PAGE接待管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為了規(guī)范公司接待工作，樹立良好的公司形象，加強與客戶、合作伙伴及其他相關(guān)人員的溝通與交流，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門在接待來訪人員時的相關(guān)活動。（三）基本原則1.熱情周到原則：以熱情、禮貌、專業(yè)的態(tài)度對待來訪人員，提供周到的服務(wù)，讓來訪人員感受到公司的尊重和關(guān)懷。2.對口接待原則：根據(jù)來訪人員的身份、目的和事由，安排對口部門或人員進行接待，確保接待工作的針對性和有效性。3.勤儉節(jié)約原則：在接待過程中，合理控制接待費用，杜絕鋪張浪費，做到既熱情接待又節(jié)約開支。4.安全保密原則：確保來訪人員的人身安全和公司的信息安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止公司機密信息泄露。二、接待準備（一）信息收集1.提前了解來訪人員的基本信息，包括姓名、性別、職務(wù)、單位、聯(lián)系方式等。2.掌握來訪人員的來訪目的、行程安排、預(yù)計停留時間等詳細情況。3.了解來訪人員的特殊需求和偏好，如飲食、住宿、交通等方面的要求。（二）接待安排1.根據(jù)來訪人員的情況，確定接待負責人和陪同人員。接待負責人應(yīng)具備良好的溝通能力和組織協(xié)調(diào)能力，能夠妥善安排接待工作。陪同人員應(yīng)熟悉公司情況，能夠為來訪人員提供準確的信息和引導。2.制定詳細的接待計劃，包括接待時間、地點、活動內(nèi)容、行程安排等。接待計劃應(yīng)提前與來訪人員溝通確認，確保雙方都清楚了解接待安排。3.根據(jù)接待計劃，提前做好各項準備工作，如會議室布置、車輛安排、餐飲預(yù)訂、住宿安排等。會議室應(yīng)整潔、舒適，配備必要的會議設(shè)備；車輛應(yīng)確保安全、舒適，按時接送來訪人員；餐飲應(yīng)符合來訪人員的口味和需求；住宿應(yīng)選擇安全、舒適、方便的酒店或賓館。（三）資料準備1.準備好公司的宣傳資料，如公司簡介、產(chǎn)品介紹、業(yè)務(wù)范圍等，以便向來訪人員展示公司的形象和實力。2.根據(jù)來訪人員的需求，準備相關(guān)的業(yè)務(wù)資料、技術(shù)資料、合同文本等，以便雙方進行業(yè)務(wù)洽談和交流。3.準備好接待過程中可能需要用到的文件、表格、證件等資料，確保接待工作的順利進行。三、接待流程（一）迎接1.根據(jù)來訪人員的行程安排，提前到達約定的地點迎接。迎接人員應(yīng)穿著整潔、得體，佩戴公司標識，以良好的形象迎接來訪人員。2.來訪人員到達后，迎接人員應(yīng)主動上前打招呼，自我介紹，并與來訪人員握手表示歡迎。3.協(xié)助來訪人員提取行李、安排車輛，引導來訪人員前往目的地。在車輛行駛過程中，應(yīng)向來訪人員介紹公司的基本情況和沿途的風景。（二）會面1.將來訪人員引導至會議室或接待室，安排就座，并提供茶水、飲料等。2.接待負責人向來訪人員介紹公司的參會人員，雙方進行簡單的寒暄和交流。3.根據(jù)來訪人員的來訪目的，進入正式的會談環(huán)節(jié)。會談過程中，應(yīng)注意傾聽來訪人員的意見和需求，做好記錄，并及時回應(yīng)來訪人員的問題。（三）參觀1.根據(jù)來訪人員的需求，安排參觀公司的生產(chǎn)車間、研發(fā)中心、產(chǎn)品展示廳等場所。參觀過程中，應(yīng)安排專人進行講解，向來訪人員介紹公司的生產(chǎn)工藝、技術(shù)水平、產(chǎn)品特點等情況。2.注意參觀過程中的安全問題，提醒來訪人員遵守公司的規(guī)章制度，不要隨意觸摸設(shè)備和產(chǎn)品。3.參觀結(jié)束后，向來訪人員表示感謝，并詢問來訪人員對參觀的感受和意見。（四）用餐1.根據(jù)來訪人員的人數(shù)和口味，選擇合適的餐廳預(yù)訂餐飲。餐飲應(yīng)注重菜品質(zhì)量和衛(wèi)生，確保來訪人員吃得滿意。2.在用餐過程中，應(yīng)注意禮儀規(guī)范，不要勸酒、酗酒，保持良好的用餐氛圍。3.用餐結(jié)束后，及時結(jié)賬，并與餐廳工作人員溝通好相關(guān)事宜。（五）送行1.根據(jù)來訪人員的行程安排，提前安排車輛送來訪人員前往機場、車站或其他目的地。送行人員應(yīng)提前到達送行地點，確保車輛按時到達。2.來訪人員到達送行地點后，送行人員應(yīng)與來訪人員握手道別，感謝來訪人員的來訪，并表示歡迎再次光臨。3.車輛啟動后，送行人員應(yīng)向來訪人員揮手致意，并目送車輛離開。四、接待標準（一）住宿標準1.根據(jù)來訪人員的身份和級別，確定住宿標準。一般情況下，公司高層領(lǐng)導、重要客戶和合作伙伴可安排入住五星級酒店或豪華型酒店；中層管理人員和普通客戶可安排入住四星級酒店或舒適型酒店；基層員工和一般來訪人員可安排入住經(jīng)濟型酒店或快捷酒店。2.住宿費用應(yīng)嚴格控制在預(yù)算范圍內(nèi)，不得超標準安排住宿。如有特殊情況需要提高住宿標準，應(yīng)提前向上級領(lǐng)導請示批準。（二）餐飲標準1.根據(jù)來訪人員的人數(shù)和接待規(guī)格，確定餐飲標準。一般情況下，公司高層領(lǐng)導、重要客戶和合作伙伴可安排在高檔餐廳用餐，菜品應(yīng)注重品質(zhì)和檔次；中層管理人員和普通客戶可安排在中等檔次餐廳用餐，菜品應(yīng)注重口味和營養(yǎng)；基層員工和一般來訪人員可安排在公司食堂或普通餐廳用餐，菜品應(yīng)注重實惠和衛(wèi)生。2.餐飲費用應(yīng)嚴格控制在預(yù)算范圍內(nèi)，不得超標準安排餐飲。如有特殊情況需要提高餐飲標準，應(yīng)提前向上級領(lǐng)導請示批準。（三）交通標準1.根據(jù)來訪人員的身份和級別，確定交通標準。一般情況下，公司高層領(lǐng)導、重要客戶和合作伙伴可安排乘坐商務(wù)車或豪華轎車；中層管理人員和普通客戶可安排乘坐普通轎車或商務(wù)車；基層員工和一般來訪人員可安排乘坐公交車或出租車。2.交通費用應(yīng)嚴格控制在預(yù)算范圍內(nèi)，不得超標準安排交通。如有特殊情況需要提高交通標準，應(yīng)提前向上級領(lǐng)導請示批準。（四）禮品標準1.根據(jù)來訪人員的身份和級別以及接待目的，確定禮品標準。一般情況下，公司高層領(lǐng)導、重要客戶和合作伙伴可贈送高檔禮品，如高檔煙酒、名貴茶葉、精美工藝品等；中層管理人員和普通客戶可贈送中等檔次禮品，如特色食品、辦公用品、紀念品等；基層員工和一般來訪人員可贈送小禮品，如公司宣傳資料、文化衫、鑰匙扣等。2.禮品費用應(yīng)嚴格控制在預(yù)算范圍內(nèi)，不得超標準贈送禮品。如有特殊情況需要提高禮品標準，應(yīng)提前向上級領(lǐng)導請示批準。五、接待費用管理（一）預(yù)算管理1.各部門應(yīng)根據(jù)接待工作的實際需求，提前編制接待費用預(yù)算，報公司財務(wù)部審核。接待費用預(yù)算應(yīng)包括住宿、餐飲、交通、禮品等各項費用。2.公司財務(wù)部應(yīng)根據(jù)各部門的接待費用預(yù)算，結(jié)合公司的實際情況，編制年度接待費用預(yù)算，報公司領(lǐng)導審批。年度接待費用預(yù)算應(yīng)明確各部門的接待費用限額，并嚴格控制接待費用總額。（二）報銷管理1.接待費用報銷應(yīng)嚴格按照公司的財務(wù)制度執(zhí)行，報銷憑證應(yīng)真實、合法、有效。報銷時應(yīng)提供接待審批單、發(fā)票、清單等相關(guān)資料。2.接待費用報銷應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)進行，逾期不予報銷。報銷金額應(yīng)與接待審批單上的金額一致，如有特殊情況需要調(diào)整報銷金額，應(yīng)提前向上級領(lǐng)導請示批準。（三）審計監(jiān)督1.公司財務(wù)部應(yīng)定期對各部門的接待費用進行審計，檢查接待費用的使用情況是否符合規(guī)定，是否存在超標準接待、鋪張浪費等問題。2.公司審計部門應(yīng)不定期對各部門的接待費用進行專項審計，加強對接待費用的監(jiān)督管理，確保接待費用的合理使用。六、保密規(guī)定（一）信息保密1.在接待過程中，涉及公司機密信息的，接待人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得向來訪人員泄露公司的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息等機密信息。2.如需向來訪人員提供公司機密信息，應(yīng)提前經(jīng)過公司相關(guān)部門的審批，并與來訪人員簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（二）文件管理1.接待過程中涉及的文件、資料等應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或泄露。如需借閱或復(fù)印公司文件，應(yīng)按照公司的文件管理制度執(zhí)行。2.接待結(jié)束后，應(yīng)及時將接待過程中涉及的文件、資料等進行整理歸檔，確保文件的安全和完整。（三）人員管理1.接待人員應(yīng)加強對自身的保密意識教育，提高保密能力，確保在接待過程中不發(fā)生