xié)調(diào)工作。2.確定展覽活動的主題、內(nèi)容、規(guī)模、時間、地點(diǎn)等關(guān)鍵要素，并確保符合公司戰(zhàn)略目標(biāo)和市場需求。3.負(fù)責(zé)收集、整理展覽活動所需的各類資料，包括展品信息、宣傳資料、參展人員信息等，并按照本制度要求進(jìn)行報(bào)備。（二）承辦部門1.受主辦部門委托，具體承擔(dān)展覽活動的各項(xiàng)執(zhí)行工作，如場地布置、展品運(yùn)輸、現(xiàn)場服務(wù)等。2.協(xié)助主辦部門完成報(bào)備工作，提供相關(guān)執(zhí)行過程中的詳細(xì)信息，確保報(bào)備內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。3.在展覽活動期間，負(fù)責(zé)現(xiàn)場的管理和協(xié)調(diào)，及時處理各類突發(fā)情況，并向主辦部門匯報(bào)。（三）相關(guān)職能部門1.法務(wù)部門：負(fù)責(zé)審查展覽活動相關(guān)合同、協(xié)議等法律文件，確保其合法合規(guī)。為展覽活動提供法律咨詢服務(wù)，協(xié)助處理可能出現(xiàn)的法律糾紛。2.安全管理部門：制定展覽活動的安全保障方案，包括消防安全、人員安全、展品安全等措施。對展覽場地進(jìn)行安全檢查，確保場地設(shè)施符合安全要求，并在活動期間進(jìn)行安全監(jiān)督。3.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核展覽活動的預(yù)算，確保費(fèi)用支出合理、合規(guī)。對展覽活動的費(fèi)用進(jìn)行核算和管理，確保資金使用透明、準(zhǔn)確。三、報(bào)備內(nèi)容及要求（一）展覽基本信息1.展覽名稱：填寫展覽活動的全稱，應(yīng)準(zhǔn)確反映展覽的主題和內(nèi)容。2.展覽時間：明確展覽活動的具體起止日期，精確到年月日時分。3.展覽地點(diǎn)：詳細(xì)填寫展覽場地的具體地址，包括場館名稱、樓層、展位號等信息。4.展覽規(guī)模：說明展覽的面積、參展商數(shù)量、觀眾預(yù)計(jì)人數(shù)等規(guī)模情況。（二）展品信息1.展品清單：列出參展的各類展品名稱、數(shù)量、規(guī)格、價值等詳細(xì)信息。對于珍貴、易損、特殊展品，需特別注明，并提供相應(yīng)的保護(hù)措施說明。2.展品運(yùn)輸信息：包括展品的運(yùn)輸方式（如陸運(yùn)、空運(yùn)、海運(yùn)等）、運(yùn)輸路線、預(yù)計(jì)運(yùn)輸時間等。如涉及國際運(yùn)輸，還需提供報(bào)關(guān)、報(bào)檢等相關(guān)手續(xù)的辦理情況。（三）參展人員信息1.參展人員名單：包括參展公司的工作人員、參展代表等，提供姓名、性別、年齡、職務(wù)、聯(lián)系方式等詳細(xì)信息。2.人員培訓(xùn)情況：如有對參展人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)的，需說明培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)師資等情況。（四）宣傳推廣計(jì)劃1.宣傳資料：提供展覽活動的宣傳海報(bào)、宣傳單頁、宣傳視頻等資料的樣稿，確保內(nèi)容符合法律法規(guī)及公司宣傳規(guī)范要求。2.宣傳渠道：說明將采用的宣傳渠道，如線上媒體（網(wǎng)站、社交媒體、電子郵件等）、線下媒體（報(bào)紙、雜志、戶外廣告等），以及預(yù)計(jì)的宣傳投放時間和范圍。（五）安全保障措施1.安全管理制度：制定展覽活動期間的安全管理制度，包括人員安全管理、展品安全管理、消防安全管理、應(yīng)急處置預(yù)案等內(nèi)容。2.安全設(shè)施配備：說明展覽場地配備的安全設(shè)施情況，如消防設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備、安保人員數(shù)量及分布等。（六）應(yīng)急預(yù)案1.突發(fā)事件類型：分析展覽活動可能面臨的各類突發(fā)事件，如火災(zāi)、地震、人員突發(fā)疾病、展品丟失或損壞等。2.應(yīng)急處置流程：針對不同類型的突發(fā)事件，制定詳細(xì)的應(yīng)急處置流程，明確各部門和人員的職責(zé)分工、應(yīng)急響應(yīng)措施、后續(xù)處理程序等。（七）其他需要報(bào)備的事項(xiàng)根據(jù)展覽活動的具體情況，如有其他需要特別說明或報(bào)備的事項(xiàng)，應(yīng)詳細(xì)填寫在報(bào)備文檔中。（八）報(bào)備要求1.報(bào)備信息應(yīng)使用A4紙張打印或電子文檔形式提交，內(nèi)容應(yīng)清晰、完整、準(zhǔn)確，不得涂改。2.所有報(bào)備資料應(yīng)加蓋公司公章，并由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.對于重要展覽活動或涉及重大事項(xiàng)的展覽，應(yīng)提前[X]個工作日完成報(bào)備工作，以便公司進(jìn)行充分的審核和準(zhǔn)備。四、報(bào)備流程（一）準(zhǔn)備階段1.主辦部門根據(jù)展覽活動的計(jì)劃安排，確定需要報(bào)備的內(nèi)容，并組織相關(guān)人員收集、整理各類報(bào)備資料。2.承辦部門協(xié)助主辦部門進(jìn)行資料準(zhǔn)備工作，對涉及本部門職責(zé)范圍內(nèi)的信息進(jìn)行核實(shí)和補(bǔ)充。3.相關(guān)職能部門按照各自職責(zé)，對報(bào)備資料進(jìn)行初步審核，提出修改意見或建議。（二）提交報(bào)備1.主辦部門將準(zhǔn)備齊全的報(bào)備資料提交至公司展覽報(bào)備管理部門（以下簡稱“報(bào)備部門”）。2.提交報(bào)備時，應(yīng)填寫《展覽報(bào)備申請表》，詳細(xì)說明展覽活動的基本情況、報(bào)備原因及資料清單等內(nèi)容。（三）審核階段1.報(bào)備部門收到報(bào)備資料后，按照本制度及相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括資料的完整性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性等方面。2.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，報(bào)備部門及時與主辦部門溝通，要求其補(bǔ)充或修改相關(guān)資料。主辦部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成整改，并重新提交審核。3.涉及多個部門職責(zé)的報(bào)備事項(xiàng)，報(bào)備部門組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合審核，共同研究解決審核中出現(xiàn)的問題。（四）審批階段1.經(jīng)審核通過的報(bào)備資料，提交至公司管理層進(jìn)行審批。審批流程根據(jù)展覽活動的規(guī)模、重要性等因素確定，一般分為部門負(fù)責(zé)人審批、分管領(lǐng)導(dǎo)審批、總經(jīng)理審批等環(huán)節(jié)。2.管理層審批通過后，報(bào)備部門向主辦部門發(fā)出《展覽報(bào)備審批通知書》，明確告知其展覽報(bào)備已獲批準(zhǔn)，并可按照計(jì)劃開展展覽活動。（五）備案存檔1.主辦部門將《展覽報(bào)備申請表》、審批通知書及全套報(bào)備資料進(jìn)行整理歸檔，作為公司展覽活動管理的重要文件資料保存。2.報(bào)備部門定期對已完成報(bào)備的展覽活動資料進(jìn)行匯總分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為后續(xù)展覽活動的報(bào)備工作提供參考。五、變更與撤銷（一）變更1.在展覽活動實(shí)施過程中，如因特殊原因需要對已報(bào)備的內(nèi)容進(jìn)行變更，主辦部門應(yīng)提前向報(bào)備部門提交《展覽變更申請表》，詳細(xì)說明變更的事項(xiàng)、原因及預(yù)計(jì)影響。2.報(bào)備部門收到變更申請后，按照本制度要求進(jìn)行審核，并組織相關(guān)部門進(jìn)行評估。如變更事項(xiàng)對展覽活動的安全、合法性、整體效果等方面可能產(chǎn)生重大影響的，需重新履行審批程序。3.經(jīng)批準(zhǔn)的變更事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門和人員，并確保所有涉及變更的信息在展覽活動現(xiàn)場及宣傳資料等方面得到準(zhǔn)確更新。（二）撤銷1.如展覽活動因故需要撤銷，主辦部門應(yīng)提前向報(bào)備部門提交《展覽撤銷申請表》，說明撤銷的原因及預(yù)計(jì)完成時間。2.報(bào)備部門收到撤銷申請后，核實(shí)相關(guān)情況，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門做好后續(xù)工作，如通知參展商、觀眾，處理場地租賃、展品運(yùn)輸?shù)认嚓P(guān)事宜。3.展覽活動撤銷后，主辦部門應(yīng)及時將相關(guān)資料歸檔保存，并對因展覽活動撤銷可能產(chǎn)生的法律責(zé)任、經(jīng)濟(jì)糾紛等問題進(jìn)行妥善處理。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司設(shè)立展覽活動監(jiān)督小組，成員由報(bào)備部門、主辦部門、承辦部門及相關(guān)職能部門人員組成。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對展覽活動的籌備、實(shí)施過程進(jìn)行全程監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對展覽活動的進(jìn)展情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查報(bào)備制度的執(zhí)行情況、安全保障措施的落實(shí)情況、宣傳推廣效果等方面。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。3.主辦部門和承辦部門應(yīng)定期向監(jiān)督小組匯報(bào)展覽活動的工作進(jìn)展情況，主動接受監(jiān)督檢查。（二）外部監(jiān)督1.積極配合政府相關(guān)部門對展覽活動的監(jiān)督檢查，及時提供所需的報(bào)備資料和相關(guān)信息。2.對于涉及公眾利益的展覽活動，通過適當(dāng)方式向社會公開展覽活動的報(bào)備情況及相關(guān)信息，接受社會公眾的監(jiān)督。七、罰則（一）對違反本制度的部門和個人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：1.對于未按照規(guī)定進(jìn)行展覽報(bào)備的部門或個人，責(zé)令其限期改正，并給予警告處分。2.因未報(bào)備或報(bào)備信息不實(shí)導(dǎo)致展覽活動出現(xiàn)安全事故、法律糾紛等問題的，對相關(guān)責(zé)任部門和個人進(jìn)行嚴(yán)肅問責(zé)，依法依規(guī)追究其責(zé)任，并視損失情況要求其承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。3.對于在展覽活