PAGE行政部門制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強公司行政部門的管理，提高工作效率，規(guī)范工作流程，確保各項工作的順利開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司行政部門全體員工，包括但不限于行政管理人員、后勤服務人員等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保制度的制定與執(zhí)行合法合規(guī)。2.規(guī)范性原則：明確各項工作的流程、標準和要求，做到工作有章可循，規(guī)范有序。3.效率原則：優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，提高工作效率，降低運營成本。4.監(jiān)督與考核原則：建立健全監(jiān)督機制，對制度執(zhí)行情況進行定期檢查和考核，確保制度的有效落實。二、行政管理（一）辦公環(huán)境管理1.辦公區(qū)域劃分根據(jù)公司組織架構(gòu)和業(yè)務需求，合理劃分辦公區(qū)域，明確各部門的辦公位置。設(shè)立公共辦公區(qū)域，包括會議室、洽談區(qū)、休息區(qū)等，供員工共同使用。2.辦公設(shè)施配備為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機、復印機等辦公設(shè)備，并定期進行維護和更新。提供充足的辦公用品，如紙張、筆、文件夾等，確保員工正常辦公需求。3.環(huán)境衛(wèi)生管理制定辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生標準，明確清潔責任人和清潔時間。定期對辦公區(qū)域進行清掃、消毒，保持環(huán)境整潔衛(wèi)生。倡導員工保持良好的個人衛(wèi)生習慣，愛護辦公環(huán)境。（二）文件管理1.文件分類與編號將公司文件分為行政文件、業(yè)務文件、財務文件等類別，并進行編號管理。行政文件編號格式為：[行政部門簡稱][年份][序號]，如XZ[2023]01。2.文件起草與審核文件起草由相關(guān)部門或人員負責，確保內(nèi)容準確、完整、清晰。文件起草完成后，需經(jīng)部門負責人審核，重要文件還需報分管領(lǐng)導審批。3.文件印發(fā)與存檔審核通過的文件由行政部門統(tǒng)一印發(fā)，并按照編號順序進行存檔。文件存檔方式可采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式，確保文件的安全保管和方便查閱。4.文件借閱與歸還因工作需要借閱文件的，需填寫《文件借閱申請表》，經(jīng)部門負責人批準后，到行政部門辦理借閱手續(xù)。借閱人員應妥善保管文件，不得擅自復印、轉(zhuǎn)借或泄露文件內(nèi)容。借閱期滿后，應及時歸還文件。（三）會議管理1.會議分類公司會議分為總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題會議等?？偨?jīng)理辦公會由公司總經(jīng)理主持，各部門負責人參加，主要討論公司重大決策、工作安排等事項。部門例會由各部門自行組織召開，主要總結(jié)部門工作進展，安排下一階段工作任務。專題會議根據(jù)工作需要不定期召開，針對特定問題進行討論和決策。2.會議組織與通知會議組織部門負責會議的籌備工作，包括確定會議時間、地點、參會人員、會議議程等。會議通知應提前發(fā)送給參會人員，確保參會人員有足夠的時間準備。通知方式可采用郵件、短信、OA系統(tǒng)等。3.會議記錄與紀要會議組織部門應安排專人負責會議記錄，記錄會議主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決策事項等。會議結(jié)束后，會議組織部門應及時整理會議紀要，經(jīng)會議主持人審核后，發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門。會議紀要應作為重要文件進行存檔。4.會議執(zhí)行與跟進參會人員應按時參加會議，遵守會議紀律，積極參與討論和決策。會議決策事項由相關(guān)部門負責執(zhí)行，行政部門負責跟蹤落實情況，并及時向會議主持人匯報。（四）印章管理1.印章種類與使用范圍公司印章包括公章、合同專用章、財務專用章、法人章等。公章用于公司對外簽訂合同、協(xié)議、文件等重要事項；合同專用章用于簽訂經(jīng)濟合同；財務專用章用于財務結(jié)算、票據(jù)開具等；法人章用于特定的法人授權(quán)事項。2.印章保管印章由專人負責保管，保管人員應具備高度的責任心和保密意識。印章應存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并設(shè)置密碼和鑰匙管理制度。3.印章使用審批使用印章需填寫《印章使用申請表》，注明使用事由、使用部門、使用時間等信息。申請表經(jīng)部門負責人審核后，報分管領(lǐng)導審批。重要事項需報總經(jīng)理審批。4.印章使用登記印章使用時，保管人員應進行詳細登記，記錄使用時間、使用事由、使用人等信息。使用完畢后，應及時歸還印章，并確保印章完好無損。（五）車輛管理1.車輛配置與調(diào)度根據(jù)公司業(yè)務需求，合理配置公務車輛，并建立車輛檔案。行政部門負責車輛的調(diào)度和安排，根據(jù)工作需要及時調(diào)配車輛，確保員工出行和工作任務的順利完成。2.車輛使用登記使用車輛的員工需填寫《車輛使用申請表》，注明使用時間、使用事由、行駛路線等信息。申請表經(jīng)部門負責人審核后，報行政部門備案。行政部門根據(jù)車輛使用情況進行合理安排。3.車輛維護與保養(yǎng)行政部門應制定車輛維護保養(yǎng)計劃，定期對車輛進行檢查、保養(yǎng)和維修。車輛維修需填寫《車輛維修申請表》，經(jīng)行政部門負責人審核后，報分管領(lǐng)導審批。維修費用由行政部門統(tǒng)一結(jié)算。4.車輛安全管理駕駛員應嚴格遵守交通規(guī)則，確保行車安全。定期對駕駛員進行安全培訓，提高安全意識。車輛應配備必要的安全設(shè)備，如滅火器、急救箱等，并定期進行檢查和維護。三、人力資源管理（一）人員招聘與錄用1.招聘計劃制定根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務需求，行政部門會同各部門制定年度招聘計劃。招聘計劃應明確招聘崗位、招聘人數(shù)、招聘要求、招聘時間等信息。2.招聘渠道選擇公司招聘渠道包括內(nèi)部推薦、招聘網(wǎng)站、人才市場、校園招聘等。行政部門應根據(jù)招聘崗位特點和需求，選擇合適的招聘渠道，確保招聘效果。3.招聘流程發(fā)布招聘信息：通過各種渠道發(fā)布招聘信息，吸引符合條件的人員應聘。簡歷篩選：對收到的簡歷進行篩選，確定符合條件的候選人。面試：組織候選人進行面試，包括初試、復試等環(huán)節(jié)。面試內(nèi)容包括專業(yè)知識、工作經(jīng)驗、溝通能力、團隊協(xié)作能力等。背景調(diào)查：對擬錄用人員進行背景調(diào)查，核實其學歷、工作經(jīng)歷、違法違紀等情況。錄用決策：根據(jù)面試和背景調(diào)查結(jié)果，確定擬錄用人員名單，報公司領(lǐng)導審批。錄用通知：向擬錄用人員發(fā)送錄用通知，明確入職時間、入職地點、薪資待遇等信息。（二）員工培訓與發(fā)展1.培訓需求分析行政部門會同各部門定期進行培訓需求分析，了解員工的培訓需求和發(fā)展方向。培訓需求分析可通過問卷調(diào)查、員工座談會、績效評估等方式進行。2.培訓計劃制定根據(jù)培訓需求分析結(jié)果，制定年度培訓計劃。培訓計劃應包括培訓目標、培訓內(nèi)容、培訓方式、培訓時間、培訓師資等信息。3.培訓實施按照培訓計劃組織實施培訓，培訓方式可采用內(nèi)部培訓、外部培訓、在線學習等。在培訓過程中，應加強培訓管理，確保培訓效果。培訓結(jié)束后，應對學員進行考核，考核結(jié)果作為員工培訓檔案的重要內(nèi)容。4.員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃行政部門應協(xié)助員工制定職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，為員工提供職業(yè)發(fā)展指導和支持。根據(jù)員工的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，為員工提供晉升機會和培訓機會，促進員工的職業(yè)成長。（三）績效管理1.績效指標設(shè)定行政部門會同各部門根據(jù)公司戰(zhàn)略目標和崗位職責，設(shè)定員工績效指標?？冃е笜藨üぷ鳂I(yè)績、工作能力、工作態(tài)度等方面，確保全面、客觀地評價員工工作表現(xiàn)。2.績效評估定期對員工進行績效評估，評估周期可根據(jù)公司實際情況確定，一般為季度或年度?？冃гu估方式可采用上級評估、同事評估、自我評估等相結(jié)合的方式，確保評估結(jié)果的公正性和客觀性。3.績效反饋與溝通績效評估結(jié)束后，行政部門應及時與員工進行績效反饋與溝通，向員工反饋評估結(jié)果，指出員工工作中的優(yōu)點和不足，并提出改進建議。員工對評估結(jié)果如有異議，可在規(guī)定時間內(nèi)提出申訴，行政部門應進行調(diào)查和處理。4.績效結(jié)果應用根據(jù)績效評估結(jié)果，對員工進行獎勵和懲罰?？冃?yōu)秀的員工可獲得晉升、加薪、獎金等獎勵；績效不達標的員工可進行培訓、調(diào)崗或辭退等處理。（四）薪酬福利管理1.薪酬體系設(shè)計行政部門會同人力資源部門根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和市場行情，設(shè)計合理的薪酬體系。薪酬體系應包括基本工資、績效工資、獎金、津貼等部分，確保薪酬具有競爭力和激勵性。2.薪酬核算與發(fā)放行政部門負責員工薪酬的核算和發(fā)放工作，確保薪酬計算準確、及時發(fā)放。在薪酬核算過程中，應嚴格按照公司薪酬制度執(zhí)行，確保薪酬發(fā)放的公正性和透明度。3.福利管理行政部門負責公司福利管理工作，包括社會保險、住房公積金、帶薪年假、節(jié)日福利、生日福利等。應及時為員工辦理社會保險和住房公積金等手續(xù)，確保員工的合法權(quán)益。同時，應根據(jù)公司實際情況，合理安排節(jié)日福利和生日福利等，增強員工的歸屬感和凝聚力。（五）員工關(guān)系管理1.勞動合同管理行政部門負責員工勞動合同的簽訂、續(xù)簽、解除等工作。在簽訂勞動合同前，應向員工詳細說明合同條款，確保員工充分理解合同內(nèi)容。同時，應嚴格按照法律法規(guī)規(guī)定，簽訂規(guī)范的勞動合同。2.勞動糾紛處理如發(fā)生勞動糾紛，行政部門應積極與員工溝通，了解情況，協(xié)助解決問題。對于無法協(xié)商解決的勞動糾紛，應及時咨詢法律顧問，按照法律法規(guī)規(guī)定進行處理，維護公司和員工的合法權(quán)益。3.企業(yè)文化建設(shè)行政部門應積極推動企業(yè)文化建設(shè)，營造良好的工作氛圍。通過組織員工活動、開展培訓、宣傳企業(yè)文化等方式，增強員工的認同感和歸屬感，促進公司的和諧發(fā)展。四、后勤服務管理（一）餐飲服務管理1.餐廳運營管理行政部門負責公司餐廳的運營管理工作，包括餐廳人員招聘、培訓、考核等。制定餐廳管理制度，規(guī)范餐廳服務流程，確保餐廳服務質(zhì)量。2.餐飲質(zhì)量控制定期對餐廳菜品質(zhì)量進行檢查和評估，確保菜品口味、營養(yǎng)、衛(wèi)生等符合要求。收集員工對餐飲服務的意見和建議，及時進行改進和調(diào)整。3.食品安全管理嚴格遵守食品安全法律法規(guī)，加強餐廳食品安全管理。定期對餐廳食材采購、儲存、加工等環(huán)節(jié)進行檢查，確保食品安全。（二）宿舍管理1.宿舍設(shè)施配備為員工提供必要的宿舍設(shè)施，如床、桌椅、衣柜、空調(diào)、熱水器等。定期對宿舍設(shè)施進行檢查和維護，確保設(shè)施完好。2.宿舍衛(wèi)生管理制定宿舍衛(wèi)生標準，明確清潔責任人和清潔時間。定期對宿舍進行檢查和評比，督促員工保持宿舍衛(wèi)生整潔。3.宿舍安全管理加強宿舍安全管理，制定安全管理制度，確保員工人身和財產(chǎn)安全。定期對宿舍進行安全檢查，消除安全隱患。（三）辦公用品管理1.辦公用品采購根據(jù)公司辦公用品需求，制定采購計劃，選擇合適的供應商進行采購。在采購過程中，應嚴格控制采購成本，確保辦公用品質(zhì)量。2.辦公用品發(fā)放與領(lǐng)用建立辦公用品發(fā)放與領(lǐng)用制度，明確領(lǐng)用流程和標準。員工領(lǐng)用辦公用品時，應填寫《辦公用品領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負責人審批后，到行政部門領(lǐng)取。3.辦公用品庫存管理定期對辦公用品庫存進行盤點，確保庫存數(shù)量準確。合理控制辦公用品庫存，避免積壓和浪費。（四）物業(yè)管理1.物業(yè)管理服務內(nèi)容行政部門負責公司物業(yè)管理工作，包括物業(yè)維修、保潔、綠化、安保等服務。與物業(yè)公司簽訂服務合同，明確服務內(nèi)容、服務標準、服務費用等條款。2.物業(yè)維修管理建立物業(yè)維修管理制度，及時處理員工反饋的維修問題。對維修項目進行審核和監(jiān)督，確保維修質(zhì)量和費用合理。3.保潔與綠化管理制定保潔與綠化服務標準，定期對辦公區(qū)域、公共區(qū)域進行清潔和綠化維護。加強對保潔和綠