PAGE規(guī)范建檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本規(guī)范建檔制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各崗位在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作和活動(dòng)。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與公司/組織相關(guān)的各類檔案資料，確保檔案的系統(tǒng)性和連貫性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、事實(shí)等應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格核實(shí)。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。5.保密性原則：對涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息外泄。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織的檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司/組織檔案管理工作，指導(dǎo)各部門的檔案收集、整理、歸檔等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的接收、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。5.開展檔案編研工作，為公司/組織的決策和管理提供參考依據(jù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、分類和初步歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門檔案的形成、積累和保管，確保檔案的質(zhì)量。（三）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理部門人員職責(zé)認(rèn)真履行檔案管理各項(xiàng)職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，不斷提高檔案管理水平。負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、編目、上架、檢索、借閱登記等。定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整和安全。積極開展檔案利用工作，為公司/組織各部門提供檔案信息服務(wù)。參與檔案編研工作，編寫檔案參考資料等。2.各部門檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和保管工作，確保檔案資料的齊全、完整。按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門檔案移交歸檔，并辦理交接手續(xù)。協(xié)助檔案管理部門開展檔案清查、核對等工作。為本部門人員提供檔案查閱、利用等服務(wù)。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的行政管理文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、客戶服務(wù)檔案等。3.項(xiàng)目檔案：針對公司/組織開展的各類項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。4.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等資料，記錄公司/組織的重要活動(dòng)、會(huì)議、工程建設(shè)等情況。5.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類檔案，如文檔、表格、圖表、數(shù)據(jù)庫等。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年度+類別代碼+流水號(hào)”的形式。例如，2023年行政檔案的編號(hào)為2023XZ001，其中“2023”表示年度，“XZ”表示行政檔案類別代碼，“001”表示流水號(hào)。2.類別代碼根據(jù)檔案分類設(shè)置，具體如下：行政檔案：XZ業(yè)務(wù)檔案：YW項(xiàng)目檔案：XM聲像檔案：SX電子檔案：DZ3.流水號(hào)按照檔案形成的先后順序依次編排，每個(gè)類別從001開始。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集的范圍和標(biāo)準(zhǔn)，確保工作中形成的各類文件材料及時(shí)收集齊全。2.檔案收集應(yīng)遵循自然形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。3.對重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集，確保檔案的完整性。4.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，紙質(zhì)檔案應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料。（二）整理方法1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類。2.裝訂：對紙張較多、較厚的檔案材料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫檔案編號(hào)、題名等信息。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔期限1.各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案整理歸檔，并向檔案管理部門移交。2.對于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后及時(shí)歸檔移交。（二）移交手續(xù)1.各部門檔案管理人員向檔案管理部門移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)進(jìn)行核對，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。3.雙方核對無誤后，在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，完成檔案移交手續(xù)。六、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，保證檔案的實(shí)體安全。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜存放，對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限變更等情況。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案：反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對本公司/組織、國家和社會(huì)具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案。短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案。2.各部門應(yīng)根據(jù)檔案性質(zhì)和實(shí)際情況，提出檔案保管期限的建議，經(jīng)檔案管理部門審核后確定。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實(shí)性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清單與相關(guān)檔案資料一并歸檔保存。八、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可查閱、借閱檔案。2.外部單位因工作需要，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，可查閱相關(guān)檔案。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱/借閱申請表，注明查閱/借閱的檔案名稱、目的、期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱/借閱手續(xù)。2.外部單位查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱檔案的內(nèi)容、目的等，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.檔案查閱/借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得泄露檔案內(nèi)容。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并登記備案。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案查閱/借閱的時(shí)間、人員、檔案名稱、利用目的、歸還情況等信息，以便對檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作效率，降低管理成本，提升檔案服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)檔案信息的錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對檔案信息進(jìn)行維護(hù)，及時(shí)更新檔案的保管期限、密級(jí)等信息，保證檔案數(shù)據(jù)的時(shí)效性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。3.制定系統(tǒng)應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對可能出現(xiàn)的系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)丟失等情況，保障檔案管理工作的正常開展。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對各部門檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對各部門檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)。2.檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作責(zé)任心。3.檔案庫房的安全管理情況，包括消防、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況。4.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況，包括數(shù)據(jù)錄入、維護(hù)、安全等方面。（三）檢查結(jié)果處理1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。2.整改完成后，相關(guān)部門應(yīng)向檔案管理部門提交整改報(bào)告，檔案管理部門對整改情況進(jìn)行復(fù)查。3.對檔