PAGE合作商會(huì)議制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)與合作商的溝通與協(xié)作，規(guī)范合作商會(huì)議的組織與管理，確保會(huì)議高效、有序進(jìn)行，提高合作效率，保障合作項(xiàng)目順利推進(jìn)，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司與各類(lèi)合作商之間召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議，包括但不限于合作項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、定期溝通會(huì)、問(wèn)題協(xié)調(diào)會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)等。（三）基本原則1.高效務(wù)實(shí)原則：會(huì)議應(yīng)注重實(shí)效，精簡(jiǎn)流程，避免形式主義，確保會(huì)議議題明確、討論充分、決策高效。2.溝通協(xié)作原則：加強(qiáng)公司與合作商之間的信息交流與共享，促進(jìn)雙方在合作項(xiàng)目中的緊密協(xié)作，共同解決問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)合作目標(biāo)。3.規(guī)范有序原則：會(huì)議組織、議程安排、參會(huì)人員、會(huì)議記錄等應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)范執(zhí)行，確保會(huì)議的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。二、會(huì)議組織（一）會(huì)議發(fā)起1.發(fā)起部門(mén)：公司各部門(mén)、合作商如有召開(kāi)會(huì)議的需求，應(yīng)提前向公司指定的會(huì)議管理部門(mén)提出申請(qǐng)。2.申請(qǐng)內(nèi)容：申請(qǐng)應(yīng)明確會(huì)議主題、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員范圍、議程安排等詳細(xì)信息。（二）會(huì)議審批1.審批流程：會(huì)議管理部門(mén)收到申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審核會(huì)議必要性、議程合理性、參會(huì)人員范圍等。對(duì)于涉及重要合作項(xiàng)目、重大決策事項(xiàng)的會(huì)議，需報(bào)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批結(jié)果反饋：會(huì)議管理部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將審批結(jié)果反饋給申請(qǐng)部門(mén)，對(duì)于同意召開(kāi)的會(huì)議，應(yīng)協(xié)助申請(qǐng)部門(mén)做好會(huì)議籌備工作。（三）會(huì)議籌備1.會(huì)議通知：經(jīng)審批通過(guò)的會(huì)議，由會(huì)議管理部門(mén)負(fù)責(zé)發(fā)送會(huì)議通知。通知應(yīng)提前[X]個(gè)工作日發(fā)送給參會(huì)人員，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、需準(zhǔn)備的資料等信息。2.資料準(zhǔn)備：會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)提前準(zhǔn)備好會(huì)議所需的資料，如合作項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、問(wèn)題清單等。資料應(yīng)確保準(zhǔn)確、完整、清晰，便于參會(huì)人員查閱和討論。3.場(chǎng)地安排：根據(jù)會(huì)議規(guī)模和需求，合理安排會(huì)議場(chǎng)地。確保場(chǎng)地設(shè)施齊全、環(huán)境舒適，滿(mǎn)足會(huì)議召開(kāi)的各項(xiàng)要求。4.設(shè)備調(diào)試：提前調(diào)試好會(huì)議所需的設(shè)備，如投影儀、音響、麥克風(fēng)等，確保設(shè)備正常運(yùn)行，避免出現(xiàn)技術(shù)故障影響會(huì)議進(jìn)行。三、會(huì)議議程（一）議程制定1.議程內(nèi)容：會(huì)議議程應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題和目的進(jìn)行制定，一般包括會(huì)議開(kāi)場(chǎng)、合作項(xiàng)目進(jìn)展匯報(bào)、問(wèn)題討論與解決、經(jīng)驗(yàn)分享與交流、下一步工作計(jì)劃安排、會(huì)議總結(jié)等環(huán)節(jié)。2.時(shí)間分配：合理分配各議程環(huán)節(jié)的時(shí)間，確保重點(diǎn)議題有足夠的時(shí)間進(jìn)行討論和決策。每個(gè)議程環(huán)節(jié)的時(shí)間應(yīng)明確標(biāo)注在議程安排中。（二）議程調(diào)整1.調(diào)整原則：會(huì)議議程在會(huì)議召開(kāi)前如有需要調(diào)整，應(yīng)遵循必要性、合理性原則，由會(huì)議發(fā)起部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)會(huì)議管理部門(mén)審核，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行調(diào)整。2.調(diào)整通知：調(diào)整后的會(huì)議議程應(yīng)及時(shí)通知參會(huì)人員，確保參會(huì)人員提前了解議程變化，做好相應(yīng)準(zhǔn)備。四、參會(huì)人員（一）參會(huì)人員確定1.公司參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題和目的，由會(huì)議發(fā)起部門(mén)確定公司內(nèi)部參會(huì)人員范圍，包括相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、技術(shù)專(zhuān)家等。參會(huì)人員應(yīng)具備與會(huì)議議題相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和決策權(quán)限。2.合作商參會(huì)人員：由公司與合作商協(xié)商確定合作商參會(huì)人員名單，合作商參會(huì)人員應(yīng)包括合作項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、技術(shù)骨干、商務(wù)代表等，確保能夠全面參與會(huì)議討論和決策。（二）參會(huì)人員職責(zé)1.公司參會(huì)人員職責(zé)提前熟悉會(huì)議資料，了解合作項(xiàng)目進(jìn)展情況和存在的問(wèn)題。積極參與會(huì)議討論，發(fā)表專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)和建議，為解決問(wèn)題提供思路和方案。認(rèn)真聽(tīng)取合作商意見(jiàn)，尊重對(duì)方觀點(diǎn)，共同協(xié)商解決合作中出現(xiàn)的問(wèn)題。按照會(huì)議決策，負(fù)責(zé)落實(shí)相關(guān)工作任務(wù)，及時(shí)反饋工作進(jìn)展情況。2.合作商參會(huì)人員職責(zé)準(zhǔn)備好與合作項(xiàng)目相關(guān)的資料，如實(shí)匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況、存在的問(wèn)題及解決方案。積極參與會(huì)議討論，與公司參會(huì)人員共同探討合作中遇到的問(wèn)題，尋求最佳解決方案。尊重公司意見(jiàn)，按照會(huì)議達(dá)成的共識(shí)，履行合作商應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)，推進(jìn)合作項(xiàng)目順利進(jìn)行。（三）參會(huì)人員紀(jì)律1.按時(shí)參會(huì)：參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)議通知要求的時(shí)間準(zhǔn)時(shí)參會(huì)，不得遲到、早退。如有特殊情況不能按時(shí)參會(huì)，應(yīng)提前向會(huì)議組織部門(mén)請(qǐng)假并說(shuō)明原因。2.遵守會(huì)議秩序：參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會(huì)議期間隨意走動(dòng)、交頭接耳、接聽(tīng)電話(huà)等，確保會(huì)議秩序井然。3.積極發(fā)言：參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真思考會(huì)議議題，積極發(fā)表自己的意見(jiàn)和建議，不得推諉責(zé)任、回避問(wèn)題。發(fā)言應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、重點(diǎn)突出，避免冗長(zhǎng)和無(wú)關(guān)內(nèi)容。五、會(huì)議主持與記錄（一）會(huì)議主持1.主持人確定：根據(jù)會(huì)議主題和參會(huì)人員情況，確定會(huì)議主持人。主持人一般應(yīng)由公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或經(jīng)驗(yàn)豐富的部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任。2.主持人職責(zé)宣布會(huì)議開(kāi)始，介紹會(huì)議目的、議程安排和參會(huì)人員。引導(dǎo)會(huì)議討論，確保會(huì)議圍繞主題有序進(jìn)行，把控會(huì)議節(jié)奏和時(shí)間。協(xié)調(diào)參會(huì)人員之間的溝通與交流，鼓勵(lì)各方充分發(fā)表意見(jiàn)，避免出現(xiàn)冷場(chǎng)或混亂局面。對(duì)會(huì)議討論的重點(diǎn)問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)和梳理，引導(dǎo)參會(huì)人員達(dá)成共識(shí)。宣布會(huì)議結(jié)束，明確下一步工作任務(wù)和要求。（二）會(huì)議記錄1.記錄人員確定：會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄。記錄人員應(yīng)具備良好的文字記錄能力和溝通能力，熟悉合作項(xiàng)目情況。2.記錄內(nèi)容會(huì)議基本信息，包括會(huì)議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員等。會(huì)議議程內(nèi)容，詳細(xì)記錄每個(gè)議程環(huán)節(jié)的討論要點(diǎn)、發(fā)言?xún)?nèi)容、達(dá)成的共識(shí)、提出的問(wèn)題及解決方案等。會(huì)議決議事項(xiàng)，明確記錄會(huì)議做出的各項(xiàng)決策，包括責(zé)任部門(mén)、責(zé)任人、完成時(shí)間等。3.記錄要求記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、客觀，不得遺漏重要信息，不得主觀臆斷或歪曲事實(shí)。采用規(guī)范的記錄格式和語(yǔ)言，確保記錄內(nèi)容清晰、易讀。會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)整理完成，并提交給會(huì)議組織部門(mén)審核。審核通過(guò)后，按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔。六、會(huì)議討論與決策（一）討論原則1.充分溝通原則：鼓勵(lì)參會(huì)人員充分發(fā)表意見(jiàn)和建議，確保各方觀點(diǎn)得到充分表達(dá)和交流，避免片面決策。2.客觀公正原則：討論應(yīng)基于事實(shí)和數(shù)據(jù)，客觀分析問(wèn)題，公正對(duì)待各方利益，尋求最佳解決方案。3.求同存異原則：在討論過(guò)程中，參會(huì)人員應(yīng)尊重他人觀點(diǎn)，對(duì)于存在的分歧，應(yīng)通過(guò)協(xié)商、溝通等方式尋求共識(shí)，避免無(wú)謂爭(zhēng)論。（二）決策方式1.協(xié)商一致決策：對(duì)于一般性合作問(wèn)題，通過(guò)參會(huì)人員充分討論，協(xié)商達(dá)成一致意見(jiàn)后做出決策。2.投票表決決策：對(duì)于涉及重要事項(xiàng)、存在較大分歧的問(wèn)題，可采用投票表決的方式進(jìn)行決策。投票表決應(yīng)提前明確表決規(guī)則和計(jì)票方式，確保決策過(guò)程公平、公正。3.領(lǐng)導(dǎo)決策：對(duì)于重大合作事項(xiàng)、超出參會(huì)人員決策權(quán)限的問(wèn)題，由公司高層領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)討論情況和相關(guān)規(guī)定做出最終決策。（三）決策執(zhí)行1.責(zé)任明確：會(huì)議做出的決策應(yīng)明確責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人，確保決策事項(xiàng)得到有效落實(shí)。2.跟蹤反饋：責(zé)任部門(mén)應(yīng)按照決策要求制定詳細(xì)的工作計(jì)劃，明確工作進(jìn)度和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，并定期向會(huì)議組織部門(mén)反饋工作進(jìn)展情況。會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)對(duì)決策執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并協(xié)調(diào)解決。3.調(diào)整優(yōu)化：在決策執(zhí)行過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)決策存在不合理或難以執(zhí)行的情況，責(zé)任部門(mén)應(yīng)及時(shí)向會(huì)議組織部門(mén)反饋，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可對(duì)決策進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化。七、會(huì)議后續(xù)工作（一）會(huì)議紀(jì)要發(fā)布1.紀(jì)要撰寫(xiě)：會(huì)議記錄人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議記錄整理會(huì)議紀(jì)要，紀(jì)要應(yīng)突出會(huì)議重點(diǎn)、決策事項(xiàng)和下一步工作要求。2.審核發(fā)布：會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議組織部門(mén)審核后，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)發(fā)布給參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)。發(fā)布方式可采用郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等。（二）問(wèn)題跟蹤與解決1.問(wèn)題清單整理：會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)根據(jù)會(huì)議討論情況，整理出合作項(xiàng)目中存在的問(wèn)題清單，明確問(wèn)題描述、責(zé)任部門(mén)、責(zé)任人、解決期限等信息。2.跟蹤反饋：責(zé)任部門(mén)應(yīng)按照問(wèn)題清單制定解決方案，定期向會(huì)議組織部門(mén)反饋問(wèn)題解決進(jìn)展情況。會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)對(duì)問(wèn)題解決情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問(wèn)題得到妥善解決。（三）經(jīng)驗(yàn)總結(jié)與分享1.經(jīng)驗(yàn)總結(jié)：會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)及時(shí)總結(jié)會(huì)議中取得的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，分析合作項(xiàng)目中的成功做法和不