PAGE打印機管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強公司打印機的管理，規(guī)范打印機的使用行為，提高打印機的使用效率，確保打印機的正常運行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有打印機的使用、維護及管理。（三）基本原則1.節(jié)約原則：鼓勵員工合理使用打印機資源，避免浪費紙張、油墨等耗材。2.規(guī)范原則：明確打印機的使用流程和操作規(guī)范，確保打印工作的準確性和高效性。3.安全原則：保障打印機的安全運行，防止因不當使用引發(fā)安全事故。二、打印機的采購與配置（一）需求評估各部門根據(jù)工作需要，提前向行政部門提交打印機采購申請。申請應包括打印機的型號、功能要求、預計使用量等詳細信息。行政部門對各部門的申請進行匯總和評估，結合公司整體辦公需求和預算情況，確定最終的采購方案。（二）采購流程1.行政部門根據(jù)評估結果，選擇合適的打印機供應商。在選擇供應商時，應充分考慮其產(chǎn)品質量、售后服務、價格等因素。2.與供應商簽訂采購合同，明確打印機的型號、數(shù)量、價格、交貨時間、售后服務等條款。3.打印機到貨后，行政部門負責組織驗收。驗收內(nèi)容包括打印機的外觀、性能、配件等是否符合合同要求。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，并分配至各使用部門。（三）配置標準1.根據(jù)各部門的工作性質和業(yè)務量，合理配置打印機。原則上，每個部門應至少配備一臺打印機。對于打印量較大的部門，可根據(jù)實際情況增加打印機數(shù)量。2.打印機的配置應優(yōu)先考慮節(jié)能環(huán)保型產(chǎn)品，以降低公司的運營成本。三、打印機的使用管理（一）使用權限1.公司所有員工均有權使用本部門配置的打印機。未經(jīng)部門負責人同意，不得擅自使用其他部門的打印機。2.對于共享打印機，需經(jīng)過行政部門授權后方可使用。授權方式包括設置用戶賬號和密碼、分配使用時間段等。（二）使用流程1.打印文件前，應仔細檢查文件內(nèi)容，確保無誤后再進行打印。如需打印多份文件，應合理排版，避免浪費紙張。2.在打印機上選擇正確的紙張規(guī)格和打印模式。對于彩色打印需求，應盡量控制在必要范圍內(nèi)。3.打印任務完成后，及時取走打印文件，并將打印機設置為就緒狀態(tài)。如發(fā)現(xiàn)打印文件有問題，應及時與行政部門聯(lián)系處理。（三）特殊情況處理1.如打印機出現(xiàn)故障，應立即停止使用，并及時向行政部門報告。行政部門應安排專業(yè)人員進行維修，記錄故障情況和維修過程。2.對于緊急打印任務，如在正常工作時間內(nèi)無法完成，可申請加班打印。加班打印需提前向行政部門申請，并說明原因和預計使用時間。四、打印機的維護與保養(yǎng)（一）日常維護1.各部門應指定專人負責打印機的日常清潔和維護工作。清潔內(nèi)容包括打印機外殼、進紙口、出紙口、墨盒等部位，定期清除灰塵和紙屑。2.定期檢查打印機的墨盒、硒鼓等耗材的使用情況，及時更換即將用盡的耗材。更換耗材時，應按照打印機的操作說明進行，避免因操作不當損壞打印機。（二）定期保養(yǎng)1.行政部門應定期安排專業(yè)人員對打印機進行全面保養(yǎng)。保養(yǎng)內(nèi)容包括檢查打印機的內(nèi)部部件、校準打印頭、清潔激光器等。2.根據(jù)打印機的使用頻率和運行狀況，制定合理的保養(yǎng)周期。一般情況下，每季度或半年進行一次全面保養(yǎng)。（三）故障維修1.當打印機出現(xiàn)故障時，使用人員應及時填寫故障報告，詳細描述故障現(xiàn)象和發(fā)生時間。行政部門收到故障報告后，應盡快安排維修人員進行維修。2.維修人員在維修過程中，應做好維修記錄，包括故障原因、維修方法、更換的零部件等信息。維修完成后，應將維修記錄提交行政部門存檔。五、打印機耗材管理（一）耗材采購1.行政部門根據(jù)打印機的使用情況和耗材庫存，定期制定耗材采購計劃。采購計劃應包括耗材的種類、數(shù)量、預計采購時間等信息。2.在采購耗材時，應選擇質量可靠、價格合理的供應商。與供應商簽訂采購合同，明確耗材的規(guī)格、型號、價格、交貨時間等條款。（二）耗材庫存管理1.設立專門的耗材倉庫，對采購回來的耗材進行分類存放。建立耗材庫存臺賬，詳細記錄耗材的出入庫情況，包括日期、型號、數(shù)量、領用部門等信息。2.定期盤點耗材庫存，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)庫存短缺或積壓情況，應及時調整采購計劃。（三）耗材領用1.各部門如需領用打印機耗材，應填寫耗材領用申請表，注明領用耗材的型號、數(shù)量、用途等信息。申請表經(jīng)部門負責人簽字批準后，交行政部門領取。2.行政部門根據(jù)申請表發(fā)放耗材，并在庫存臺賬上記錄領用情況。領用人員應妥善保管領用的耗材，避免浪費和丟失。六,打印機的安全管理（一）用電安全1.打印機應使用符合安全標準的電源插座，避免使用多用途插座或延長線。2.定期檢查打印機的電源線是否有破損、老化等情況，如有問題應及時更換。3.在插拔打印機電源線時，應先關閉打印機電源，避免觸電事故。（二）防火安全1.打印機應放置在通風良好、遠離易燃物品的地方。2.禁止在打印機周圍堆放紙張、雜物等易燃物品，防止火災發(fā)生。3.如發(fā)現(xiàn)打印機冒煙、起火等異常情況，應立即切斷電源，并使用滅火器進行滅火。同時，及時向公司安全管理部門報告。（三）數(shù)據(jù)安全1.涉及公司機密文件的打印，應嚴格按照公司保密制度進行操作。在打印前，應對文件進行加密處理，并確保打印機的使用環(huán)境安全。2.定期清理打印機緩存中的數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)泄露。對于廢棄的打印文件，應按照公司文件銷毀規(guī)定進行處理。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權使用其他部門打印機。2.故意浪費紙張、油墨等耗材。3.私自拆卸、維修打印機。4.因操作不當導致打印機損壞。5.違反打印機安全管理規(guī)定。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)行為，給予口頭警告，并要求其立即改正。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的行為，將視情況給予書面警告、罰款、限制使用打印機等處罰。3.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，應承擔相應的賠償責任。