PAGE檔案室上墻制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案資料的完整、安全與有效利用，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案管理工作中的行為。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案室對(duì)各類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的整合與共享。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理公司在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的完整無(wú)缺。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查詢(xún)、利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)檔案管理工作。2.集中收集、整理、保管公司各類(lèi)檔案，建立健全檔案檢索體系。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。5.為公司各部門(mén)及員工提供檔案查詢(xún)、借閱等服務(wù)。（二）部門(mén)檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門(mén)檔案移交至檔案室。3.協(xié)助檔案室做好檔案的查詢(xún)、借閱等工作，提供必要的檔案信息。4.對(duì)本部門(mén)員工進(jìn)行檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，提高員工的檔案意識(shí)。（三）員工職責(zé)1.妥善保管個(gè)人在工作中形成的各類(lèi)文件資料，按照規(guī)定及時(shí)移交至部門(mén)檔案管理員。2.遵守公司檔案管理制度，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。3.在工作中需要查閱檔案時(shí)，按照規(guī)定辦理查詢(xún)、借閱手續(xù)。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等過(guò)程中形成的文件資料，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議等。2.公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件，包括合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等。3.公司對(duì)外宣傳、交流活動(dòng)中形成的文件資料，如宣傳冊(cè)、會(huì)議紀(jì)要、合作協(xié)議等。4.公司員工在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件資料，如工作報(bào)告、技術(shù)文檔、培訓(xùn)記錄等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、系統(tǒng)的原則，涵蓋公司各項(xiàng)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)。3.對(duì)收集到的檔案資料應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除無(wú)關(guān)的文件，確保檔案的質(zhì)量。（三）收集時(shí)間1.日常工作中形成的檔案應(yīng)及時(shí)收集，每月定期移交至部門(mén)檔案管理員。2.重大活動(dòng)、項(xiàng)目結(jié)束后，相關(guān)部門(mén)應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將形成的檔案資料收集整理完畢，并移交至檔案室。四、檔案整理（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，分為行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)、財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)、人事勞資類(lèi)等類(lèi)別。2.行政管理類(lèi)檔案包括公司文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。3.經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)檔案包括市場(chǎng)調(diào)研、營(yíng)銷(xiāo)策劃、客戶(hù)資料、合同協(xié)議等。4.生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)檔案包括產(chǎn)品研發(fā)、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。5.財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)檔案包括財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。6.人事勞資類(lèi)檔案包括員工檔案、招聘錄用資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等。（二）整理方法1.遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄索引。3.按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，將檔案資料進(jìn)行分類(lèi)裝訂，形成案卷。4.在案卷封面填寫(xiě)案卷標(biāo)題、編號(hào)、日期、保管期限等信息。（三）整理要求1.整理工作應(yīng)做到分類(lèi)科學(xué)、排列有序、編目準(zhǔn)確、裝訂整齊。2.確保檔案資料的完整性，不得遺漏重要文件。3.對(duì)破損、褪色的檔案資料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.各部門(mén)檔案管理員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行自查，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.填寫(xiě)檔案移交清單，注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等信息。3.將檔案移交清單及檔案一并提交至檔案室，檔案室進(jìn)行核對(duì)簽收。4.檔案室按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)接收的檔案進(jìn)行重新整理、上架歸檔。（二）歸檔時(shí)間1.各部門(mén)應(yīng)在每年[X]月底前，將上一年度形成的檔案移交至檔案室。2.特殊情況需要延期移交的，應(yīng)提前向檔案室說(shuō)明原因，并經(jīng)批準(zhǔn)后在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成移交。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)齊全完整，符合整理規(guī)范要求。2.檔案移交清單應(yīng)一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。3.檔案室應(yīng)建立檔案接收臺(tái)賬，記錄檔案的移交情況。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。（二）保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）、短期（[X]年）三種。2.具體保管期限的劃分按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況執(zhí)行。（三）保管要求1.按照檔案的分類(lèi)和編號(hào)順序，將檔案排列上架，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全與完整。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行維護(hù)和更新。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度保持在[X]℃[X]℃之間，濕度保持在[X]%[X]%之間。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保管期限合理，剔除失去保存價(jià)值的檔案。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判斷、慎重處理的原則。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門(mén)檔案管理員及專(zhuān)業(yè)人員組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)制定鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值等因素，確定檔案的存毀。2.填寫(xiě)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、保管期限、鑒定結(jié)果等信息。3.將檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，由檔案室負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷(xiāo)毀工作。2.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案信息的徹底銷(xiāo)毀，可采用焚燒、粉碎等方式。3.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，注明銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、時(shí)間、地點(diǎn)等信息。4.檔案銷(xiāo)毀記錄應(yīng)保存[X]年。八、檔案查詢(xún)與借閱（一）查詢(xún)程序1.公司內(nèi)部員工因工作需要查詢(xún)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查詢(xún)申請(qǐng)表，注明查詢(xún)目的、檔案名稱(chēng)、編號(hào)等信息。2.將檔案查詢(xún)申請(qǐng)表提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。3.審批通過(guò)后，持申請(qǐng)表到檔案室辦理查詢(xún)手續(xù)。4.檔案室工作人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料供查詢(xún)?nèi)瞬殚啞＃ǘ┙栝喅绦?.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、檔案名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等信息。2.將檔案借閱申請(qǐng)表提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。3.審批通過(guò)后，持申請(qǐng)表到檔案室辦理借閱手續(xù)。4.檔案室工作人員對(duì)借閱檔案進(jìn)行登記，注明借閱人姓名、部門(mén)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。5.借閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）查詢(xún)與借閱要求1.查詢(xún)、借閱檔案應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.查閱檔案時(shí)應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案資料。3.未經(jīng)檔案室同意，不得擅自復(fù)制檔案資料。4.借閱的檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。九、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類(lèi)、保管期限等信息。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，確保統(tǒng)計(jì)信息的真實(shí)性和可靠性