PAGE油卡管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司油卡管理，規(guī)范油卡使用行為，確保油卡使用安全、高效、合理，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及油卡使用的部門、車輛及相關(guān)人員。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保油卡使用合法合規(guī)。2.安全性原則：保障油卡信息安全，防止油卡被盜用、冒用等情況發(fā)生。3.合理性原則：根據(jù)實際業(yè)務(wù)需求，合理使用油卡，杜絕浪費。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在油卡管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、油卡的申請與審批（一）油卡申請1.各部門因工作需要使用油卡時，應(yīng)填寫《油卡申請表》，詳細(xì)注明申請油卡的用途、預(yù)計使用量、使用車輛等信息。2.申請部門負(fù)責(zé)人對申請表進行審核，確保申請信息真實、準(zhǔn)確、合理，并簽字確認(rèn)。（二）油卡審批1.《油卡申請表》提交至公司財務(wù)部門，財務(wù)人員根據(jù)公司預(yù)算及實際情況進行審批。2.對于金額較大或特殊用途的油卡申請，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，財務(wù)部門通知申請部門領(lǐng)取油卡。三、油卡的領(lǐng)取與發(fā)放（一）領(lǐng)取流程1.申請部門指定專人憑審批通過的《油卡申請表》到財務(wù)部門領(lǐng)取油卡。2.財務(wù)人員與領(lǐng)卡人共同核對油卡信息，包括卡號、初始密碼等，并在《油卡領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)。（二）發(fā)放登記1.財務(wù)部門建立《油卡發(fā)放臺賬》，詳細(xì)記錄油卡的領(lǐng)取時間、卡號、領(lǐng)取人、所屬部門等信息。2.領(lǐng)卡人應(yīng)妥善保管油卡，如有丟失、損壞等情況，應(yīng)及時向財務(wù)部門報告。四、油卡的使用管理（一）使用范圍1.公司車輛加油，包括公務(wù)用車、業(yè)務(wù)用車等。2.經(jīng)公司批準(zhǔn)的其他與業(yè)務(wù)相關(guān)的加油用途。（二）使用規(guī)范1.加油時，駕駛員應(yīng)選擇正規(guī)加油站，并確保加油過程符合加油站操作規(guī)程。2.加油完畢后，駕駛員應(yīng)要求加油站工作人員開具正規(guī)發(fā)票，并在發(fā)票上注明加油車輛車牌號、加油金額等信息。3.嚴(yán)禁使用油卡為非公司車輛加油，嚴(yán)禁將油卡轉(zhuǎn)借他人使用。（三）使用記錄1.駕駛員應(yīng)建立《油卡使用記錄簿》，詳細(xì)記錄每次加油的時間、地點、加油量、加油金額等信息。2.《油卡使用記錄簿》應(yīng)定期交部門負(fù)責(zé)人審核，確保記錄真實、準(zhǔn)確。五、油卡的充值管理（一）充值申請1.當(dāng)油卡余額不足時，使用部門應(yīng)填寫《油卡充值申請表》，注明充值金額、充值原因等信息。2.申請部門負(fù)責(zé)人對申請表進行審核簽字后，提交至財務(wù)部門。（二）充值審批1.財務(wù)人員根據(jù)公司資金狀況及油卡使用情況進行充值審批。2.審批通過后，財務(wù)人員及時辦理油卡充值手續(xù)。（三）充值記錄1.財務(wù)部門建立《油卡充值臺賬》，記錄油卡充值時間、充值金額、充值人等信息。2.定期核對油卡充值記錄與實際使用情況，確保充值金額準(zhǔn)確無誤。六、油卡的掛失與補辦（一）掛失1.如發(fā)現(xiàn)油卡丟失或被盜用，領(lǐng)卡人應(yīng)立即向財務(wù)部門掛失。2.掛失時，需提供油卡卡號、領(lǐng)取時間、領(lǐng)取人等相關(guān)信息。（二）補辦1.財務(wù)部門根據(jù)掛失情況，核實相關(guān)信息后，為掛失人辦理油卡補辦手續(xù)。2.補辦油卡的費用由掛失人承擔(dān)。七、油卡的盤點與清查（一）定期盤點1.財務(wù)部門每月對油卡進行一次盤點，核對油卡余額與《油卡發(fā)放臺賬》、《油卡充值臺賬》等記錄是否一致。2.盤點過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時查明原因，并進行相應(yīng)處理。（二）不定期清查1.公司審計部門或其他相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，對油卡進行不定期清查。2.清查內(nèi)容包括油卡使用情況、充值情況、保管情況等，確保油卡管理規(guī)范、安全。八、油卡的信息安全管理（一）密碼管理1.領(lǐng)卡人領(lǐng)取油卡后，應(yīng)及時修改初始密碼，并妥善保管密碼。2.嚴(yán)禁將油卡密碼告知他人，防止密碼泄露導(dǎo)致油卡被盜用。（二）數(shù)據(jù)備份1.財務(wù)部門定期對油卡相關(guān)數(shù)據(jù)進行備份，包括《油卡發(fā)放臺賬》、《油卡充值臺賬》、《油卡使用記錄簿》等。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）網(wǎng)絡(luò)安全1.涉及油卡管理的信息系統(tǒng)應(yīng)采取必要的安全防護措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全事件發(fā)生。2.限制對油卡信息系統(tǒng)的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能進行操作。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用油卡。2.使用油卡為非公司車輛加油或轉(zhuǎn)借他人使用。3.虛報加油信息，騙取油卡充值。4.因保管不善導(dǎo)致油卡丟失、損壞，造成公司經(jīng)濟損失。5.其他違反油卡管理制度的行為。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的人員，給予警告處分，并責(zé)令其限期整改。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的人員，除給予經(jīng)濟處罰外，還將視情節(jié)輕重給予降職、撤職等行政處分。3.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，違規(guī)人員應(yīng)