PAGE顏料樣品管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司顏料樣品的管理，確保顏料樣品的質(zhì)量、安全及有效使用，規(guī)范顏料樣品的采購、儲存、使用、處置等流程，特制定本管理制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及顏料樣品管理的所有部門和人員，包括但不限于研發(fā)部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量控制部門、采購部門等。（三）相關(guān)職責(zé)1.研發(fā)部門負責(zé)顏料樣品的技術(shù)需求評估，參與樣品的選型和采購技術(shù)要求制定，對樣品進行技術(shù)性能測試和分析，為產(chǎn)品研發(fā)提供支持。2.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃和需求，合理領(lǐng)用顏料樣品，按照規(guī)定的工藝要求使用樣品進行生產(chǎn)試驗或小批量試生產(chǎn)，確保生產(chǎn)過程的順利進行。3.質(zhì)量控制部門負責(zé)對顏料樣品的質(zhì)量進行檢驗和監(jiān)督，制定樣品的質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)和方法，對采購的樣品進行驗收，對使用過程中的樣品質(zhì)量進行監(jiān)控，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。4.采購部門根據(jù)各部門的需求，按照規(guī)定的采購流程采購顏料樣品，確保所采購樣品的質(zhì)量、規(guī)格和交付期符合要求，負責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)樣品相關(guān)事宜。5.倉庫管理部門負責(zé)顏料樣品的入庫、儲存、保管和發(fā)放工作，建立樣品庫存臺賬，確保樣品的安全存放，按照規(guī)定的程序發(fā)放樣品，保證賬物相符。二、顏料樣品采購管理（一）采購申請各部門根據(jù)工作需要，填寫顏料樣品采購申請表，詳細說明樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、技術(shù)要求等信息。申請表需經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后提交至采購部門。（二）供應(yīng)商選擇1.采購部門根據(jù)采購申請表的要求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商名錄等。2.對潛在供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。3.選擇至少三家符合要求的供應(yīng)商進行詢價，獲取詳細的報價信息，包括樣品價格、運費、交貨期等。4.根據(jù)供應(yīng)商的報價和綜合評估結(jié)果，選擇最優(yōu)供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確樣品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、售后服務(wù)等條款。（三）采購合同簽訂1.采購合同由采購部門起草，經(jīng)法務(wù)部門審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門了解采購情況和履行各自職責(zé)。（四）采購訂單下達采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達采購訂單，明確樣品的具體要求和交貨時間。采購訂單應(yīng)跟蹤執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交付樣品。（五）采購驗收1.質(zhì)量控制部門在收到顏料樣品后，按照預(yù)先制定的質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)和方法進行驗收。驗收內(nèi)容包括樣品的外觀、色澤、粒度、成分、性能等方面。2.驗收合格的樣品，質(zhì)量控制部門出具驗收報告，并在樣品上加蓋驗收合格章。驗收不合格的樣品，質(zhì)量控制部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商溝通處理，如退貨、換貨或補貨等。3.采購部門負責(zé)跟蹤樣品驗收情況，及時協(xié)調(diào)解決驗收過程中出現(xiàn)的問題，確保采購任務(wù)的順利完成。三、顏料樣品儲存管理（一）倉庫規(guī)劃1.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)顏料樣品的特性和數(shù)量，合理規(guī)劃倉庫存儲空間，設(shè)置專門的樣品存放區(qū)域，并進行標(biāo)識。2.樣品存放區(qū)域應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、清潔，溫度和濕度應(yīng)符合顏料樣品的儲存要求。（二）入庫管理1.顏料樣品到貨后，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)送貨單和采購合同，核對樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息，確保與采購要求一致。2.對驗收合格的樣品，倉庫管理人員應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，將樣品存放在指定的位置，并在庫存臺賬上記錄入庫日期、樣品編號、名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。3.入庫的顏料樣品應(yīng)分類存放，不同種類、規(guī)格、批次的樣品應(yīng)分開存放，并有明顯的標(biāo)識，便于查找和管理。（三）儲存保管1.倉庫管理人員應(yīng)定期對顏料樣品進行檢查，檢查內(nèi)容包括樣品的包裝是否完好、有無變質(zhì)跡象、庫存數(shù)量是否準(zhǔn)確等。2.對于易受潮、易氧化、易揮發(fā)等特殊性質(zhì)的顏料樣品，應(yīng)采取相應(yīng)的防護措施，如密封包裝、防潮劑、干燥劑等，確保樣品質(zhì)量不受影響。3.倉庫應(yīng)建立安全管理制度，配備必要的消防器材和安全設(shè)施，防止顏料樣品發(fā)生火災(zāi)、爆炸等安全事故。（四）庫存盤點1.倉庫管理部門應(yīng)定期進行庫存盤點，確保賬物相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。2.盤點時，倉庫管理人員應(yīng)認真核對庫存臺賬與實際庫存數(shù)量，記錄盤盈、盤虧情況，并及時查明原因，編制盤點報告。3.對于盤盈或盤虧的顏料樣品，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行處理，調(diào)整庫存臺賬，確保庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。四、顏料樣品使用管理（一）領(lǐng)用申請各部門需要使用顏料樣品時，應(yīng)填寫顏料樣品領(lǐng)用申請表，注明樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計使用時間等信息。申請表經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后提交至倉庫管理部門。（二）領(lǐng)用審批倉庫管理部門根據(jù)庫存情況和領(lǐng)用申請表，對領(lǐng)用申請進行審批。如庫存充足，倉庫管理人員應(yīng)及時辦理領(lǐng)用手續(xù)；如庫存不足，倉庫管理部門應(yīng)及時通知采購部門補貨，并告知領(lǐng)用部門等待時間。（三）樣品發(fā)放1.倉庫管理人員按照審批后的領(lǐng)用申請表，發(fā)放顏料樣品，并在庫存臺賬上記錄領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、樣品編號、名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.領(lǐng)用人員應(yīng)在樣品發(fā)放登記表上簽字確認，領(lǐng)取樣品后妥善保管，按照規(guī)定的用途使用。（四）使用記錄1.使用部門在使用顏料樣品過程中，應(yīng)詳細記錄使用情況，包括使用時間、使用地點、使用數(shù)量、使用效果等信息。2.使用記錄應(yīng)及時整理歸檔，以便日后查詢和追溯。（五）剩余樣品處理1.使用完畢后，如有剩余的顏料樣品，使用部門應(yīng)及時將剩余樣品退回倉庫管理部門。倉庫管理人員應(yīng)核對剩余樣品的數(shù)量、規(guī)格等信息，辦理退庫手續(xù)，并在庫存臺賬上記錄退庫日期。2.對于不再使用或已過期的顏料樣品，倉庫管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序進行處置，如報廢、銷毀等，并做好相應(yīng)的記錄。五、顏料樣品處置管理（一）處置原則顏料樣品的處置應(yīng)遵循環(huán)保、安全、經(jīng)濟的原則，確保處置過程符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。（二）處置方式1.報廢對于質(zhì)量不合格、已過期、損壞無法使用或不再需要的顏料樣品，經(jīng)相關(guān)部門鑒定后，可進行報廢處理。報廢樣品應(yīng)集中存放，定期由專業(yè)的環(huán)保處理機構(gòu)進行回收處理，防止對環(huán)境造成污染。2.銷毀對于涉及商業(yè)機密、技術(shù)秘密或其他敏感信息的顏料樣品，在處置時應(yīng)進行銷毀。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方法，確保樣品信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。3.回收利用對于部分可回收利用的顏料樣品，如剩余的合格樣品、可重新加工的廢料等，應(yīng)進行回收利用?；厥绽霉ぷ骺捎晒緝?nèi)部相關(guān)部門或委托外部專業(yè)機構(gòu)進行，確?；厥绽眠^程符合環(huán)保和質(zhì)量要求。（三）處置流程1.由使用部門或倉庫管理部門提出顏料樣品處置申請，填寫處置申請表，說明處置原因、處置方式、樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.申請表經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至質(zhì)量控制部門進行鑒定。質(zhì)量控制部門根據(jù)樣品的實際情況，出具鑒定意見，確認是否符合處置條件和處置方式。3.鑒定通過后，處置申請表提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審批意見，決定是否批準(zhǔn)處置申請。4.經(jīng)批準(zhǔn)的處置申請，由倉庫管理部門或指定的部門按照規(guī)定的處置方式進行處置，并做好處置記錄。處置記錄應(yīng)保存一定期限，以備查閱。六、顏料樣品標(biāo)識與追溯管理（一）標(biāo)識管理1.顏料樣品在采購、儲存、使用、處置等過程中，應(yīng)進行標(biāo)識管理。標(biāo)識內(nèi)容應(yīng)包括樣品名稱、規(guī)格、型號、批次、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、供應(yīng)商等信息。2.標(biāo)識應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、牢固，易于識別和追溯。標(biāo)識方式可采用標(biāo)簽粘貼、噴涂、掛牌等形式，確保在樣品的整個生命周期內(nèi)標(biāo)識不脫落、不損壞。（二）追溯管理1.建立顏料樣品追溯體系，確保能夠?qū)悠返牟少?、儲存、使用、處置等全過程進行追溯。追溯信息應(yīng)包括樣品的來源、去向、使用情況、質(zhì)量狀況等。2.各部門應(yīng)按照規(guī)定的要求，及時記錄和更新顏料樣品的相關(guān)信息，確保追溯體系的有效運行。3.在需要追溯顏料樣品相關(guān)信息時，能夠通過查詢庫存臺賬、使用記錄、驗收報告、采購合同等資料，快速準(zhǔn)確地獲取所需信息。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部設(shè)立專門的監(jiān)督小組，定期對顏料樣品管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由質(zhì)量控制部門、倉庫管理部門、審計部門等相關(guān)人員組成。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括采購流程的合規(guī)性、樣品驗收的準(zhǔn)確性、庫存管理的規(guī)范性、使用記錄的完整性、處置流程的合法性等方面。3.監(jiān)督小組應(yīng)定期提交監(jiān)督檢查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。（二）外部檢查1.積極配合政府相關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會等組織的監(jiān)督檢查工作，及時提供顏料樣品管理的相關(guān)資料和信息。2.對于外部檢查提出的意見和建議，應(yīng)認真對待，及時整改，不斷完善顏料樣品管理制度，提高管理水平。八、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.定期組織公司內(nèi)部涉及顏料樣品管理的人員進行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括顏料樣品管理制度、采購流程、質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)、儲存保管要求、使用規(guī)范、處置方法等方面。2.通過培訓(xùn)，提高相關(guān)人員的業(yè)務(wù)水平和管理能力，確保顏料樣品管理工作的順利開展。（二）宣傳1.利用公司內(nèi)部宣傳欄、內(nèi)部網(wǎng)站、郵件等渠道，宣傳顏料樣品管理制度的重要性和相關(guān)要求，提高全體員工對顏料樣品管理工作的認識和重視程度。2.鼓勵員工積極參與顏料樣品管理工作，提出合