PAGE學(xué)生會(huì)開會(huì)制度規(guī)范一、總則1.目的為了確保學(xué)生會(huì)各項(xiàng)工作的高效開展，規(guī)范會(huì)議組織與管理流程，提高會(huì)議效率與質(zhì)量，特制定本開會(huì)制度規(guī)范。本制度旨在明確學(xué)生會(huì)會(huì)議的各項(xiàng)要求，保障信息傳達(dá)的及時(shí)準(zhǔn)確，促進(jìn)成員間的溝通協(xié)作，推動(dòng)學(xué)生會(huì)工作的順利進(jìn)行。2.適用范圍本制度適用于學(xué)生會(huì)全體成員，包括學(xué)生會(huì)主席團(tuán)、各部門部長(zhǎng)、副部長(zhǎng)及干事。學(xué)生會(huì)組織召開的各類會(huì)議，如例會(huì)、工作部署會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、臨時(shí)緊急會(huì)議等，均需遵循本制度規(guī)范。3.基本原則民主集中原則：會(huì)議決策過程中充分發(fā)揚(yáng)民主，廣泛聽取成員意見，同時(shí)實(shí)行正確的集中，確保決策的科學(xué)性和有效性。高效務(wù)實(shí)原則：精簡(jiǎn)會(huì)議流程，提高會(huì)議效率，注重會(huì)議內(nèi)容的務(wù)實(shí)性，切實(shí)解決實(shí)際問題，避免形式主義。嚴(yán)肅規(guī)范原則：嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律，規(guī)范會(huì)議組織程序，確保會(huì)議的嚴(yán)肅性和規(guī)范性，維護(hù)良好的會(huì)議秩序。二、會(huì)議分類及職責(zé)分工1.例會(huì)召開周期：每周[X]固定時(shí)間召開。參會(huì)人員：學(xué)生會(huì)全體成員。主要內(nèi)容：總結(jié)上周工作進(jìn)展，匯報(bào)各部門工作情況，交流工作經(jīng)驗(yàn)與問題，部署本周工作計(jì)劃與任務(wù)。職責(zé)分工：學(xué)生會(huì)主席團(tuán)負(fù)責(zé)例會(huì)的整體組織與主持；各部門部長(zhǎng)負(fù)責(zé)匯報(bào)本部門上周工作完成情況及本周工作計(jì)劃；辦公室負(fù)責(zé)例會(huì)的會(huì)議記錄、考勤統(tǒng)計(jì)及會(huì)議資料整理歸檔。2.工作部署會(huì)召開時(shí)機(jī)：根據(jù)學(xué)校或?qū)W院的工作安排、學(xué)生會(huì)重要活動(dòng)策劃或階段性重點(diǎn)工作需要適時(shí)召開。參會(huì)人員：相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及工作人員，必要時(shí)可擴(kuò)大到涉及工作的全體成員。主要內(nèi)容：針對(duì)特定工作任務(wù)或活動(dòng)，詳細(xì)部署工作方案、明確工作目標(biāo)、任務(wù)分工、時(shí)間節(jié)點(diǎn)及質(zhì)量要求等。職責(zé)分工：由負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作的主席團(tuán)成員或部長(zhǎng)發(fā)起并主持會(huì)議；相關(guān)部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)介紹工作任務(wù)詳情及具體分工；辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議記錄及后續(xù)工作跟蹤協(xié)調(diào)。3.經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)召開頻率：根據(jù)實(shí)際情況不定期召開。參會(huì)人員：學(xué)生會(huì)成員中在某項(xiàng)工作或活動(dòng)中表現(xiàn)突出、有成功經(jīng)驗(yàn)的成員，以及希望學(xué)習(xí)借鑒經(jīng)驗(yàn)的其他成員。主要內(nèi)容：分享工作中的成功經(jīng)驗(yàn)、創(chuàng)新做法、遇到的困難及解決辦法等，促進(jìn)成員間的相互學(xué)習(xí)與交流。職責(zé)分工：由發(fā)起部門負(fù)責(zé)組織會(huì)議，確定交流主題及分享人員；分享人員提前準(zhǔn)備經(jīng)驗(yàn)介紹材料；辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議組織協(xié)調(diào)及記錄。4.臨時(shí)緊急會(huì)議召開條件：遇有突發(fā)情況、緊急任務(wù)或需要立即決策的重要事項(xiàng)時(shí)召開。參會(huì)人員：根據(jù)緊急事項(xiàng)涉及范圍確定，可能包括學(xué)生會(huì)部分成員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或特定工作人員。主要內(nèi)容：迅速傳達(dá)緊急情況或任務(wù)信息，商討應(yīng)對(duì)措施及解決方案，做出緊急工作部署。職責(zé)分工：由學(xué)生會(huì)主席團(tuán)或相關(guān)負(fù)責(zé)人根據(jù)緊急情況的性質(zhì)決定會(huì)議召集人；召集人負(fù)責(zé)快速組織會(huì)議，明確會(huì)議議題及要求；參會(huì)人員及時(shí)參與會(huì)議，積極提供建議和解決方案；辦公室做好緊急情況下的特殊會(huì)議記錄及后續(xù)工作安排。三、會(huì)議籌備1.會(huì)議計(jì)劃制定各類會(huì)議發(fā)起部門或負(fù)責(zé)人應(yīng)提前[X]個(gè)工作日制定會(huì)議計(jì)劃，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程及相關(guān)準(zhǔn)備事項(xiàng)等。會(huì)議計(jì)劃應(yīng)通過學(xué)生會(huì)內(nèi)部工作群或其他正式渠道發(fā)布通知，確保參會(huì)人員提前知曉會(huì)議安排。2.會(huì)議資料準(zhǔn)備根據(jù)會(huì)議主題和議程，準(zhǔn)備相關(guān)會(huì)議資料，如工作報(bào)告、活動(dòng)策劃方案、經(jīng)驗(yàn)交流材料、文件資料等。會(huì)議資料應(yīng)提前發(fā)送給參會(huì)人員，以便其提前熟悉內(nèi)容，做好發(fā)言準(zhǔn)備。對(duì)于重要會(huì)議資料，應(yīng)提前打印裝訂成冊(cè)，確保會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)發(fā)放。3.會(huì)議場(chǎng)地安排根據(jù)會(huì)議規(guī)模和性質(zhì)，選擇合適的會(huì)議場(chǎng)地。場(chǎng)地應(yīng)滿足基本的會(huì)議設(shè)施需求，如桌椅、投影儀、音響設(shè)備、麥克風(fēng)等，并保證環(huán)境整潔、安靜。提前檢查會(huì)議場(chǎng)地的設(shè)備運(yùn)行情況，確保會(huì)議期間設(shè)備正常使用。如有需要，安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議設(shè)備的操作與維護(hù)。4.會(huì)議通知發(fā)布會(huì)議通知應(yīng)明確會(huì)議的基本信息，包括主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員要求、會(huì)議議程及注意事項(xiàng)等。通知發(fā)布方式應(yīng)多樣化，確保所有參會(huì)人員能夠及時(shí)收到通知。對(duì)于例會(huì)等定期會(huì)議，可提前在學(xué)生會(huì)內(nèi)部工作群發(fā)布固定格式的通知；對(duì)于臨時(shí)緊急會(huì)議，應(yīng)通過電話、短信、即時(shí)通訊工具等多種方式及時(shí)通知到每位參會(huì)人員，并要求其回復(fù)確認(rèn)是否參加。四、會(huì)議組織與流程1.會(huì)議簽到參會(huì)人員應(yīng)提前[X]分鐘到達(dá)會(huì)議場(chǎng)地進(jìn)行簽到。簽到方式可采用紙質(zhì)簽到表或電子簽到系統(tǒng)，記錄參會(huì)人員姓名、部門、職務(wù)及簽到時(shí)間。辦公室工作人員負(fù)責(zé)會(huì)議簽到工作，對(duì)遲到、缺席人員進(jìn)行記錄，并及時(shí)向會(huì)議主持人匯報(bào)。2.會(huì)議開場(chǎng)會(huì)議主持人應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議場(chǎng)地，準(zhǔn)備好相關(guān)資料和設(shè)備。會(huì)議開始前，主持人應(yīng)確認(rèn)參會(huì)人員到會(huì)情況，宣布會(huì)議紀(jì)律和注意事項(xiàng)。主持人簡(jiǎn)要介紹會(huì)議背景、目的和議程安排，引導(dǎo)參會(huì)人員進(jìn)入會(huì)議主題。3.會(huì)議議程進(jìn)行按照會(huì)議議程順序，依次進(jìn)行各項(xiàng)議題的討論與交流。發(fā)言人員應(yīng)提前做好準(zhǔn)備，圍繞議題清晰、準(zhǔn)確地表達(dá)觀點(diǎn)和意見，避免冗長(zhǎng)、無關(guān)的發(fā)言。參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真傾聽他人發(fā)言，尊重他人意見，如有不同觀點(diǎn)可在適當(dāng)時(shí)候進(jìn)行理性討論和交流，但不得打斷他人發(fā)言或進(jìn)行惡意攻擊。會(huì)議主持人應(yīng)掌控會(huì)議節(jié)奏和方向，適時(shí)引導(dǎo)討論，確保會(huì)議圍繞主題有序進(jìn)行。對(duì)于討論中出現(xiàn)的爭(zhēng)議問題，主持人應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)各方意見，推動(dòng)達(dá)成共識(shí)或提出合理的解決方案。在會(huì)議討論過程中，辦公室工作人員應(yīng)做好會(huì)議記錄。記錄內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、發(fā)言要點(diǎn)、討論結(jié)果及決議事項(xiàng)等。會(huì)議記錄應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確、客觀，確保能夠真實(shí)反映會(huì)議全貌。4.會(huì)議決議與總結(jié)對(duì)于會(huì)議討論形成的決議事項(xiàng)，主持人應(yīng)進(jìn)行明確總結(jié)和強(qiáng)調(diào)，并要求相關(guān)責(zé)任部門或人員負(fù)責(zé)落實(shí)執(zhí)行。決議事項(xiàng)應(yīng)明確責(zé)任主體、工作任務(wù)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。主持人對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，回顧會(huì)議主要內(nèi)容和成果，對(duì)參會(huì)人員的積極參與和配合表示感謝，并鼓勵(lì)大家按照會(huì)議決議認(rèn)真履行職責(zé)，共同推動(dòng)學(xué)生會(huì)工作取得更好成績(jī)。5.會(huì)議結(jié)束主持人宣布會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)有序離開會(huì)議場(chǎng)地。辦公室工作人員負(fù)責(zé)清理會(huì)議場(chǎng)地，整理會(huì)議資料，并將會(huì)議記錄及時(shí)整理歸檔，以便后續(xù)查閱和跟進(jìn)工作進(jìn)展。五、會(huì)議紀(jì)律與要求1.按時(shí)參會(huì)參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)議通知要求的時(shí)間準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退或無故缺席。如有特殊情況不能按時(shí)參會(huì)，應(yīng)提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假，并說明原因。對(duì)于遲到人員，會(huì)議主持人可在會(huì)議開始時(shí)進(jìn)行適當(dāng)提醒；對(duì)于無故缺席人員，應(yīng)按照學(xué)生會(huì)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行批評(píng)教育或紀(jì)律處分。2.遵守會(huì)場(chǎng)秩序參會(huì)人員進(jìn)入會(huì)議場(chǎng)地后，應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得在會(huì)議期間接打電話、玩手機(jī)游戲或做與會(huì)議無關(guān)的事情。保持會(huì)場(chǎng)安靜，不得隨意交頭接耳、大聲喧嘩或在會(huì)場(chǎng)內(nèi)吸煙、吃東西等。如有緊急情況需要離開會(huì)場(chǎng)，應(yīng)向會(huì)議主持人請(qǐng)假并盡快返回。3.積極參與發(fā)言參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真準(zhǔn)備會(huì)議發(fā)言，積極參與會(huì)議討論，圍繞會(huì)議主題發(fā)表自己的觀點(diǎn)和意見，為學(xué)生會(huì)工作的開展提供有益的建議和思路。尊重他人發(fā)言權(quán)利，不得壟斷發(fā)言時(shí)間或壓制他人意見。在討論過程中，應(yīng)保持理性和客觀，以事實(shí)為依據(jù)，以解決問題為導(dǎo)向進(jìn)行交流。4.嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議決議會(huì)議形成的決議事項(xiàng)，參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。各責(zé)任部門或人員應(yīng)按照決議要求制定具體的工作計(jì)劃和措施，確保工作任務(wù)按時(shí)、高質(zhì)量完成。辦公室負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，定期向?qū)W生會(huì)主席團(tuán)匯報(bào)工作進(jìn)展。對(duì)于執(zhí)行不力的部門或人員，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行督促整改，并按照學(xué)生會(huì)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行問責(zé)。六、會(huì)議記錄與存檔1.記錄要求會(huì)議記錄應(yīng)使用專用的會(huì)議記錄本，記錄內(nèi)容應(yīng)字跡清晰、工整，語言簡(jiǎn)潔明了，準(zhǔn)確反映會(huì)議實(shí)際情況。記錄人員應(yīng)如實(shí)記錄會(huì)議發(fā)言內(nèi)容、討論過程及決議事項(xiàng)，不得隨意增減或歪曲事實(shí)。對(duì)于重要觀點(diǎn)和關(guān)鍵數(shù)據(jù)，應(yīng)逐字記錄，確保記錄的準(zhǔn)確性。會(huì)議記錄應(yīng)按照會(huì)議議程順序進(jìn)行記錄，標(biāo)注清楚發(fā)言人員姓名、部門、職務(wù)及發(fā)言時(shí)間，對(duì)于討論過程中的不同意見和觀點(diǎn)應(yīng)詳細(xì)記錄。2.存檔方式每次會(huì)議結(jié)束后，辦公室工作人員應(yīng)及時(shí)對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行整理和完善，將會(huì)議記錄電子文檔保存至學(xué)生會(huì)專用的文件存儲(chǔ)系統(tǒng)中，并按照會(huì)議類型、時(shí)間順序進(jìn)行分類歸檔。同時(shí)，將紙質(zhì)會(huì)議記錄本妥善保管，以備后續(xù)查閱。紙質(zhì)會(huì)議記錄保存期限為[X]年，超過保存期限后，經(jīng)學(xué)生會(huì)主席團(tuán)批準(zhǔn)可進(jìn)行銷毀處理。3.查閱與使用學(xué)生會(huì)成員因工作需要查閱會(huì)議記錄時(shí)，應(yīng)向辦公室提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后可在指定地點(diǎn)查閱相關(guān)會(huì)議記錄。查閱人員不得擅自復(fù)印、傳播或篡改會(huì)議記錄內(nèi)容。會(huì)議記錄作為學(xué)生會(huì)工作的重要檔案資料，可用于總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)、回顧工作歷程、查詢工作依據(jù)及解決工作爭(zhēng)議等。在涉及學(xué)生會(huì)工作的對(duì)外交流與宣傳中，如需引用會(huì)議記錄內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格審核和批準(zhǔn)，確保信息的準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性。七、附則1.解釋權(quán)本制度規(guī)范由學(xué)生會(huì)主