PAGE規(guī)范證照管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司證照管理，確保公司各類證照的妥善保管、規(guī)范使用，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及證照管理的部門及人員，包括但不限于營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、許可證、合同專用章、法人章等各類證照及印章。（三）管理原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保證照管理工作合法合規(guī)。2.專人專管原則：明確專人負(fù)責(zé)證照管理工作，確保責(zé)任落實(shí)到人。3.安全保密原則：采取有效措施，保障證照信息安全，防止泄露。4.規(guī)范使用原則：規(guī)范證照的申請(qǐng)、審批、使用、歸還等流程，確保證照使用合法合規(guī)。二、證照分類及管理職責(zé)（一）證照分類1.營(yíng)業(yè)執(zhí)照類：包括企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本等。2.資質(zhì)證書(shū)類：如施工資質(zhì)證書(shū)、設(shè)計(jì)資質(zhì)證書(shū)、行業(yè)準(zhǔn)入資質(zhì)證書(shū)等。3.許可證類：例如安全生產(chǎn)許可證、經(jīng)營(yíng)許可證、衛(wèi)生許可證等。4.印章類：合同專用章、法人章、財(cái)務(wù)專用章、部門章等。5.其他重要證照：如稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、社會(huì)保險(xiǎn)登記證等（根據(jù)實(shí)際情況列舉）。（二）管理職責(zé)1.證照管理部門負(fù)責(zé)制定和完善證照管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。統(tǒng)一歸口管理公司各類證照，建立證照管理臺(tái)賬，詳細(xì)記錄證照的種類、數(shù)量、頒發(fā)部門、有效期、領(lǐng)取時(shí)間、保管地點(diǎn)等信息。負(fù)責(zé)證照的申請(qǐng)、變更、年檢、換證等工作，確保證照的有效性和合法性。定期組織對(duì)證照管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識(shí)。2.證照使用部門負(fù)責(zé)本部門所需證照的申請(qǐng)、使用，并在使用后及時(shí)歸還證照管理部門。嚴(yán)格按照規(guī)定的用途和程序使用證照，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、偽造證照。配合證照管理部門做好證照的年檢、換證等工作，提供相關(guān)資料。3.證照管理人員負(fù)責(zé)證照的日常保管，確保證照存放安全、有序。按照規(guī)定流程辦理證照的領(lǐng)取、發(fā)放、使用登記等手續(xù)，做好記錄。定期對(duì)證照進(jìn)行清查盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。三、證照申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.各部門因工作需要申請(qǐng)證照時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《證照申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明申請(qǐng)證照的名稱、用途、申請(qǐng)理由、預(yù)計(jì)使用期限等信息。2.將《證照申請(qǐng)表》提交至部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審核，并簽署意見(jiàn)。3.審核通過(guò)后，將《證照申請(qǐng)表》連同相關(guān)證明材料一并提交至證照管理部門。（二）審批流程1.證照管理部門收到申請(qǐng)材料后，對(duì)申請(qǐng)材料的完整性、真實(shí)性、合法性進(jìn)行審核。2.對(duì)于需要上級(jí)主管部門審批的證照，由證照管理部門負(fù)責(zé)向上級(jí)主管部門提交申請(qǐng)，并跟蹤審批進(jìn)度。3.審批通過(guò)后，由證照管理部門通知申請(qǐng)部門領(lǐng)取證照。四、證照領(lǐng)取與保管（一）領(lǐng)取1.申請(qǐng)部門憑《證照申請(qǐng)表》及有效身份證明到證照管理部門領(lǐng)取證照。2.證照管理人員與領(lǐng)取人當(dāng)面核對(duì)證照的種類、數(shù)量、內(nèi)容等信息，并在《證照領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)。（二）保管1.證照管理部門應(yīng)設(shè)置專門的證照保管場(chǎng)所，配備必要的安全設(shè)施，如保險(xiǎn)柜、防盜門窗等，確保證照存放安全。2.對(duì)于重要證照，應(yīng)采用雙人保管制度，分別保管證照的原件和復(fù)印件，并定期核對(duì)。3.證照管理人員應(yīng)定期對(duì)證照進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)臺(tái)賬記錄與實(shí)際證照情況是否一致，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查明原因并報(bào)告處理。4.如遇證照遺失、被盜等情況，應(yīng)立即報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取有效措施進(jìn)行掛失、補(bǔ)辦等工作，同時(shí)追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、證照使用（一）使用范圍1.營(yíng)業(yè)執(zhí)照主要用于公司對(duì)外經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，如簽訂合同、辦理稅務(wù)登記、開(kāi)設(shè)銀行賬戶等。2.資質(zhì)證書(shū)用于證明公司具備從事特定業(yè)務(wù)的資格和能力，如參與工程項(xiàng)目投標(biāo)、承接相關(guān)業(yè)務(wù)等。3.許可證用于公司合法開(kāi)展特定經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，如生產(chǎn)、銷售、服務(wù)等，必須在許可范圍內(nèi)使用。4.印章用于公司各類文件、合同、協(xié)議等的簽署，必須按照規(guī)定的權(quán)限和程序使用。（二）使用流程1.使用部門填寫(xiě)《證照使用申請(qǐng)表》，注明使用證照的名稱、用途、使用時(shí)間、使用地點(diǎn)等信息。2.將《證照使用申請(qǐng)表》提交至部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，并簽署意見(jiàn)。3.審批通過(guò)后，使用部門持《證照使用申請(qǐng)表》到證照管理部門領(lǐng)取證照。4.證照使用完畢后，使用部門應(yīng)及時(shí)將證照歸還證照管理部門，并在《證照使用登記表》上簽字確認(rèn)。（三）使用要求1.嚴(yán)格按照規(guī)定的用途使用證照，不得擅自擴(kuò)大使用范圍。2.不得將證照轉(zhuǎn)借他人使用，嚴(yán)禁用于非法活動(dòng)。3.在證照使用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)證照存在問(wèn)題或與實(shí)際情況不符，應(yīng)立即停止使用，并報(bào)告證照管理部門。六、證照變更與年檢（一）變更1.當(dāng)公司的名稱、地址、法定代表人、經(jīng)營(yíng)范圍等信息發(fā)生變更時(shí)，證照管理部門應(yīng)及時(shí)辦理證照變更手續(xù)。2.變更手續(xù)辦理流程如下：相關(guān)部門向證照管理部門提交《證照變更申請(qǐng)表》及相關(guān)證明材料。證照管理部門審核申請(qǐng)材料后，向原發(fā)證機(jī)關(guān)提交變更申請(qǐng)。跟蹤變更審批進(jìn)度，及時(shí)領(lǐng)取變更后的證照，并更新證照管理臺(tái)賬。（二）年檢1.按照國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，各類證照需要定期進(jìn)行年檢。2.證照管理部門應(yīng)提前制定年檢計(jì)劃，通知相關(guān)部門準(zhǔn)備年檢所需材料。3.各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將年檢材料提交至證照管理部門，證照管理部門負(fù)責(zé)整理、審核年檢材料，并向發(fā)證機(jī)關(guān)提交年檢申請(qǐng)。4.跟蹤年檢審批進(jìn)度，確保公司各類證照按時(shí)通過(guò)年檢，如遇年檢不通過(guò)的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取措施進(jìn)行整改，重新申請(qǐng)年檢。七、證照注銷與銷毀（一）注銷1.當(dāng)公司不再需要某類證照或證照已過(guò)期失效時(shí)，證照管理部門應(yīng)及時(shí)辦理注銷手續(xù)。2.注銷手續(xù)辦理流程如下：相關(guān)部門向證照管理部門提交《證照注銷申請(qǐng)表》。證照管理部門審核申請(qǐng)材料后，向原發(fā)證機(jī)關(guān)提交注銷申請(qǐng)。跟蹤注銷審批進(jìn)度，確保證照注銷手續(xù)辦理完畢。（二）銷毀1.對(duì)于已注銷或作廢的證照，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.銷毀前，證照管理部門應(yīng)填寫(xiě)《證照銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷毀證照的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，由證照管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同對(duì)證照進(jìn)行銷毀，并在《證照銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。4.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，可采用拍照、錄像等方式留存證據(jù)。八、印章管理（一）印章刻制1.公司因業(yè)務(wù)需要刻制印章時(shí)，由證照管理部門統(tǒng)一辦理。2.刻制印章前，應(yīng)填寫(xiě)《印章刻制申請(qǐng)表》，注明印章名稱、規(guī)格、用途等信息，并提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，由證照管理部門持公司介紹信到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位刻制印章。4.印章刻制完成后，證照管理部門應(yīng)及時(shí)將印章登記備案，并妥善保管。（二）印章使用1.印章使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限和程序進(jìn)行審批。2.使用部門填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，注明使用印章的名稱、用途、使用時(shí)間、使用文件等信息。3.將《印章使用申請(qǐng)表》提交至部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理等相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，并簽署意見(jiàn)。4.審批通過(guò)后，使用部門持《印章使用申請(qǐng)表》到證照管理部門領(lǐng)取印章，并在指定地點(diǎn)使用印章。5.使用完畢后，使用部門應(yīng)及時(shí)將印章歸還證照管理部門，并在《印章使用登記表》上簽字確認(rèn)。（三）印章保管1.印章應(yīng)指定專人保管，保管人員不得擅自將印章交他人使用。2.印章保管人員應(yīng)將印章存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，并確保印章存放環(huán)境安全。3.如遇印章保管人員請(qǐng)假、離職等情況，應(yīng)及時(shí)辦理印章交接手續(xù)，確保印章安全。（四）印章廢止1.當(dāng)印章不再使用或因其他原因需要廢止時(shí)，由證照管理部門填寫(xiě)《印章廢止申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明廢止印章的名稱、原因等信息，并提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過(guò)后，由證照管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同對(duì)廢止印章進(jìn)行銷毀，并在《印章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)證照管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查證照管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。2.證照管理部門定期對(duì)各部門證照使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用證照的行為