PAGE會務(wù)上崗制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強公司會務(wù)管理，規(guī)范會務(wù)工作流程，提高會務(wù)服務(wù)質(zhì)量，確保各類會議的順利召開，特制定本會務(wù)上崗制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類會議的組織、服務(wù)及相關(guān)工作人員。（三）基本原則1.高效原則：確保會議高效有序進行，提高會議效率，避免時間浪費。2.規(guī)范原則：嚴格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)開展會務(wù)工作，保證會務(wù)工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.服務(wù)原則：以參會人員為中心，提供優(yōu)質(zhì)、周到的服務(wù)，滿足會議需求。二、會務(wù)人員崗位職責(zé)（一）會議組織者1.根據(jù)會議需求，確定會議主題、時間、地點、參會人員等信息，并及時通知相關(guān)人員。2.制定會議議程，明確會議各項議題的順序和時間安排。3.協(xié)調(diào)會議所需的場地、設(shè)備、資料等資源，確保會議順利進行。4.組織會議簽到、記錄會議內(nèi)容、整理會議紀要，并及時傳達給相關(guān)人員。（二）會議接待員1.在會議開始前，提前到達會議地點，做好接待準(zhǔn)備工作，包括擺放桌椅、準(zhǔn)備茶水、水果等。2.熱情迎接參會人員，引導(dǎo)其簽到、就座，并提供必要的幫助。3.會議期間，及時為參會人員續(xù)水、更換水果，保持會議室環(huán)境整潔。4.會議結(jié)束后，協(xié)助清理會議室，整理桌椅等物品。（三）會議記錄員1.認真記錄會議內(nèi)容，包括會議發(fā)言、討論要點、決議等。2.確保記錄準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，便于后續(xù)整理和查閱。3.會議結(jié)束后，及時整理會議記錄，形成會議紀要，并提交給會議組織者審核。（四）會議設(shè)備維護員1.負責(zé)會議設(shè)備的日常維護和管理，包括投影儀、音響設(shè)備、燈光設(shè)備等。2.在會議前，檢查設(shè)備是否正常運行，確保設(shè)備能夠滿足會議需求。3.會議期間，密切關(guān)注設(shè)備運行情況，及時處理設(shè)備故障，保證會議的順利進行。4.會議結(jié)束后，對設(shè)備進行關(guān)閉、清理和保養(yǎng)，做好設(shè)備使用記錄。三、會務(wù)工作流程（一）會議籌備階段1.會議申請各部門或個人如需召開會議，應(yīng)提前填寫《會議申請表》，詳細說明會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程等信息。將《會議申請表》提交給上級領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后交至?xí)?wù)管理部門。2.場地安排會務(wù)管理部門根據(jù)會議申請信息，結(jié)合公司實際情況，安排合適的會議場地。提前與場地管理部門溝通協(xié)調(diào)，確保場地設(shè)備齊全、環(huán)境整潔，并按照會議要求進行布置。3.設(shè)備準(zhǔn)備根據(jù)會議需要，準(zhǔn)備相應(yīng)的會議設(shè)備，如投影儀、音響設(shè)備、麥克風(fēng)、白板、筆、紙等。對設(shè)備進行調(diào)試和檢查，確保設(shè)備正常運行，畫面清晰、聲音正常。4.資料準(zhǔn)備根據(jù)會議主題和議程，準(zhǔn)備相關(guān)的會議資料，如會議文件、報告、演示文稿等。將資料進行整理、裝訂，并提前分發(fā)給參會人員。5.通知發(fā)布會議組織者根據(jù)審批后的《會議申請表》，及時向參會人員發(fā)送會議通知。通知方式可采用郵件、短信、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等，確保參會人員能夠及時收到通知，并了解會議的相關(guān)信息。（二）會議召開階段1.簽到服務(wù)會議接待員在會議開始前15分鐘到達會議地點，做好簽到準(zhǔn)備工作。熱情迎接參會人員，引導(dǎo)其簽到，并發(fā)放會議資料。對遲到的參會人員進行記錄，并及時向會議組織者匯報。2.會議組織會議組織者按照會議議程，組織會議有序進行。引導(dǎo)參會人員就座，維持會議秩序，確保會議討論的順利進行。及時解答參會人員的疑問，協(xié)調(diào)處理會議中出現(xiàn)的問題。3.會議記錄會議記錄員認真記錄會議內(nèi)容，采用錄音、筆記等方式，確保記錄準(zhǔn)確、完整。對于重要的發(fā)言和決議，要重點記錄，并標(biāo)注發(fā)言人姓名和時間。會議記錄過程中，要保持專注，避免遺漏重要信息。4.設(shè)備保障會議設(shè)備維護員在會議期間密切關(guān)注設(shè)備運行情況，及時處理設(shè)備故障。如遇設(shè)備突發(fā)故障，要迅速采取應(yīng)急措施，確保會議能夠繼續(xù)進行。對于無法當(dāng)場解決的設(shè)備問題，要及時通知相關(guān)技術(shù)人員進行維修。5.茶水服務(wù)會議接待員在會議期間及時為參會人員續(xù)水，保持水杯中有適量的茶水。續(xù)水時要注意動作輕柔，避免影響會議進行。根據(jù)會議時間和參會人員數(shù)量，合理準(zhǔn)備茶水和水果，確保供應(yīng)充足。（三）會議結(jié)束階段1.會議總結(jié)會議結(jié)束后，會議組織者對會議進行總結(jié)，評估會議效果，分析會議中存在的問題和不足之處。收集參會人員對會議的反饋意見，以便今后改進會務(wù)工作。2.資料整理會議記錄員及時整理會議記錄，形成會議紀要，并提交給會議組織者審核。會議組織者對會議紀要進行審核后，將其發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門，作為會議決策和工作安排的依據(jù)。對會議資料進行整理歸檔，妥善保存，以便日后查閱。3.場地清理會議結(jié)束后，會議接待員和設(shè)備維護員共同清理會議室，將桌椅擺放整齊，清理垃圾和雜物。關(guān)閉會議設(shè)備電源，整理設(shè)備連接線，確保設(shè)備安全存放。檢查會議室門窗是否關(guān)閉，水電是否正常，確保會議室環(huán)境安全。四、會務(wù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)（一）接待服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)1.接待員應(yīng)著裝整齊、儀態(tài)端莊，微笑服務(wù)，使用禮貌用語。2.提前15分鐘到達會議地點，做好接待準(zhǔn)備工作，確保會議室整潔、舒適。3.熱情迎接參會人員，主動打招呼，引導(dǎo)其簽到、就座，并及時提供茶水、水果等。4.對參會人員提出的問題和需求，要及時解答和處理，提供周到的服務(wù)。（二）會議組織標(biāo)準(zhǔn)1.會議組織者應(yīng)提前熟悉會議議程和相關(guān)資料，確保會議組織有序。2.按照會議議程，合理安排會議時間，避免出現(xiàn)拖延或中斷的情況。3.維持會議秩序，確保參會人員能夠?qū)Ｗ⒂跁h討論，避免出現(xiàn)交頭接耳、隨意走動等現(xiàn)象。4.及時協(xié)調(diào)處理會議中出現(xiàn)的問題，保證會議順利進行。（三）會議記錄標(biāo)準(zhǔn)1.記錄員應(yīng)認真記錄會議內(nèi)容，確保記錄準(zhǔn)確、完整，字跡清晰。2.采用規(guī)范的記錄格式，包括會議時間、地點、參會人員、會議議程、發(fā)言內(nèi)容、決議等。3.對于重要的發(fā)言和決議，要重點記錄，并標(biāo)注發(fā)言人姓名和時間。4.會議結(jié)束后，及時整理會議記錄，形成會議紀要，并提交給會議組織者審核。（四）設(shè)備保障標(biāo)準(zhǔn)1.設(shè)備維護員應(yīng)提前對會議設(shè)備進行調(diào)試和檢查，確保設(shè)備正常運行。2.會議期間，密切關(guān)注設(shè)備運行情況，及時處理設(shè)備故障，保證會議的順利進行。3.對于無法當(dāng)場解決的設(shè)備問題，要及時通知相關(guān)技術(shù)人員進行維修，并做好記錄。4.會議結(jié)束后，對設(shè)備進行關(guān)閉、清理和保養(yǎng)，做好設(shè)備使用記錄。五、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)1.會務(wù)管理部門定期組織會務(wù)人員培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和服務(wù)意識。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括會務(wù)工作流程、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、溝通技巧、設(shè)備操作等方面。3.培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、案例分析、模擬演練等多種形式，確保培訓(xùn)效果。（二）考核1.建立會務(wù)人員考核機制，定期對會務(wù)人員的工作表現(xiàn)進行考核。2.考核內(nèi)容包括工作態(tài)度、工作能力、服務(wù)質(zhì)量、工作效率等方面。3.考核方式可采用自我評價、上級評價、同事評價、客戶評價等多種方式，綜合評價會務(wù)人員的工作表現(xiàn)。4.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的會務(wù)人員進行表彰和獎勵，對表現(xiàn)不佳的會務(wù)人員進行批評教育和培訓(xùn)輔導(dǎo)，如仍不能勝任工作，可予以辭退。六、保密規(guī)定（一）會議資料保密1.會務(wù)人員應(yīng)嚴格遵守公司保密制度，對會議資料進行妥善保管，不得泄露會議內(nèi)容和相關(guān)信息。2.會議資料包括會議文件、報告、演示文稿、會議記錄、會議紀要等，未經(jīng)會議組織者批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)制、傳播或提供給他人。3.會議結(jié)束后，對會議資料進行整理歸檔，按照公司檔案管理規(guī)定進行存放，確保資料的安全和保密。（二）會議信息保密1.會務(wù)人員在會議期間應(yīng)注意言行舉止，不得隨意談?wù)?/p>