PAGE捐贈制度規(guī)范一、總則（一）目的本捐贈制度旨在規(guī)范公司/組織的捐贈行為，確保捐贈活動合法、有序、透明地開展，充分發(fā)揮捐贈的社會效益，提升公司/組織的社會形象，同時保障捐贈雙方的合法權(quán)益。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部涉及捐贈活動的所有部門、人員以及接受捐贈的相關(guān)機(jī)構(gòu)和個人。（三）基本原則1.合法性原則：捐贈活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定，確保捐贈行為的合法性和合規(guī)性。2.自愿原則：捐贈應(yīng)當(dāng)基于公司/組織的自愿意愿，不得強(qiáng)迫或變相強(qiáng)迫進(jìn)行捐贈。3.透明原則：捐贈活動的全過程應(yīng)保持公開透明，接受內(nèi)部監(jiān)督和社會監(jiān)督。4.效益原則：捐贈應(yīng)注重社會效益，優(yōu)先選擇與公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)、符合公司/組織發(fā)展戰(zhàn)略且能產(chǎn)生積極影響的捐贈項(xiàng)目。二、捐贈決策程序（一）捐贈意向提出1.公司/組織內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)或員工個人若有捐贈意向，應(yīng)填寫《捐贈意向申請表》，詳細(xì)說明捐贈項(xiàng)目名稱、捐贈對象、捐贈金額、捐贈方式、預(yù)計捐贈時間等信息，并闡述捐贈的目的和理由。2.對于涉及重大金額或具有重大社會影響的捐贈意向，提出部門應(yīng)進(jìn)行初步的可行性研究和風(fēng)險評估，形成書面報告一并提交。（二）審核與評估1.收到捐贈意向申請后，由公司/組織的行政管理部門牽頭，組織財務(wù)、法務(wù)、業(yè)務(wù)等相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合審核。審核內(nèi)容包括捐贈項(xiàng)目的合法性、合規(guī)性、必要性、可行性以及對公司/組織的影響等。2.財務(wù)部門負(fù)責(zé)對捐贈預(yù)算進(jìn)行審核，評估捐贈金額對公司/組織財務(wù)狀況的影響；法務(wù)部門審查捐贈活動是否符合法律法規(guī)要求，確保捐贈合同及相關(guān)文件的合法性；業(yè)務(wù)部門從專業(yè)角度評估捐贈項(xiàng)目與公司/組織業(yè)務(wù)的契合度以及可能帶來的業(yè)務(wù)機(jī)會或社會效益。3.審核過程中，可根據(jù)需要征求外部專家意見或進(jìn)行實(shí)地考察，以確保審核結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。對于不符合要求的捐贈意向，應(yīng)及時反饋給申請部門并說明理由。（三）決策審批1.根據(jù)審核評估結(jié)果，提交公司/組織的決策層進(jìn)行審批。決策層應(yīng)綜合考慮各方面因素，做出是否同意捐贈的決定。2.對于一般性捐贈項(xiàng)目，由公司/組織的負(fù)責(zé)人審批；對于重大捐贈項(xiàng)目，需經(jīng)董事會、股東會（或相應(yīng)決策機(jī)構(gòu)）審議通過。審批通過后，出具《捐贈決策批復(fù)》，明確捐贈事項(xiàng)的各項(xiàng)具體內(nèi)容。三、捐贈實(shí)施（一）捐贈協(xié)議簽訂1.經(jīng)決策批準(zhǔn)后，由公司/組織的法務(wù)部門負(fù)責(zé)起草捐贈協(xié)議。捐贈協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、捐贈金額、捐贈方式、捐贈用途、交付時間、交付方式、使用監(jiān)督、信息披露等條款，確保協(xié)議內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、合法。2.捐贈協(xié)議簽訂前，應(yīng)與捐贈對象進(jìn)行充分溝通，確保雙方對協(xié)議條款達(dá)成一致意見。捐贈協(xié)議簽訂后，應(yīng)及時將協(xié)議副本分發(fā)給相關(guān)部門存檔備案。（二）捐贈物資管理1.對于以物資形式進(jìn)行的捐贈，應(yīng)建立專門的物資管理制度。物資采購部門負(fù)責(zé)按照捐贈協(xié)議要求，組織采購符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的捐贈物資，并確保物資的數(shù)量、規(guī)格、型號等與協(xié)議一致。2.物資驗(yàn)收部門應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對捐贈物資進(jìn)行驗(yàn)收，確保物資質(zhì)量合格。驗(yàn)收合格后，辦理入庫手續(xù)，并建立物資臺賬，詳細(xì)記錄物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間、存放地點(diǎn)等信息。3.在捐贈物資交付過程中，應(yīng)做好運(yùn)輸、保管等工作，確保物資安全、完整地送達(dá)捐贈對象。交付時，應(yīng)要求捐贈對象出具接收憑證，并及時更新物資臺賬。（三）捐贈資金管理1.捐贈資金應(yīng)納入公司/組織的財務(wù)統(tǒng)一管理，設(shè)立專門的捐贈資金賬戶，確保捐贈資金?？顚Ｓ?。2.財務(wù)部門應(yīng)按照捐贈協(xié)議約定的時間和方式，及時足額地將捐贈資金撥付給捐贈對象。撥付時，應(yīng)嚴(yán)格審核相關(guān)憑證，確保資金支付的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。3.建立捐贈資金使用跟蹤機(jī)制，定期對捐贈資金的使用情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保資金按照約定用途使用，杜絕挪用、截留等違規(guī)行為。（四）捐贈信息記錄與報告1.建立完善的捐贈信息記錄系統(tǒng)，對每一項(xiàng)捐贈活動的全過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括捐贈意向提出、審核評估、決策審批、協(xié)議簽訂、物資管理、資金撥付、使用反饋等環(huán)節(jié)的相關(guān)信息。2.定期編制捐贈報告，向公司/組織內(nèi)部管理層匯報捐贈活動的進(jìn)展情況、資金使用效果、社會效益等內(nèi)容，為管理層決策提供參考依據(jù)。同時，根據(jù)法律法規(guī)要求和公司/組織實(shí)際情況，適時向社會公眾披露捐贈信息，接受社會監(jiān)督。四、捐贈監(jiān)督與管理（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立獨(dú)立的審計部門或指定專人負(fù)責(zé)對捐贈活動進(jìn)行審計監(jiān)督。審計部門應(yīng)定期對捐贈項(xiàng)目的財務(wù)收支、物資管理、協(xié)議執(zhí)行等情況進(jìn)行審計，確保捐贈活動合法合規(guī)、資金使用效益最大化。2.建立健全內(nèi)部舉報機(jī)制，鼓勵員工對捐贈活動中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報。對于舉報事項(xiàng)應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，應(yīng)依法依規(guī)嚴(yán)肅處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）外部監(jiān)督1.主動接受政府相關(guān)部門、社會組織、媒體以及社會公眾的監(jiān)督。及時向相關(guān)部門報送捐贈信息，配合政府部門的監(jiān)督檢查工作。2.對于涉及重大社會影響的捐贈項(xiàng)目，可邀請第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行評估，評估結(jié)果向社會公開，以增強(qiáng)捐贈活動的透明度和公信力。（三）捐贈項(xiàng)目后續(xù)管理1.關(guān)注捐贈項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)展情況，定期與捐贈對象溝通，了解項(xiàng)目實(shí)施效果和存在的問題。對于需要調(diào)整捐贈用途或變更捐贈對象的情況，應(yīng)按照規(guī)定程序重新履行審批手續(xù)，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。2.要求捐贈對象定期提交捐贈項(xiàng)目的工作報告和財務(wù)報告，對項(xiàng)目實(shí)施情況進(jìn)行跟蹤評估。如發(fā)現(xiàn)捐贈項(xiàng)目未能達(dá)到預(yù)期效果或存在違規(guī)使用資金等問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行糾正，必要時可終止捐贈項(xiàng)目，并依法追究相關(guān)責(zé)任。五、捐贈檔案管理（一）檔案內(nèi)容捐贈檔案應(yīng)包括以下資料：1.捐贈意向申請表及相關(guān)可行性研究報告、風(fēng)險評估報告；2.捐贈決策批復(fù)文件；3.捐贈協(xié)議及補(bǔ)充協(xié)議；4.捐贈物資采購合同、驗(yàn)收報告、入庫單、出庫單、運(yùn)輸憑證、接收憑證等；5.捐贈資金撥付憑證、財務(wù)報表、審計報告等；6.捐贈信息記錄、報告及相關(guān)公示材料；7.捐贈項(xiàng)目后續(xù)管理資料，如工作報告、財務(wù)報告、跟蹤評估報告等；8.其他與捐贈活動相關(guān)的重要文件和資料。（二）檔案整理與保管1.按照檔案管理的要求，對捐贈檔案資料進(jìn)行分類整理、編號裝訂，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。2.設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的保管設(shè)備和設(shè)施，確保檔案資料的安全存放。檔案保管期限應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)和公司/組織內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行，一般不少于[X]年。（三）檔案查閱與借閱1.建立檔案查閱和借閱管理制度，明確查閱和借閱的流程、權(quán)限和審批程序。內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱捐贈檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱/借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。2.查閱或借閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出保管場所或進(jìn)行涂改、損毀