PAGE物品規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司物品管理，規(guī)范物品的采購(gòu)、使用、保管、處置等行為，確保公司物品的安全、完整，合理配置資源，降低成本，提高公司運(yùn)營(yíng)效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門及員工所涉及的各類物品，包括辦公用品、辦公設(shè)備、固定資產(chǎn)、低值易耗品、原材料、產(chǎn)品等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的物品管理部門，對(duì)各類物品進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、采購(gòu)、調(diào)配、核算和監(jiān)督，確保物品管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.合理配置原則根據(jù)公司各部門的工作需求和業(yè)務(wù)發(fā)展情況，合理配置物品資源，避免浪費(fèi)和閑置，提高物品使用效率。3.節(jié)約高效原則倡導(dǎo)節(jié)約意識(shí)，鼓勵(lì)員工合理使用物品，降低消耗，提高經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí)，優(yōu)化物品管理流程，提高工作效率，減少不必要的環(huán)節(jié)和成本。4.責(zé)任明確原則明確各部門及員工在物品管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保物品管理工作的有效執(zhí)行。二、物品管理職責(zé)分工（一）物品管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司物品管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司物品的采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、保管、發(fā)放、調(diào)配、核算和處置等日常管理工作。3.定期對(duì)公司物品進(jìn)行盤點(diǎn)清查，確保賬實(shí)相符。4.建立物品管理檔案，記錄物品的采購(gòu)、使用、變動(dòng)等情況。5.監(jiān)督檢查各部門物品管理情況，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行糾正和處理。（二）使用部門1.負(fù)責(zé)本部門物品需求的申報(bào)，提出合理的采購(gòu)計(jì)劃和使用建議。2.負(fù)責(zé)本部門物品的領(lǐng)用、使用、保管和維護(hù)，確保物品的正常使用和安全。3.配合物品管理部門做好物品的盤點(diǎn)清查工作，及時(shí)反饋物品使用情況和存在的問(wèn)題。4.負(fù)責(zé)本部門低值易耗品的定期盤點(diǎn)，并將盤點(diǎn)結(jié)果報(bào)物品管理部門。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核物品采購(gòu)預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷，確保費(fèi)用支出的合理性和合規(guī)性。2.負(fù)責(zé)對(duì)物品的采購(gòu)成本、使用成本進(jìn)行核算和分析，為公司決策提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。3.參與物品盤點(diǎn)清查工作，對(duì)物品的價(jià)值評(píng)估和賬務(wù)處理進(jìn)行監(jiān)督。（四）審計(jì)部門1.負(fù)責(zé)對(duì)公司物品管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查物品管理制度的執(zhí)行情況和財(cái)務(wù)收支的真實(shí)性、合法性。2.對(duì)物品采購(gòu)、處置等重大事項(xiàng)進(jìn)行審計(jì)，提出審計(jì)意見(jiàn)和建議，防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。三、物品采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃1.各部門應(yīng)根據(jù)本部門的工作任務(wù)和實(shí)際需求，提前制定物品采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確物品的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時(shí)間等內(nèi)容。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)物品管理部門。物品管理部門對(duì)各部門的采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行匯總、平衡和審核，結(jié)合公司庫(kù)存情況和資金預(yù)算，編制公司年度物品采購(gòu)計(jì)劃。3.年度物品采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。對(duì)于臨時(shí)性、緊急性的物品采購(gòu)需求，可以在履行相關(guān)審批手續(xù)后進(jìn)行采購(gòu)。（二）采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)各部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃，填寫《物品采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)算金額等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交物品管理部門。2.采購(gòu)審批物品管理部門收到采購(gòu)申請(qǐng)后，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的合理性、必要性進(jìn)行審核。對(duì)于金額較大的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行論證和評(píng)審。審核通過(guò)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購(gòu)實(shí)施經(jīng)審批同意的采購(gòu)申請(qǐng)，由物品管理部門按照公司采購(gòu)管理規(guī)定，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)方式包括招標(biāo)采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)、單一來(lái)源采購(gòu)等，應(yīng)根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求選擇合適的采購(gòu)方式。4.合同簽訂與供應(yīng)商確定采購(gòu)意向后，應(yīng)簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物品的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等內(nèi)容。采購(gòu)合同應(yīng)報(bào)公司法律部門審核后簽訂。5.驗(yàn)收付款物品到貨后，由物品管理部門組織相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物品的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等是否符合采購(gòu)合同要求。驗(yàn)收合格后，由物品管理部門填寫《物品驗(yàn)收單》，并辦理入庫(kù)手續(xù)。財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收單，按照公司付款規(guī)定辦理付款手續(xù)。（三）采購(gòu)監(jiān)督1.物品管理部門應(yīng)建立采購(gòu)臺(tái)賬，記錄采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商、采購(gòu)價(jià)格、采購(gòu)時(shí)間等信息，確保采購(gòu)過(guò)程的可追溯性。2.在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司采購(gòu)管理規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)，不得擅自變更采購(gòu)方式、采購(gòu)價(jià)格、采購(gòu)數(shù)量等內(nèi)容。對(duì)于采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正和處理。3.審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)公司采購(gòu)情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)程序的合規(guī)性、采購(gòu)合同的履行情況、采購(gòu)資金的使用情況等，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。四、物品入庫(kù)管理（一）入庫(kù)驗(yàn)收1.物品到貨后，物品管理部門應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)物品的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量、外觀等進(jìn)行檢查。2.對(duì)于重要物品或技術(shù)含量較高的物品，應(yīng)邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)在《物品驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。3.如發(fā)現(xiàn)物品存在數(shù)量短缺、質(zhì)量問(wèn)題、規(guī)格型號(hào)不符等情況，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商進(jìn)行補(bǔ)貨、換貨或退貨處理。對(duì)于不合格物品，應(yīng)做好記錄，并單獨(dú)存放，不得入庫(kù)。（二）入庫(kù)手續(xù)1.驗(yàn)收合格的物品，由物品管理部門辦理入庫(kù)手續(xù)。入庫(kù)人員應(yīng)根據(jù)《物品驗(yàn)收單》，將物品分類存放，并填寫《物品入庫(kù)單》，詳細(xì)記錄物品的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、入庫(kù)時(shí)間、存放位置等信息。2.《物品入庫(kù)單》一式三聯(lián)，一聯(lián)由物品管理部門留存，作為庫(kù)存管理的依據(jù)；一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門，作為記賬憑證；一聯(lián)交供應(yīng)商，作為結(jié)算憑證。3.物品入庫(kù)后，應(yīng)及時(shí)更新庫(kù)存臺(tái)賬，確保賬實(shí)相符。庫(kù)存臺(tái)賬應(yīng)記錄物品的入庫(kù)、出庫(kù)、結(jié)存等情況，定期進(jìn)行核對(duì)和盤點(diǎn)。（三）庫(kù)存管理1.物品管理部門應(yīng)根據(jù)物品的性質(zhì)、特點(diǎn)和用途，合理規(guī)劃庫(kù)存區(qū)域，分類存放物品。對(duì)于易燃易爆、有毒有害等危險(xiǎn)物品，應(yīng)設(shè)置專門的存放區(qū)域，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。2.建立庫(kù)存管理制度，定期對(duì)庫(kù)存物品進(jìn)行盤點(diǎn)清查，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)清查工作應(yīng)至少每年進(jìn)行一次，對(duì)于盤盈、盤虧的物品，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。3.加強(qiáng)庫(kù)存物品的保管和維護(hù)，定期檢查物品的質(zhì)量狀況，對(duì)于易損壞、易變質(zhì)的物品，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施，確保物品的安全和完整。4.嚴(yán)格控制庫(kù)存數(shù)量，避免庫(kù)存積壓或缺貨。根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況和市場(chǎng)需求變化，及時(shí)調(diào)整庫(kù)存結(jié)構(gòu)和數(shù)量，提高庫(kù)存周轉(zhuǎn)率。五、物品發(fā)放管理（一）領(lǐng)用原則1.按需領(lǐng)用原則各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，合理領(lǐng)用物品，避免浪費(fèi)和閑置。領(lǐng)用物品時(shí)，應(yīng)填寫《物品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.限量領(lǐng)用原則對(duì)于一些消耗性物品，如辦公用品、低值易耗品等，應(yīng)根據(jù)各部門的實(shí)際工作情況，制定合理的領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)和限量，嚴(yán)格控制領(lǐng)用數(shù)量。3.以舊換新原則對(duì)于一些可以以舊換新的物品，如辦公設(shè)備、工具等，在領(lǐng)用新物品時(shí)，應(yīng)收回舊物品，并進(jìn)行妥善處理。（二）發(fā)放流程1.領(lǐng)用申請(qǐng)各部門根據(jù)工作需要，填寫《物品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，并提交物品管理部門。2.審核審批物品管理部門收到領(lǐng)用申請(qǐng)后，對(duì)領(lǐng)用申請(qǐng)的合理性、必要性進(jìn)行審核。對(duì)于金額較大的領(lǐng)用項(xiàng)目，應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.物品發(fā)放經(jīng)審核審批同意的領(lǐng)用申請(qǐng)，由物品管理部門按照規(guī)定發(fā)放物品。發(fā)放人員應(yīng)根據(jù)《物品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，核對(duì)領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等信息，并在《物品發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)。4.記錄存檔物品發(fā)放后，物品管理部門應(yīng)及時(shí)更新庫(kù)存臺(tái)賬，并將《物品領(lǐng)用申請(qǐng)表》和《物品發(fā)放登記表》存檔，以備查閱。（三）特殊情況處理1.緊急領(lǐng)用對(duì)于臨時(shí)性、緊急性的物品需求，各部門可以在履行相關(guān)審批手續(xù)后，到物品管理部門進(jìn)行緊急領(lǐng)用。物品管理部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，優(yōu)先滿足緊急需求。2.跨部門領(lǐng)用因工作需要，需跨部門領(lǐng)用物品的，應(yīng)由領(lǐng)用部門填寫《物品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，經(jīng)物品管理部門審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，由物品管理部門協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行發(fā)放。六、物品使用管理（一）使用規(guī)范1.各部門應(yīng)教育和引導(dǎo)員工正確使用物品，遵守物品使用操作規(guī)程，確保物品的正常使用和安全。2.對(duì)于貴重物品、精密儀器設(shè)備等，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)使用和保管，并進(jìn)行必要的培訓(xùn)和指導(dǎo)。3.員工在使用物品過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)物品存在故障或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告物品管理部門，不得擅自拆卸、維修或丟棄。（二）維護(hù)保養(yǎng)1.物品管理部門應(yīng)制定物品維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，定期對(duì)庫(kù)存物品和在用物品進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保物品的性能和質(zhì)量。2.對(duì)于辦公設(shè)備、固定資產(chǎn)等，應(yīng)按照設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)手冊(cè)的要求，定期進(jìn)行檢查、清潔、潤(rùn)滑、調(diào)試等維護(hù)保養(yǎng)工作，及時(shí)更換磨損的零部件，延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命。3.各部門應(yīng)負(fù)責(zé)本部門物品的日常維護(hù)保養(yǎng)工作，保持物品的整潔和完好。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向物品管理部門反饋，以便及時(shí)處理。（三）借用管理1.因工作需要，公司內(nèi)部各部門之間可以相互借用物品。借用部門應(yīng)填寫《物品借用申請(qǐng)表》，注明借用物品的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、借用時(shí)間、歸還時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交物品管理部門。2.物品管理部門收到借用申請(qǐng)后，對(duì)借用申請(qǐng)的合理性、必要性進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，辦理物品借用手續(xù)，并填寫《物品借用登記表》。3.借用部門應(yīng)按照約定的時(shí)間歸還借用物品，并確保物品的完好無(wú)損。如因特殊原因需要延長(zhǎng)借用時(shí)間的，應(yīng)提前向物品管理部門申請(qǐng)。4.物品管理部門應(yīng)定期對(duì)借用物品進(jìn)行清查，督促借用部門及時(shí)歸還借用物品。對(duì)于逾期未歸還的借用物品，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行催還，并按照公司規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的處理。七、物品處置管理（一）處置范圍1.已損壞無(wú)法修復(fù)或已達(dá)到報(bào)廢年限的物品。2.因技術(shù)更新、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因不再使用的物品。3.閑置、積壓的物品。4.其他需要處置的物品。（二）處置方式1.報(bào)廢對(duì)于已損壞無(wú)法修復(fù)或已達(dá)到報(bào)廢年限的物品，經(jīng)相關(guān)部門鑒定后，填寫《物品報(bào)廢申請(qǐng)表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，由物品管理部門進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢物品應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處置，避免環(huán)境污染和資源浪費(fèi)。2.出售對(duì)于閑置、積壓的物品，經(jīng)評(píng)估后可以進(jìn)行出售的，由物品管理部門按照公司資產(chǎn)處置規(guī)定，通過(guò)拍賣、招標(biāo)、詢價(jià)等方式進(jìn)行公開出售。出售收入應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門。3.捐贈(zèng)對(duì)于一些尚有使用價(jià)值但公司不再需要的物品，可以捐贈(zèng)給社會(huì)公益組織或其他單位。捐贈(zèng)物品應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并做好記錄。4.調(diào)撥對(duì)于因工作需要，公司內(nèi)部各部門之間可以進(jìn)行物品調(diào)撥。調(diào)撥物品應(yīng)填寫《物品調(diào)撥申請(qǐng)表》，經(jīng)物品管理部門審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，辦理物品調(diào)撥手續(xù)。（三）處置程序1.提出申請(qǐng)各部門發(fā)現(xiàn)需要處置的物品后，應(yīng)填寫《物品處置申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明處置物品的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、處置原因、處置方式等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交物品管理部門。2.鑒定評(píng)估物品管理部門收到處置申請(qǐng)后，組織相關(guān)人員對(duì)處置物品進(jìn)行鑒定評(píng)估，確定處置方式和處置價(jià)格。對(duì)于價(jià)值較大的物品，應(yīng)邀請(qǐng)專業(yè)評(píng)估機(jī)構(gòu)進(jìn)行評(píng)估。3.審批備案處置申請(qǐng)經(jīng)鑒定評(píng)估后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，將處置情況報(bào)公司財(cái)務(wù)部門和審計(jì)部門備案。4.處置實(shí)施根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的審批意見(jiàn)，由物品管理部門組織實(shí)施物品處置工作。處置過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定和程序，確保處置工作的公正、透明。5.賬務(wù)處理財(cái)務(wù)部門根據(jù)物品處置審批文件和相關(guān)憑證，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，調(diào)整資產(chǎn)賬目。八、物品盤點(diǎn)清查管理（一）盤點(diǎn)清查計(jì)劃1.物品管理部門應(yīng)制定年度物品盤點(diǎn)清查計(jì)劃，明確盤點(diǎn)清查的范圍、時(shí)間、人員、方法等內(nèi)容。2.盤點(diǎn)清查計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。盤點(diǎn)清查工作應(yīng)至少每年進(jìn)行一次，對(duì)于重要物品或價(jià)值較高的物品，應(yīng)增加盤點(diǎn)清查的頻率。（二）盤點(diǎn)清查實(shí)施1.成立盤點(diǎn)清查小組，由物品管理部門、財(cái)務(wù)部門及相關(guān)使用部門人員組成。盤點(diǎn)清查小組負(fù)責(zé)具體實(shí)施盤點(diǎn)清查工作。2.盤點(diǎn)清查人員應(yīng)按照規(guī)定的方法和程序，對(duì)庫(kù)存物品和在用物品進(jìn)行逐一清點(diǎn)、核對(duì)，確保賬實(shí)相符。在盤點(diǎn)清查過(guò)程中，應(yīng)做好記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)記錄并查明原因。3.對(duì)于盤盈、盤虧的物品，應(yīng)及時(shí)填寫《物品盤點(diǎn)盈虧表》，詳細(xì)說(shuō)明盈虧物品的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、盈虧原因等內(nèi)容，并經(jīng)盤點(diǎn)清查人員簽字確認(rèn)。（三）盤點(diǎn)清查結(jié)果處理1.盤點(diǎn)清查工作結(jié)束后，盤點(diǎn)清查小組應(yīng)編