PAGE檔案規(guī)范收集制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本檔案規(guī)范收集制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的收集管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案收集應(yīng)保證內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，全面反映公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)的歷史面貌，不得遺漏重要文件材料。3.及時(shí)有效原則各部門及員工應(yīng)及時(shí)將工作中形成的檔案材料收集整理，按時(shí)移交檔案管理部門，確保檔案的時(shí)效性。4.便于利用原則檔案收集整理應(yīng)遵循便于保管和利用的原則，優(yōu)化檔案分類和編目，提高檔案檢索效率。二、檔案收集范圍（一）行政管理類檔案1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、組織機(jī)構(gòu)代碼證等。2.公司/組織年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等綜合性文件。3.公司/組織會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件材料。4.公司/組織內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。5.公司/組織人事任免、獎(jiǎng)懲、考核等文件材料。6.公司/組織行政事務(wù)處理文件，如公文收發(fā)、印章管理、辦公用品采購(gòu)等相關(guān)文件。7.公司/組織對(duì)外聯(lián)絡(luò)文件，包括與上級(jí)主管部門、政府部門、合作伙伴等往來(lái)文件。（二）業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類檔案1.市場(chǎng)調(diào)研、分析報(bào)告、營(yíng)銷策劃方案等文件材料。2.產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)流程中形成的文件，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、生產(chǎn)工藝文件、銷售合同等。3.客戶信息檔案，包括客戶基本資料、業(yè)務(wù)往來(lái)記錄、客戶反饋等。4.招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。5.項(xiàng)目合同檔案，包括項(xiàng)目合作協(xié)議、服務(wù)合同、采購(gòu)合同等。6.財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等財(cái)務(wù)相關(guān)文件。7.業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)分析報(bào)告等文件。（三）技術(shù)研發(fā)類檔案1.科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)書等文件。2.技術(shù)研發(fā)過(guò)程中形成的實(shí)驗(yàn)報(bào)告、測(cè)試數(shù)據(jù)、技術(shù)文檔等。3.專利申請(qǐng)文件、軟件著作權(quán)登記文件等知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)材料。4.技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、操作規(guī)程等文件。5.技術(shù)改造、創(chuàng)新項(xiàng)目相關(guān)文件材料。（四）人力資源類檔案1.員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、調(diào)動(dòng)、離職等人事檔案材料。2.員工勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)禁止協(xié)議等文件。3.員工薪酬福利、社會(huì)保險(xiǎn)、公積金等相關(guān)文件。4.員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)證書等文件。5.員工績(jī)效考核方案、考核結(jié)果等文件。（五）其他類檔案1.公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案的相關(guān)資料。2.公司/組織參加的各類活動(dòng)、會(huì)議的照片、視頻、音頻等資料。3.公司/組織與外部單位簽訂的合作協(xié)議、備忘錄等文件。4.其他具有保存價(jià)值的文件材料。三、檔案收集職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案收集制度，指導(dǎo)各部門檔案收集工作。2.根據(jù)檔案收集范圍，定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。3.負(fù)責(zé)接收、整理、保管各部門移交的檔案，并進(jìn)行分類、編目、上架等工作。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案收集工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門員工做好檔案收集工作。2.明確本部門兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案材料的收集、整理和初步審核，并按時(shí)向檔案管理部門移交。3.按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類檔案材料，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。4.對(duì)本部門收集的檔案材料進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄，便于查找和移交。四、檔案收集流程（一）文件材料形成與積累1.各部門員工在工作過(guò)程中應(yīng)及時(shí)將形成的文件材料進(jìn)行分類整理，按照檔案收集范圍的要求，區(qū)分不同類別進(jìn)行存放。2.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)在形成后及時(shí)進(jìn)行備份，以防丟失或損壞。（二）檔案初步整理1.各部門兼職檔案員定期對(duì)本部門積累的文件材料進(jìn)行初步整理，檢查文件材料的完整性、準(zhǔn)確性，剔除無(wú)關(guān)的文件。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)文件材料進(jìn)行分類，編制本部門檔案目錄清單，清單應(yīng)包括文件名稱、文號(hào)、日期、保管期限等信息。（三）檔案移交1.各部門兼職檔案員在每年[具體時(shí)間]前，將本部門上一年度形成的檔案材料整理成冊(cè)，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份隨檔案移交檔案管理部門，一份本部門留存?zhèn)洳椤?.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和移交清單的填寫情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通，要求補(bǔ)充或更正。3.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行再次整理，按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。五、檔案收集要求（一）文件材料質(zhì)量要求1.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、簽字蓋章齊全。2.文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等，不得使用易褪色的書寫材料。3.電子文件應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（二）文件材料整理要求1.歸檔的文件材料應(yīng)按照文件形成的時(shí)間順序進(jìn)行排列，同一事由的文件應(yīng)集中在一起。2.文件材料應(yīng)去除金屬物，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，確保文件名準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容。（三）檔案移交要求1.各部門移交檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案的整理符合要求，檔案目錄清單填寫準(zhǔn)確、完整。2.檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)及時(shí)辦理簽收手續(xù)，對(duì)檔案進(jìn)行登記造冊(cè)。3.檔案移交過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，追究相關(guān)人員責(zé)任。六、檔案保管期限（一）永久保管1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等重要文件。2.公司/組織年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等綜合性文件。3.公司/組織會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等重要文件。4.公司/組織內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等具有長(zhǎng)期指導(dǎo)意義的文件。5.公司/組織人事任免、獎(jiǎng)懲、考核等重要文件。6.公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案的相關(guān)資料。（二）定期保管1.保管期限為[X]年的檔案公司/組織行政事務(wù)處理文件，如公文收發(fā)、印章管理、辦公用品采購(gòu)等相關(guān)文件。公司/組織對(duì)外聯(lián)絡(luò)文件，包括與上級(jí)主管部門、政府部門、合作伙伴等往來(lái)文件。市場(chǎng)調(diào)研、分析報(bào)告、營(yíng)銷策劃方案等文件材料。員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、調(diào)動(dòng)、離職等人事檔案材料。2.保管期限為[X]年的檔案產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)流程中形成的文件，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、生產(chǎn)工藝文件、銷售合同等。客戶信息檔案，包括客戶基本資料、業(yè)務(wù)往來(lái)記錄、客戶反饋等。招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。項(xiàng)目合同檔案，包括項(xiàng)目合作協(xié)議、服務(wù)合同、采購(gòu)合同等。財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等財(cái)務(wù)相關(guān)文件。業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)分析報(bào)告等文件。3.保管期限為[X]年的檔案技術(shù)研發(fā)過(guò)程中形成的實(shí)驗(yàn)報(bào)告、測(cè)試數(shù)據(jù)、技術(shù)文檔等。專利申請(qǐng)文件、軟件著作權(quán)登記文件等知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)材料。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、操作規(guī)程等文件。技術(shù)改造、創(chuàng)新項(xiàng)目相關(guān)文件材料。（三）保管期限的確定與調(diào)整1.檔案保管期限由檔案管理部門根據(jù)檔案的重要性、歷史價(jià)值、利用需求等因素進(jìn)行初步確定，并征求相關(guān)部門意見后報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.隨著公司/組織發(fā)展和檔案利用情況的變化，檔案保管期限需要調(diào)整的，由檔案管理部門提出調(diào)整意見，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。七、檔案利用與借閱（一）檔案利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案的安全和完整。2.檔案利用應(yīng)優(yōu)先滿足公司/組織內(nèi)部工作需要，同時(shí)按照規(guī)定為外部單位提供查閱服務(wù)。（二）檔案利用方式1.查閱檔案：公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。2.借閱檔案：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。3.復(fù)制檔案：根據(jù)利用需求，檔案管理部門可為利用者提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批，復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明出處。（三）檔案利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用日期、利用者姓名、部門、利用目的、查閱或借閱檔案名稱、數(shù)量、期限等。2.檔案利用登記應(yīng)定期進(jìn)行整理和統(tǒng)計(jì)，以便及時(shí)掌握檔案利用動(dòng)態(tài)，為檔案管理工作提供參考。八、檔案保密與安全（一）檔案保密制度1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確檔案保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員和利用者的保密教育。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。3.檔案利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得在非規(guī)定場(chǎng)所查閱、討論檔案內(nèi)容，不得擅自復(fù)制、傳播檔案信息。4.涉及公司/組織商業(yè)秘密、confidentialinformation等重要檔案，應(yīng)采取特殊保密措施，如加密存儲(chǔ)、限制查閱范圍等。（二）檔案安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案安全管理，確保檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案存在的問(wèn)題，確保檔案的安全和完整。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理操作規(guī)程，不得違規(guī)操作，防止檔案損壞、丟失等事故發(fā)生。4.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等措施，防止電子檔案信息泄露和丟失。九、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案保管期限、重要性、歷史價(jià)值等因素，對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.檔案鑒定意見應(yīng)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（二）檔案銷毀1