PAGE資料員管理制度規(guī)范一、總則（一）制定目的為加強公司資料管理工作，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和安全性，提高工作效率，特制定本管理制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及資料管理工作的部門和人員，包括但不限于項目部門、行政部門、財務(wù)部門等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保資料管理工作合法合規(guī)。2.真實準(zhǔn)確原則：資料內(nèi)容必須真實反映實際工作情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.及時完整原則：資料應(yīng)及時收集、整理、歸檔，保證資料的完整性和時效性。4.安全保密原則：加強資料的安全管理，防止資料泄露、丟失或損壞，對涉及公司機密的資料嚴(yán)格保密。二、資料管理職責(zé)分工（一）資料員崗位設(shè)置與職責(zé)1.資料員崗位設(shè)置公司設(shè)立專職資料員崗位，負(fù)責(zé)公司各類資料的統(tǒng)一管理工作。根據(jù)公司業(yè)務(wù)規(guī)模和實際需求，可設(shè)置多名資料員，分別負(fù)責(zé)不同類型或項目的資料管理。2.資料員主要職責(zé)負(fù)責(zé)制定資料收集、整理、歸檔計劃，并組織實施。收集、整理公司各類文件、資料、報表等，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)和格式，對資料進(jìn)行分類、編號、裝訂和存儲，建立資料檔案庫。負(fù)責(zé)資料的借閱、歸還登記工作，嚴(yán)格執(zhí)行借閱審批制度，確保資料的安全。定期對資料進(jìn)行清查、盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理資料存在的問題，如損壞、丟失等。協(xié)助其他部門做好資料的查詢、利用工作，為公司決策提供支持。參與公司資料管理相關(guān)制度的制定和完善工作，提出合理化建議。（二）各部門資料管理職責(zé)1.項目部門負(fù)責(zé)本部門項目資料的收集、整理和初步審核工作，確保項目資料真實、準(zhǔn)確、完整。按照項目進(jìn)度及時向資料員移交項目資料，并配合資料員做好資料的歸檔工作。在項目結(jié)束后，負(fù)責(zé)對項目資料進(jìn)行總結(jié)和分析，為后續(xù)項目提供參考。2.行政部門負(fù)責(zé)公司行政管理文件、會議紀(jì)要、人事檔案等資料的管理工作。協(xié)助資料員做好公司資料的分類、編號、裝訂等工作，提供必要的辦公支持。負(fù)責(zé)公司印章、證照等重要資料的保管和使用登記工作，確保其安全。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)公司財務(wù)資料的管理，包括會計憑證、賬簿、報表等，確保財務(wù)資料的規(guī)范和安全。按照財務(wù)管理制度要求，定期向資料員移交財務(wù)資料，并配合做好資料的歸檔工作。對涉及財務(wù)機密的資料嚴(yán)格保密，防止泄露。三、資料收集與整理（一）資料收集范圍1.項目資料項目立項文件，如項目建議書、可行性研究報告等。項目合同文件，包括與客戶簽訂的合同、協(xié)議等。項目設(shè)計文件，如設(shè)計圖紙、設(shè)計變更通知等。項目施工過程中的各類文件，如施工組織設(shè)計、施工日志、質(zhì)量檢驗報告等。項目竣工驗收文件，如竣工驗收報告、竣工圖等。2.行政管理資料公司文件，包括紅頭文件、規(guī)章制度、通知公告等。會議資料，如會議通知、會議記錄、會議紀(jì)要等。人事檔案，包括員工入職資料、培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。行政事務(wù)文件，如辦公用品采購記錄、車輛使用記錄等。3.財務(wù)資料會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證等。賬簿，總賬、明細(xì)賬、日記賬等。財務(wù)報表，資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。稅務(wù)資料，納稅申報表、稅務(wù)審計報告等。（二）資料收集要求1.及時性：各部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)將資料收集齊全，及時移交資料員。對于時效性較強的資料，如項目進(jìn)度報告等，應(yīng)隨工作進(jìn)展同步收集。2.完整性：收集的資料應(yīng)涵蓋工作的各個方面，確保資料無遺漏。對于重要資料，應(yīng)收集其相關(guān)的附屬資料，如審批文件、相關(guān)證明等。3.準(zhǔn)確性：資料內(nèi)容應(yīng)真實可靠，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。收集過程中要對資料進(jìn)行認(rèn)真核對，避免出現(xiàn)錯誤或虛假信息。（三）資料整理規(guī)范1.分類標(biāo)準(zhǔn)按照資料的性質(zhì)、來源、時間等因素進(jìn)行分類。例如，項目資料可分為立項階段、設(shè)計階段、施工階段、竣工驗收階段等；行政管理資料可分為公司文件、會議資料、人事檔案等；財務(wù)資料可分為會計憑證、賬簿、報表等。每大類資料下可進(jìn)一步細(xì)分小類，如項目施工階段資料可細(xì)分為施工組織設(shè)計、施工日志、質(zhì)量檢驗報告等。2.編號規(guī)則為便于資料的查找和管理，對每一份資料進(jìn)行編號。編號應(yīng)具有唯一性，能夠清晰反映資料的類別、年份、順序等信息。編號格式可采用“類別代碼年份順序號”，例如，項目立項文件的編號格式為“XL20XX001”，其中“XL”表示項目立項文件類別代碼，“20XX”表示年份，“001”表示該類文件在當(dāng)年的順序號。3.裝訂要求資料應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時應(yīng)去除資料中的金屬物，如訂書釘、回形針等。對于紙張較大的資料，如設(shè)計圖紙等，應(yīng)進(jìn)行折疊，使其尺寸符合裝訂要求。裝訂封面應(yīng)注明資料名稱、類別、年份、編號等信息。四、資料歸檔與存儲（一）歸檔流程1.資料移交：各部門在資料整理完畢后，應(yīng)填寫《資料移交清單》，將資料移交至資料員。資料員在接收資料時，應(yīng)認(rèn)真核對清單內(nèi)容與實際資料是否一致。2.歸檔審核：資料員對接收的資料進(jìn)行審核，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。對于不符合要求的資料，應(yīng)及時通知移交部門進(jìn)行補充或修正。3.歸檔存儲：審核通過的資料按照分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則進(jìn)行歸檔存儲。資料員應(yīng)建立資料索引目錄，方便查找和使用。（二）存儲方式1.紙質(zhì)檔案存儲設(shè)立專門的紙質(zhì)檔案庫，檔案庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。檔案應(yīng)存放在檔案架或檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找。定期對紙質(zhì)檔案進(jìn)行清查、盤點，檢查檔案的保存狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.電子檔案存儲建立電子檔案管理系統(tǒng)，對公司各類電子資料進(jìn)行集中存儲和管理。電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案一致的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則進(jìn)行命名和存儲。對電子檔案進(jìn)行備份，備份方式可采用磁帶備份、光盤備份、云存儲備份等多種方式，確保數(shù)據(jù)的安全性。定期對電子檔案進(jìn)行維護，檢查文件的完整性和可讀性，及時更新和修復(fù)損壞的文件。（三）檔案保管期限1.永久保管公司重要的規(guī)章制度、年度財務(wù)報告、重大項目資料等，應(yīng)永久保管。涉及公司知識產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密等具有長期價值的資料，應(yīng)永久保管。2.定期保管一般項目資料保管期限為項目結(jié)束后[X]年，行政管理資料保管期限為[X]年，財務(wù)資料保管期限按照國家財務(wù)法規(guī)規(guī)定執(zhí)行。定期保管的資料在保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確認(rèn)無保存價值的，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。五、資料借閱與使用（一）借閱審批制度1.借閱申請：因工作需要借閱資料的人員，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、類別、編號、借閱用途、預(yù)計歸還日期等信息。2.審批流程：申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至資料員。資料員根據(jù)資料的保密級別和重要程度進(jìn)行審批，對于涉及公司機密的資料，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。3.借閱登記：資料員對批準(zhǔn)借閱的資料進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱日期、預(yù)計歸還日期等信息，并發(fā)放資料。借閱人應(yīng)在借閱登記本上簽字確認(rèn)。（二）借閱期限與歸還要求1.借閱期限：一般資料的借閱期限為[X]個工作日，如需延長借閱期限，借閱人應(yīng)提前向資料員提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。2.歸還要求：借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前歸還資料，如遇特殊情況不能按時歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還資料時，資料員應(yīng)認(rèn)真檢查資料的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）資料使用規(guī)范1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或傳播給無關(guān)人員。2.如需復(fù)印資料，應(yīng)提前向資料員提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可復(fù)印。復(fù)印份數(shù)應(yīng)嚴(yán)格控制在工作所需范圍內(nèi)，復(fù)印后的資料應(yīng)與原件一同歸還。3.使用資料過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對涉及公司機密的資料不得泄露。六、資料保密與安全（一）保密制度1.保密范圍：公司所有涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息、客戶信息等資料均屬于保密范圍。2.保密措施對涉及保密資料的人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其保密意識。在資料存儲和傳輸過程中，采取加密、訪問控制等技術(shù)手段，確保資料的安全性。與接觸保密資料的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。嚴(yán)格限制保密資料的知悉范圍，嚴(yán)禁無關(guān)人員接觸保密資料。（二）安全管理1.防火防盜：檔案庫應(yīng)配備防火、防盜設(shè)施，如滅火器、煙霧報警器、防盜門等。定期檢查設(shè)施的運行情況，確保其正常有效。2.防潮防蟲：檔案庫應(yīng)保持適宜的濕度和溫度，防止資料受潮、發(fā)霉?？刹捎贸凉駲C、空調(diào)等設(shè)備調(diào)節(jié)環(huán)境濕度和溫度。同時，應(yīng)放置防蟲藥品，防止蟲害對資料的破壞。3.數(shù)據(jù)安全：加強電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。定期對電子檔案進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。七、資料清查與盤點（一）清查盤點計劃1.定期清查盤點：資料員應(yīng)制定年度資料清查盤點計劃，明確清查盤點的范圍、時間、人員等。一般每年至少進(jìn)行一次全面的資料清查盤點。2.不定期清查盤點：在遇到特殊情況，如公司搬遷、資料存儲環(huán)境發(fā)生變化等，應(yīng)及時進(jìn)行不定期的資料清查盤點。（二）清查盤點內(nèi)容1.紙質(zhì)檔案清查：檢查紙質(zhì)檔案的數(shù)量、完整性、保存狀況等，核對檔案的編號、名稱、類別等信息是否與索引目錄一致。2.電子檔案清查：檢查電子檔案的存儲情況、文件的完整性和可讀性，核對電子檔案的命名和分類是否符合規(guī)定。3.資料借閱情況清查：檢查資料的借閱登記記錄，核實借閱人是否按時歸還資料，有無逾期未還或資料損壞、丟失等情況。（三）清查盤點結(jié)果處理1.問題記錄：對清查盤點過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括資料缺失、損壞、編號錯誤、借閱異常等情況。2.原因分析：針對發(fā)現(xiàn)的問題，分析其產(chǎn)生的原因，如管理不善、人為疏忽、存儲環(huán)境問題等。3.整改措施：根據(jù)問題原因，制定相應(yīng)的整改措施，明確責(zé)任人和整改期限，及時進(jìn)行整改。整改完成后，對整改情況進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。八、資料銷毀（一）銷毀范圍1.保管期限屆滿且無保存價值的資料：按照檔案保管期限規(guī)定，對已過保管期限且經(jīng)鑒定確認(rèn)無保存價值的資料進(jìn)行銷毀。2.因其他原因不需要保存的資料：如資料內(nèi)容錯誤、重復(fù)無用等，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.銷毀申請：由資料保管部門填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、類別、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.審批流程：申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至資料員。資料員審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀實施：經(jīng)批準(zhǔn)后，