PAGE規(guī)范公司印章管理制度一、總則（一）目的為加強公司印章管理，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。本制度旨在確保公司印章的使用安全、規(guī)范、有序，防止因印章管理不善引發(fā)的各類風險，保障公司各項業(yè)務(wù)的順利開展。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機構(gòu)、子公司。公司印章包括但不限于公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章、部門章以及其他具有法律效力的專用章。（三）基本原則1.合法性原則：印章的刻制、使用必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準的規(guī)定。2.安全性原則：建立健全印章保管、使用的安全防范措施，確保印章安全，防止印章被盜用、冒用、丟失等情況發(fā)生。3.嚴肅性原則：嚴格規(guī)范印章的使用流程，明確使用權(quán)限和審批程序，確保印章使用的嚴肅性和權(quán)威性。4.責任追究原則：對違反印章管理制度的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責任。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.公司各類印章的刻制由行政部門統(tǒng)一負責。行政部門應(yīng)根據(jù)公司實際需要，填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、規(guī)格、用途等信息，并報公司法定代表人或授權(quán)負責人審批。2.審批通過后，行政部門應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)的印章制作單位進行刻制。印章制作單位必須嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定和公司要求制作印章，確保印章質(zhì)量和安全性。3.印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時對印章進行驗收。驗收內(nèi)容包括印章的規(guī)格、字體、圖案、材質(zhì)等是否符合要求，印章是否清晰、完整、無瑕疵。驗收合格后，行政部門應(yīng)填寫《印章驗收單》，并將印章移交至指定的保管部門。（二）印章啟用1.新印章啟用前，行政部門應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布《印章啟用通知》，明確印章名稱、啟用日期、使用范圍、保管部門及保管人等信息。2.保管部門應(yīng)將新印章的印模留存一份，并在公司印章管理臺賬中進行登記。同時，保管部門應(yīng)將印章啟用情況告知相關(guān)部門和人員，確保各部門和人員知曉新印章的啟用信息。3.印章啟用后，原相關(guān)印章同時廢止。廢止的印章應(yīng)及時交由行政部門封存保管，并按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔處理。三、印章的保管（一）保管部門與保管人1.公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章由行政部門指定專人負責保管；法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)的人員負責保管；部門章由各部門負責人指定專人負責保管。2.印章保管人應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責任心，熟悉印章管理規(guī)定，嚴格遵守印章保管制度。保管人應(yīng)與公司簽訂《印章保管責任書》，明確保管責任和義務(wù)。（二）保管要求1.印章應(yīng)妥善保管在安全可靠的地方，如保險柜、保險箱等。保管場所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等條件，確保印章安全。2.印章保管人應(yīng)嚴格遵守印章保管制度，不得擅自將印章交予他人保管或使用。如因特殊情況需要委托他人代管印章，必須經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)負責人批準，并辦理相關(guān)委托手續(xù)。3.印章保管人應(yīng)定期對印章進行檢查和維護，確保印章清晰、完整、無損壞。如發(fā)現(xiàn)印章存在問題，應(yīng)及時報告行政部門，并按照公司規(guī)定進行處理。（三）印章交接1.印章保管人因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印章時，應(yīng)提前向行政部門提交《印章交接申請表》，經(jīng)批準后辦理印章交接手續(xù)。2.印章交接時，應(yīng)由行政部門、原保管人、新保管人共同在場進行交接。交接內(nèi)容包括印章的實物、印模、使用記錄等。交接完成后，各方應(yīng)在《印章交接清單》上簽字確認。3.印章交接后，新保管人應(yīng)及時熟悉印章管理規(guī)定和使用流程，并按照要求妥善保管印章。原保管人應(yīng)協(xié)助新保管人完成交接工作，并對交接后的印章使用情況負責。四、印章的使用（一）使用范圍1.公司公章主要用于公司對外的正式文件、信函、合同、協(xié)議、報表等的簽署；代表公司參加各類會議、活動；辦理公司相關(guān)資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照等的年檢、變更、注銷等手續(xù)；以及其他需要公司蓋章確認的事項。2.合同專用章主要用于公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議等法律文件的簽署。3.財務(wù)專用章主要用于公司財務(wù)收支、資金結(jié)算、稅務(wù)申報等相關(guān)財務(wù)業(yè)務(wù)的辦理。4.法定代表人章主要用于公司法定代表人授權(quán)的特定事項的辦理，如簽署授權(quán)委托書、辦理銀行開戶等。5.部門章主要用于各部門內(nèi)部文件的發(fā)布、工作聯(lián)系函、報表等的簽署，以及其他與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的事項。（二）使用流程1.申請：使用印章時，使用人應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印時間等信息，并按照規(guī)定的審批程序提交審批。2.審批：《印章使用申請表》應(yīng)根據(jù)用印事項的性質(zhì)和金額大小，分別由相關(guān)部門負責人、分管領(lǐng)導、法定代表人或授權(quán)負責人進行審批。審批通過后，申請表上應(yīng)加蓋審批人的印章或簽字。3.用印：印章保管人應(yīng)根據(jù)審批后的《印章使用申請表》，對用印文件進行審核。審核內(nèi)容包括文件內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定、文件格式是否規(guī)范、簽字蓋章是否齊全等。審核無誤后，印章保管人方可在用印文件上加蓋印章，并在《印章使用登記表》上登記用印日期、用印文件名稱、份數(shù)、用印人等信息。4.蓋章：蓋章時，印章保管人應(yīng)確保印章端正、清晰，不得模糊、歪斜或重疊。蓋章后，印章保管人應(yīng)將印章及時歸位保管。（三）特殊情況用印1.緊急情況下需要用印的，使用人可通過電話、郵件等方式向?qū)徟苏f明情況，并經(jīng)審批人同意后，先進行用印，事后再補辦審批手續(xù)。補辦審批手續(xù)的時間不得超過[X]個工作日。2.異地用印的，使用人應(yīng)將用印文件通過傳真、快遞等方式發(fā)送給印章保管人，并按照正常用印流程進行審批。印章保管人應(yīng)在收到用印文件后，及時進行審核和用印，并將用印后的文件通過快遞等方式寄回給使用人。（四）禁止使用印章的情況1.未經(jīng)審批的文件、合同、協(xié)議等不得使用印章。2.涉及違法違規(guī)、損害公司利益的文件、合同、協(xié)議等不得使用印章。3.空白紙張、空白合同、空白介紹信等不得加蓋印章。4.其他不符合公司印章管理制度規(guī)定的情況不得使用印章。五、印章的停用與銷毀（一）停用1.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要停用印章時，行政部門應(yīng)填寫《印章停用申請表》，詳細說明停用原因、停用印章名稱等信息，并報公司法定代表人或授權(quán)負責人審批。2.審批通過后，行政部門應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布《印章停用通知》，明確停用印章名稱、停用日期等信息。同時，行政部門應(yīng)將停用印章的印模留存一份，并在公司印章管理臺賬中進行登記。3.印章停用后，保管部門應(yīng)將印章妥善保管，不得擅自銷毀或丟棄。（二）銷毀1.對于不再使用且無保留價值的印章，行政部門應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明銷毀印章名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并報公司法定代表人或授權(quán)負責人審批。2.審批通過后，行政部門應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)的銷毀單位進行銷毀。銷毀單位應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司要求，對印章進行粉碎、熔化等處理，確保印章無法恢復使用。3.印章銷毀時，行政部門、保管部門應(yīng)共同派人監(jiān)銷，并在《印章銷毀清單》上簽字確認。銷毀清單應(yīng)包括印章名稱、數(shù)量、銷毀日期、銷毀方式等信息。銷毀清單應(yīng)作為公司檔案資料進行歸檔保存。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負責對印章管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。同時，公司審計部門、法務(wù)部門等應(yīng)根據(jù)各自職責，對印章管理工作進行定期或不定期的審計和法律審查。（二）檢查內(nèi)容1.印章保管情況，包括保管場所是否安全、保管人是否符合要求、印章是否定期檢查維護等。2.印章使用情況，包括使用流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全、用印文件是否符合要求等。3.印章管理臺賬記錄情況，包括印章的刻制、啟用、保管、使用、停用、銷毀等信息是否準確、完整。（三）檢查方式1.定期檢查：行政部門應(yīng)定期對印章管理工作進行檢查，檢查周期為每[X]個月一次。定期檢查可采用現(xiàn)場檢查、查閱資料等方式進行。2.不定期檢查：公司審計部門、法務(wù)部門等可根據(jù)工作需要，對印章管理工作進行不定期檢查。不定期檢查可采用專項審計、法律審查等方式進行。3.日常監(jiān)督：印章保管人應(yīng)在日常工作中對印章使用情況進行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時報告行政部門。行政部門應(yīng)及時對發(fā)現(xiàn)的問題進行處理，并跟蹤整改情況。（四）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時下達《整改通知書》，要求相關(guān)部門或人員限期整改。整改期限一般不得超過[X]個工作日。2.相關(guān)部門或人員應(yīng)按照《整改通知書》的要求，認真落實整改措施，并在規(guī)定期限內(nèi)將整改情況書面報告行政部門。行政部門應(yīng)及時對整改情況進行復查，確保問題得到徹底解決。3.對于違反印章管理制度的行為，公司將依法依規(guī)追究相關(guān)人員