PAGE人事證明制度規(guī)范一、總則（一）目的為規(guī)范公司人事證明的開具與管理，確保人事證明的真實性、準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性，維護(hù)公司及員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及因工作需要向公司申請開具人事證明的外部單位或個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保人事證明的開具與管理合法合規(guī)。2.真實準(zhǔn)確原則：人事證明內(nèi)容必須基于真實的人事信息，如實反映員工的工作經(jīng)歷、崗位信息、薪資待遇等情況。3.規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)原則：明確人事證明的開具流程、格式要求和審批權(quán)限，保證人事證明的規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性。4.保密原則：對涉及員工個人隱私的信息予以嚴(yán)格保密，未經(jīng)員工同意，不得泄露。二、人事證明的種類及用途（一）在職證明1.用途：用于員工辦理簽證、出國考察、商務(wù)活動、購房貸款、信用卡申請等事項，證明員工在公司的在職狀態(tài)。2.內(nèi)容：包括員工姓名、性別、身份證號碼、入職日期、所在部門、崗位、薪資待遇、在職期限等信息。（二）離職證明1.用途：用于員工新入職時向新單位證明其已與原單位解除勞動關(guān)系，也可用于員工辦理社保減員、公積金提取等手續(xù)。2.內(nèi)容：包括員工姓名、性別、身份證號碼、入職日期、離職日期、所在部門、崗位、離職原因等信息。（三）收入證明1.用途：用于員工辦理購房貸款、信用卡申請、簽證申請等事項，證明員工的收入情況。2.內(nèi)容：包括員工姓名、性別、身份證號碼、所在部門、崗位、薪資結(jié)構(gòu)（基本工資、績效工資、獎金等）、月收入金額、年收入金額等信息。（四）工作經(jīng)歷證明1.用途：用于員工應(yīng)聘新崗位、職稱評定、職業(yè)資格認(rèn)證等事項，證明員工的工作經(jīng)歷。2.內(nèi)容：包括員工姓名、性別、身份證號碼、入職日期、離職日期、所在單位名稱、部門、崗位、工作職責(zé)及業(yè)績等信息。三、人事證明的開具流程（一）員工申請1.員工如需開具人事證明，應(yīng)填寫《人事證明申請表》，詳細(xì)說明證明的種類、用途、接收單位等信息，并簽字確認(rèn)。2.將填寫好的申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核。（二）部門審核1.部門負(fù)責(zé)人對員工的申請進(jìn)行審核，核實申請事項的真實性和必要性。2.如申請事項涉及員工的薪資待遇、工作業(yè)績等敏感信息，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)與相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行溝通確認(rèn)。3.審核通過后，部門負(fù)責(zé)人在申請表上簽署意見并簽字。（三）人力資源部門審核1.人力資源部門收到經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后的申請表后，對申請信息進(jìn)行進(jìn)一步審核。2.重點審核人事證明的內(nèi)容是否符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求，是否存在潛在風(fēng)險。3.如涉及員工的勞動合同、薪資發(fā)放記錄等信息，人力資源部門應(yīng)進(jìn)行核實。4.審核通過后，人力資源部門在申請表上簽署意見并簽字。（四）證明開具1.經(jīng)人力資源部門審核通過后，由專人負(fù)責(zé)根據(jù)申請表內(nèi)容開具人事證明。2.人事證明應(yīng)使用公司統(tǒng)一格式，內(nèi)容打印清晰、準(zhǔn)確，加蓋公司公章。3.開具后的人事證明應(yīng)進(jìn)行編號登記，記錄證明的種類、申請日期、開具日期、接收單位、領(lǐng)取人等信息。（五）證明領(lǐng)取1.員工本人或授權(quán)委托人憑有效身份證件到人力資源部門領(lǐng)取人事證明。2.領(lǐng)取時應(yīng)在《人事證明領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)。3.如因特殊原因需要郵寄人事證明，員工應(yīng)提供準(zhǔn)確的收件地址、收件人姓名及聯(lián)系電話，并承擔(dān)郵寄費用。四、人事證明的格式要求（一）紙張規(guī)格人事證明應(yīng)使用A4紙打印。（二）字體字號1.標(biāo)題：宋體二號加粗。2.正文：宋體小四號。3.落款：宋體小四號。（三）排版格式1.頁面邊距：上、下、左、右均為2.5厘米。2.行距：固定值22磅。3.段落間距：段前、段后均為0.5行。（四）內(nèi)容要求1.人事證明應(yīng)包含公司抬頭、證明編號、證明日期、員工基本信息、證明內(nèi)容、落款及蓋章等要素。2.證明內(nèi)容應(yīng)簡潔明了，表述準(zhǔn)確，避免使用模糊或歧義性語言。3.涉及員工薪資待遇、工作業(yè)績等信息時，應(yīng)根據(jù)實際情況如實填寫，不得夸大或虛假陳述。五、人事證明的管理與存檔（一）專人管理人力資源部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)人事證明的開具、登記、存檔等管理工作，確保人事證明管理工作的規(guī)范有序。（二）登記備案建立《人事證明開具登記表》和《人事證明領(lǐng)取登記表》，詳細(xì)記錄人事證明的開具、領(lǐng)取情況，包括證明編號、申請日期、開具日期、接收單位、領(lǐng)取人、領(lǐng)取日期等信息。（三）存檔保管人事證明開具后，應(yīng)將申請表、證明原件及相關(guān)審核材料等進(jìn)行整理歸檔，按照檔案管理規(guī)定妥善保管。存檔期限為[X]年，以備查閱。（四）查詢與借閱1.因工作需要查詢?nèi)耸伦C明存檔信息的，應(yīng)填寫《人事證明查詢申請表》，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.如需借閱人事證明存檔材料，應(yīng)填寫《人事證明借閱申請表》，注明借閱用途、借閱期限等信息，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限不得超過[X]個工作日，借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還借閱材料，不得擅自轉(zhuǎn)借或復(fù)印。六、人事證明的使用與監(jiān)督（一）員工責(zé)任1.員工應(yīng)妥善保管人事證明，不得擅自涂改、偽造或轉(zhuǎn)借他人使用。2.如因員工個人原因?qū)е氯耸伦C明被不當(dāng)使用，給公司或他人造成損失的，員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。（二）公司監(jiān)督1.人力資源部門應(yīng)定期對人事證明的開具與管理情況進(jìn)行檢查，確保人事證明的開具符合規(guī)定，管理規(guī)范有序。2.如發(fā)現(xiàn)人事證明存在開具不規(guī)范、內(nèi)容虛假等問題，應(yīng)及時進(jìn)行糾正，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。（三）法律責(zé)任1.如因公司開具的人事證明存在虛假內(nèi)容或其他違法違規(guī)行為，給第三方造成損失的，公司應(yīng)依法承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.對于偽造、變造人事證明或利用人事證明進(jìn)行欺詐等違法行為的，公司將依