企業(yè)采購合同管理規(guī)范模板一、總則為規(guī)范企業(yè)采購活動(dòng)中的合同管理工作，有效防范法律與經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)合法權(quán)益，結(jié)合企業(yè)實(shí)際運(yùn)營需求，制定本采購合同管理規(guī)范。本規(guī)范適用于企業(yè)各類物資、服務(wù)及工程采購項(xiàng)目的合同管理，涵蓋合同訂立、履行、變更、終止及檔案管理等全流程環(huán)節(jié)。企業(yè)采購合同管理遵循合法合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰、風(fēng)險(xiǎn)可控、高效協(xié)同原則：合法合規(guī)：合同內(nèi)容及管理流程嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)內(nèi)部制度；權(quán)責(zé)清晰：明確各部門、崗位在合同管理中的職責(zé)，避免職責(zé)交叉或空白；風(fēng)險(xiǎn)可控：通過全流程審核、履約監(jiān)控等手段，提前識(shí)別并化解潛在風(fēng)險(xiǎn)；高效協(xié)同：業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)等部門協(xié)同配合，提升合同管理效率與質(zhì)量。二、合同訂立管理（一）采購需求與供應(yīng)商管理1.需求提出：采購需求由業(yè)務(wù)部門結(jié)合生產(chǎn)、運(yùn)營實(shí)際提出，需明確采購標(biāo)的（物資/服務(wù)/工程）、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付期限、技術(shù)要求等核心要素，形成書面需求說明并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。2.供應(yīng)商選擇：采購部門牽頭開展供應(yīng)商篩選，優(yōu)先從合格供應(yīng)商名錄中選??；若需引入新供應(yīng)商，需對(duì)其資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、信用記錄等）、履約能力（業(yè)績案例、財(cái)務(wù)狀況）進(jìn)行盡職調(diào)查，必要時(shí)實(shí)地考察。涉及大額或特殊采購項(xiàng)目，應(yīng)通過招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等合規(guī)方式確定供應(yīng)商，確保采購過程公開、公平、公正。（二）合同起草與審核1.合同起草：采購合同應(yīng)采用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)模板（附件1），特殊項(xiàng)目可由業(yè)務(wù)部門聯(lián)合法務(wù)部起草。合同條款需明確標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（可引用國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定標(biāo)準(zhǔn)）、價(jià)款及支付方式（如預(yù)付款比例、進(jìn)度款節(jié)點(diǎn)、尾款條件）、履行期限、驗(yàn)收方式、違約責(zé)任（需具體、可量化，避免“重大損失”等模糊表述）、爭(zhēng)議解決方式（優(yōu)先約定仲裁或訴訟管轄地）等核心內(nèi)容。起草時(shí)需重點(diǎn)關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)條款：如質(zhì)量保證金的比例與返還條件、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬（服務(wù)/工程類合同）、保密條款（涉及商業(yè)秘密的采購）、不可抗力的界定與責(zé)任分擔(dān)等。2.審核審批：合同草案需經(jīng)業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部三級(jí)審核：業(yè)務(wù)部門審核需求匹配度（標(biāo)的、數(shù)量、交付期等是否符合實(shí)際需求）；財(cái)務(wù)部審核價(jià)款合理性、支付方式合規(guī)性（是否符合財(cái)務(wù)制度、稅務(wù)要求）；法務(wù)部審核合同合法性（條款是否違反法律法規(guī)、是否存在無效風(fēng)險(xiǎn)）、條款完備性（權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等、違約責(zé)任是否清晰）。審核意見需書面反饋，起草部門根據(jù)意見修改后，按企業(yè)審批流程（如OA系統(tǒng)或紙質(zhì)簽報(bào)）報(bào)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）合同簽署與用印合同經(jīng)審批通過后，由法定代表人或其授權(quán)代表簽署。授權(quán)代表需持有《授權(quán)委托書》（附件2），明確授權(quán)范圍與期限。合同用印需嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)用印管理制度，填寫《用印申請(qǐng)表》（附件3），經(jīng)審批后由行政部統(tǒng)一用印，嚴(yán)禁在空白合同上蓋章。三、合同履行管理（一）到貨驗(yàn)收與確認(rèn)采購標(biāo)的交付時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)聯(lián)合質(zhì)檢、技術(shù)等部門按合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收流程進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的，簽署《驗(yàn)收確認(rèn)單》（附件4）；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)在合同約定的異議期內(nèi)（無約定則為收到貨物/服務(wù)后15日內(nèi)）書面通知供應(yīng)商，要求整改、換貨或退款，并留存溝通記錄。（二）價(jià)款支付管理財(cái)務(wù)部依據(jù)合同約定的支付節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款）及相關(guān)憑證（驗(yàn)收單、發(fā)票、質(zhì)檢報(bào)告等）辦理付款。付款前需核對(duì)合同條款與實(shí)際履約情況，嚴(yán)禁無依據(jù)付款或超合同付款。（三）履約跟蹤與預(yù)警業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履約臺(tái)賬（附件5），動(dòng)態(tài)記錄履約進(jìn)度（如交付時(shí)間、驗(yàn)收結(jié)果、付款情況），發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商逾期交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等違約行為時(shí)，及時(shí)向法務(wù)部反饋，啟動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制。若企業(yè)因自身原因需延遲履行（如付款延期、需求變更），業(yè)務(wù)部門應(yīng)提前與供應(yīng)商協(xié)商，簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議，避免單方違約。四、合同變更與終止（一）合同變更合同履行過程中，因客觀情況變化需變更條款（如標(biāo)的數(shù)量調(diào)整、交付期延長、價(jià)款變更）的，應(yīng)由業(yè)務(wù)部門發(fā)起變更申請(qǐng)，說明變更原因、內(nèi)容及對(duì)合同履行的影響，經(jīng)法務(wù)部審核、授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審批后，與供應(yīng)商簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》（附件6），明確變更后的權(quán)利義務(wù)。（二）合同終止出現(xiàn)以下情形之一的，可終止合同：雙方協(xié)商一致終止；合同履行完畢；供應(yīng)商嚴(yán)重違約（如逾期交付超30日、質(zhì)量嚴(yán)重不達(dá)標(biāo)且拒絕整改），業(yè)務(wù)部門出具《違約告知函》（附件7），經(jīng)法務(wù)部審核后正式通知供應(yīng)商，按合同約定追究違約責(zé)任；因不可抗力導(dǎo)致合同無法履行，雙方應(yīng)就損失分擔(dān)、善后事宜簽訂書面協(xié)議。五、合同檔案管理（一）歸檔范圍與要求采購合同及相關(guān)文件（需求說明、供應(yīng)商資料、審核意見、驗(yàn)收單、補(bǔ)充協(xié)議等）需由業(yè)務(wù)部門整理后，移交檔案管理部門歸檔。檔案應(yīng)一事一檔，按項(xiàng)目名稱、合同編號(hào)分類存放，確保文件完整、可追溯。（二）保管期限與查閱合同檔案保管期限為合同履行完畢后至少5年（涉及重大項(xiàng)目或糾紛的合同延長至10年）。內(nèi)部人員查閱檔案需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》（附件8），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；外部單位（如司法機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)構(gòu)）查閱需持有效證明文件，由企業(yè)授權(quán)人員陪同。六、風(fēng)險(xiǎn)防控與責(zé)任追究（一）常見風(fēng)險(xiǎn)與防控風(fēng)險(xiǎn)類型：供應(yīng)商資質(zhì)造假、合同條款歧義（如“驗(yàn)收合格”未明確定義）、履約監(jiān)控缺失（導(dǎo)致逾期交付未及時(shí)止損）、付款失控（超合同付款）等。防控措施：定期開展供應(yīng)商資質(zhì)復(fù)審，建立“黑名單”制度；法務(wù)部牽頭開展合同條款培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)人員風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)；每月召開“合同履約分析會(huì)”，通報(bào)風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目并制定應(yīng)對(duì)措施；財(cái)務(wù)部嚴(yán)格審核付款憑證，杜絕無依據(jù)付款。（二）責(zé)任追究若因部門或個(gè)人失職導(dǎo)致合同糾紛、企業(yè)損失的，按以下情形追責(zé)：未按規(guī)定審核供應(yīng)商資質(zhì)，導(dǎo)致合作方違約的，追究采購部門直接責(zé)任；合同條款存在重大漏洞（如無違約責(zé)任、付款條件模糊），追究起草部門與法務(wù)部責(zé)任；擅自變更合同、超權(quán)限簽署合同的，追究相關(guān)責(zé)任人行政或法律責(zé)任。七、附則本規(guī)范由企業(yè)法務(wù)部負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起施行。附件：1.企業(yè)采購合同標(biāo)準(zhǔn)模板2.授權(quán)委托書（范本）3.用印申請(qǐng)表（范本）4.驗(yàn)收確認(rèn)單（范