PAGE存貨編碼制度規(guī)范一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司存貨編碼管理，確保存貨信息的準(zhǔn)確性、唯一性和系統(tǒng)性，提高存貨管理效率，保障公司資產(chǎn)安全，為公司的生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)等業(yè)務(wù)活動(dòng)提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有存貨的編碼管理，包括原材料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品、低值易耗品、包裝物等各類存貨。（三）基本原則1.唯一性原則：每個(gè)存貨項(xiàng)目都應(yīng)有唯一的編碼，避免編碼重復(fù)或混淆。2.系統(tǒng)性原則：編碼應(yīng)具有一定的邏輯性和系統(tǒng)性，便于分類、查詢和統(tǒng)計(jì)。3.穩(wěn)定性原則：編碼一經(jīng)確定，應(yīng)保持相對穩(wěn)定，避免頻繁變更。4.擴(kuò)展性原則：編碼應(yīng)預(yù)留一定的擴(kuò)展空間，以適應(yīng)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和存貨種類增加的需要。二、存貨編碼的結(jié)構(gòu)與規(guī)則（一）編碼結(jié)構(gòu)存貨編碼采用[X]位數(shù)字編碼，分為[具體位數(shù)]段，各段含義如下：1.第一段：表示存貨類別，用[X]位數(shù)字表示。具體類別劃分如下：[類別編碼1]：原材料[類別編碼2]：輔助材料[類別編碼3]：燃料[類別編碼4]：在產(chǎn)品[類別編碼5]：產(chǎn)成品[類別編碼6]：低值易耗品[類別編碼7]：包裝物[類別編碼8]：其他存貨2.第二段：表示存貨的大類細(xì)分，用[X]位數(shù)字表示。根據(jù)不同的存貨類別，進(jìn)一步細(xì)分如下：對于原材料：[細(xì)分編碼1]：金屬材料[細(xì)分編碼2]：非金屬材料[細(xì)分編碼3]：電子元器件[細(xì)分編碼4]：化工原料[細(xì)分編碼5]：其他原材料對于輔助材料：[細(xì)分編碼1]：潤滑油[細(xì)分編碼2]：勞保用品[細(xì)分編碼3]：工具配件[細(xì)分編碼4]：其他輔助材料對于燃料：[細(xì)分編碼1]：煤炭[細(xì)分編碼2]：汽油[細(xì)分編碼3]：柴油[細(xì)分編碼4]：天然氣[細(xì)分編碼5]：其他燃料對于在產(chǎn)品：[細(xì)分編碼1]：半成品A[細(xì)分編碼2]：半成品B[細(xì)分編碼3]：在加工產(chǎn)品C[細(xì)分編碼4]：其他在產(chǎn)品對于產(chǎn)成品：[細(xì)分編碼1]：產(chǎn)品型號A[細(xì)分編碼2]：產(chǎn)品型號B[細(xì)分編碼3]：產(chǎn)品型號C[細(xì)分編碼4]：其他產(chǎn)成品對于低值易耗品：[細(xì)分編碼1]：辦公家具[細(xì)分編碼2]：辦公設(shè)備[細(xì)分編碼3]：工具量具[細(xì)分編碼4]：其他低值易耗品對于包裝物：[細(xì)分編碼1]：紙箱[細(xì)分編碼2]：包裝袋[細(xì)分編碼3]：塑料瓶[細(xì)分編碼4]：其他包裝物對于其他存貨：[細(xì)分編碼1]：模具[細(xì)分編碼2]：夾具[細(xì)分編碼3]：其他特殊存貨3.第三段：表示存貨的規(guī)格型號，用[X]位數(shù)字或字母表示。根據(jù)具體存貨的特點(diǎn)，填寫相應(yīng)的規(guī)格型號信息。4.第四段：表示存貨的批次或版本號，用[X]位數(shù)字表示。對于有批次管理要求的存貨，記錄批次信息；對于有版本更新的存貨，記錄版本號。5.第五段：表示存貨的流水號，用[X]位數(shù)字表示。流水號用于區(qū)分同一編碼下的不同存貨個(gè)體，從[起始流水號]開始依次遞增。（二）編碼規(guī)則示例以某公司的一種金屬原材料為例，其編碼為：[類別編碼1][細(xì)分編碼1][規(guī)格型號][批次號][流水號]。假設(shè)該金屬原材料屬于金屬材料類別中的鋼材細(xì)分，規(guī)格型號為Q235B，批次號為202301，流水號為001，則其編碼為[01][01][Q235B][202301][001]。三、存貨編碼的申請與審批（一）申請流程1.各部門如需新增存貨編碼，應(yīng)填寫《存貨編碼申請表》，詳細(xì)說明存貨的類別、名稱、規(guī)格型號、批次等信息。2.將《存貨編碼申請表》提交至本部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后，由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.將簽字后的《存貨編碼申請表》提交至公司物流管理部門。（二）審批流程1.物流管理部門收到《存貨編碼申請表》后，對申請信息進(jìn)行初步審核，確保申請信息完整、準(zhǔn)確。2.如申請信息審核通過，物流管理部門將《存貨編碼申請表》提交至公司財(cái)務(wù)部門進(jìn)行成本核算和預(yù)算審核。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司成本核算制度和預(yù)算管理要求，對新增存貨編碼的成本影響進(jìn)行評估，并審核其是否符合預(yù)算安排。審核通過后，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。4.物流管理部門將經(jīng)過財(cái)務(wù)部門審核的《存貨編碼申請表》提交至公司管理層審批。5.公司管理層根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃和業(yè)務(wù)發(fā)展需求，對新增存貨編碼進(jìn)行最終審批。審批通過后，由公司總經(jīng)理簽字確認(rèn)。（三）編碼分配經(jīng)公司管理層審批通過后，物流管理部門根據(jù)存貨編碼規(guī)則，為新增存貨分配唯一的編碼，并將編碼信息錄入公司存貨管理系統(tǒng)。同時(shí)，物流管理部門應(yīng)及時(shí)將新的存貨編碼通知相關(guān)部門，確保各部門能夠準(zhǔn)確使用新編碼進(jìn)行存貨管理。四、存貨編碼的維護(hù)與變更（一）維護(hù)責(zé)任公司物流管理部門負(fù)責(zé)存貨編碼的日常維護(hù)工作，確保編碼信息的準(zhǔn)確性和完整性。各部門在使用存貨編碼過程中，如發(fā)現(xiàn)編碼錯(cuò)誤或其他問題，應(yīng)及時(shí)反饋至物流管理部門。（二）變更情形1.存貨的類別、名稱、規(guī)格型號、批次等信息發(fā)生變更時(shí)，需要對存貨編碼進(jìn)行相應(yīng)變更。2.公司業(yè)務(wù)發(fā)展導(dǎo)致存貨種類增加或減少，需要對存貨編碼體系進(jìn)行調(diào)整時(shí)，也需要對存貨編碼進(jìn)行變更。（三）變更流程1.當(dāng)存貨信息發(fā)生變更時(shí)，請變更部門填寫《存貨編碼變更申請表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容及涉及的存貨編碼。2.將《存貨編碼變更申請表》提交至本部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后，由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.將簽字后的《存貨編碼變更申請表》提交至公司物流管理部門。4.物流管理部門收到《存貨編碼變更申請表》后，對變更申請進(jìn)行審核，確認(rèn)變更的必要性和合理性。審核通過后，物流管理部門根據(jù)存貨編碼規(guī)則，對涉及的存貨編碼進(jìn)行變更，并更新公司存貨管理系統(tǒng)中的編碼信息。5.物流管理部門將變更后的存貨編碼信息及時(shí)通知相關(guān)部門，確保各部門能夠及時(shí)調(diào)整存貨管理工作。（四）廢棄編碼管理對于已停用或不再使用的存貨編碼，物流管理部門應(yīng)定期進(jìn)行清理和廢棄處理。廢棄編碼應(yīng)在公司存貨管理系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)記，并記錄廢棄原因和時(shí)間。廢棄編碼不得再重新分配給其他存貨使用，以確保存貨編碼的唯一性和準(zhǔn)確性。五、存貨編碼的使用與管理（一）使用要求1.公司各部門在進(jìn)行存貨采購、入庫、存儲、領(lǐng)用、銷售等業(yè)務(wù)操作時(shí)，必須嚴(yán)格按照規(guī)定的存貨編碼進(jìn)行記錄和管理。2.存貨編碼應(yīng)清晰、準(zhǔn)確地標(biāo)注在存貨的標(biāo)識牌、標(biāo)簽、入庫單、出庫單、發(fā)票等相關(guān)單據(jù)和文件上，以便于識別和查詢。3.在存貨管理系統(tǒng)中，應(yīng)按照存貨編碼建立詳細(xì)的存貨檔案，記錄存貨的基本信息、出入庫記錄、庫存余額等數(shù)據(jù)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際存貨情況一致。（二）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對存貨編碼的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各部門嚴(yán)格按照制度規(guī)定使用存貨編碼。2.檢查內(nèi)容包括存貨編碼的準(zhǔn)確性、完整性、一致性，以及相關(guān)單據(jù)和文件上編碼標(biāo)注的清晰性等。3.對于發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到妥善解決。（三）培訓(xùn)與宣傳1.公司物流管理部門應(yīng)定期組織存貨編碼制度的培訓(xùn)，向各部門員工詳細(xì)講解存貨編碼的規(guī)則、申請流程、使用要求等內(nèi)容，確保員工能夠熟練掌握和正確使用存貨編碼。2.同時(shí)，物流管理部門應(yīng)通過內(nèi)部宣傳資料