PAGE規(guī)范健全談話制度一、總則（一）目的為進(jìn)一步加強(qiáng)公司內(nèi)部管理，規(guī)范溝通交流機(jī)制，確保信息傳遞的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和有效性，提高工作效率，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本談話制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各級(jí)管理人員與員工之間、員工與員工之間的各類談話活動(dòng)，包括但不限于工作安排、績(jī)效溝通、問題反饋、意見建議交流等。（三）基本原則1.平等尊重原則：談話雙方應(yīng)在平等的基礎(chǔ)上進(jìn)行交流，尊重對(duì)方的意見和感受，營(yíng)造良好的溝通氛圍。2.實(shí)事求是原則：談話內(nèi)容應(yīng)基于事實(shí)，客觀公正地反映問題和情況，不得夸大或歪曲事實(shí)。3.及時(shí)有效原則：談話應(yīng)及時(shí)進(jìn)行，確保信息能夠及時(shí)傳遞和處理，避免延誤和誤解，提高工作效率。4.保密性原則：對(duì)于談話過程中涉及的公司機(jī)密信息、個(gè)人隱私等內(nèi)容，談話雙方應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露。二、談話類型及要求（一）工作安排談話1.適用場(chǎng)景：上級(jí)管理人員向下屬員工布置工作任務(wù)、明確工作目標(biāo)、要求和期限等。2.談話要求上級(jí)管理人員應(yīng)提前明確工作任務(wù)的具體內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和資源需求等信息。在談話過程中，應(yīng)清晰、準(zhǔn)確地傳達(dá)工作要求，確保下屬員工理解工作任務(wù)的重要性和緊迫性。鼓勵(lì)下屬員工提出疑問和建議，對(duì)于合理的意見應(yīng)予以采納和調(diào)整。談話結(jié)束后，應(yīng)形成明確的工作記錄，包括工作任務(wù)、責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等，并雙方簽字確認(rèn)。（二）績(jī)效溝通談話1.適用場(chǎng)景：定期或不定期地對(duì)員工的工作績(jī)效進(jìn)行評(píng)估和溝通，反饋工作表現(xiàn)，提出改進(jìn)建議和發(fā)展方向。2.談話要求上級(jí)管理人員應(yīng)提前收集和整理員工的工作績(jī)效數(shù)據(jù)，包括工作成果、工作態(tài)度、工作能力等方面的表現(xiàn)。在談話過程中，應(yīng)客觀、公正地評(píng)價(jià)員工的工作績(jī)效，肯定成績(jī)，指出不足，并提出具體的改進(jìn)建議和發(fā)展計(jì)劃。鼓勵(lì)員工積極參與談話，表達(dá)自己的想法和感受，共同探討提高工作績(jī)效的方法和途徑。談話結(jié)束后，應(yīng)形成績(jī)效溝通記錄，雙方簽字確認(rèn)，并作為員工績(jī)效考核的重要依據(jù)。（三）問題反饋談話1.適用場(chǎng)景：?jiǎn)T工向上級(jí)管理人員反饋工作中遇到的問題、困難或?qū)竟芾?、工作流程等方面的意見和建議。2.談話要求員工應(yīng)提前準(zhǔn)備好問題反饋的內(nèi)容，包括問題的具體情況、產(chǎn)生的原因、對(duì)工作的影響以及自己的初步想法和建議。在談話過程中，應(yīng)保持冷靜和客觀，清晰、準(zhǔn)確地表達(dá)問題，避免情緒化的表達(dá)。上級(jí)管理人員應(yīng)認(rèn)真傾聽員工的反饋，給予積極的回應(yīng)和支持，對(duì)于能夠當(dāng)場(chǎng)解決的問題應(yīng)及時(shí)處理，對(duì)于需要進(jìn)一步研究和協(xié)調(diào)的問題應(yīng)明確回復(fù)時(shí)間和處理措施。談話結(jié)束后，應(yīng)形成問題反饋記錄，對(duì)于重要問題應(yīng)及時(shí)提交相關(guān)部門進(jìn)行處理，并跟蹤處理結(jié)果。（四）意見建議交流談話1.適用場(chǎng)景：鼓勵(lì)員工就公司發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)拓展、管理創(chuàng)新等方面提出自己的意見和建議，促進(jìn)公司的持續(xù)發(fā)展。2.談話要求談話雙方應(yīng)保持開放的心態(tài)，積極參與交流，充分發(fā)表自己的觀點(diǎn)和想法。對(duì)于員工提出的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真傾聽和分析，對(duì)于合理、可行的建議應(yīng)給予充分的肯定和支持，并及時(shí)納入公司的決策參考。對(duì)于暫時(shí)無(wú)法采納的建議，應(yīng)向員工說(shuō)明原因，爭(zhēng)取員工理解，并鼓勵(lì)員工繼續(xù)關(guān)注公司發(fā)展，提出更多有價(jià)值的建議。談話結(jié)束后，應(yīng)形成意見建議交流記錄，對(duì)于重要的意見和建議應(yīng)及時(shí)提交公司管理層進(jìn)行研究和決策。三、談話流程（一）談話準(zhǔn)備1.確定談話主題和目的：根據(jù)工作需要或員工需求，明確談話的主題和目的，以便有針對(duì)性地進(jìn)行談話。2.選擇談話時(shí)間和地點(diǎn)：選擇合適的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行談話，確保談話不受干擾，能夠順利進(jìn)行。3.收集相關(guān)信息：談話雙方應(yīng)提前收集與談話主題相關(guān)的信息，如工作數(shù)據(jù)、問題情況、意見建議等，以便在談話過程中能夠充分交流。（二）談話實(shí)施1.開場(chǎng)介紹：談話開始時(shí)，應(yīng)簡(jiǎn)要介紹談話的主題、目的和議程，讓對(duì)方了解談話的大致內(nèi)容和流程。2.溝通交流：按照談話主題和目的，雙方進(jìn)行充分的溝通交流，表達(dá)自己的觀點(diǎn)、想法和意見，傾聽對(duì)方的反饋和建議。在交流過程中，應(yīng)注意語(yǔ)言表達(dá)、語(yǔ)氣態(tài)度和溝通技巧，保持良好的溝通氛圍。3.記錄要點(diǎn)：談話過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)記錄談話要點(diǎn)，包括重要觀點(diǎn)、問題、建議等，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。記錄可以采用書面記錄或電子記錄的方式。4.總結(jié)歸納：談話結(jié)束前，應(yīng)對(duì)談話內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)歸納，明確達(dá)成的共識(shí)、存在的問題和下一步的行動(dòng)計(jì)劃等，并向?qū)Ψ竭M(jìn)行確認(rèn)。（三）談話后續(xù)1.整理談話記錄：談話結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)對(duì)談話記錄進(jìn)行整理和完善，確保記錄內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確、完整。2.落實(shí)行動(dòng)計(jì)劃：根據(jù)談話達(dá)成的共識(shí)和確定的行動(dòng)計(jì)劃，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時(shí)組織實(shí)施，并跟蹤落實(shí)情況，確保問題得到解決，工作得到推進(jìn)。3.反饋談話結(jié)果：將談話結(jié)果及時(shí)反饋給相關(guān)人員，讓其了解談話的進(jìn)展和成效，同時(shí)接受其監(jiān)督和評(píng)價(jià)。四、談話記錄與存檔（一）記錄要求1.內(nèi)容完整：談話記錄應(yīng)包括談話的時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、談話主題、談話內(nèi)容要點(diǎn)（包括雙方的觀點(diǎn)、意見、建議、問題等）、達(dá)成的共識(shí)、下一步行動(dòng)計(jì)劃等內(nèi)容，確保記錄全面反映談話的實(shí)際情況。2.表述準(zhǔn)確：記錄人員應(yīng)客觀、準(zhǔn)確地記錄談話內(nèi)容，避免主觀臆斷和模糊不清的表述。對(duì)于重要觀點(diǎn)和關(guān)鍵語(yǔ)句，應(yīng)盡量采用原話記錄。3.格式規(guī)范：談話記錄應(yīng)采用統(tǒng)一的格式進(jìn)行記錄，包括標(biāo)題、編號(hào)、正文、落款等部分，確保記錄的規(guī)范性和一致性。（二）存檔管理1.分類存檔：談話記錄應(yīng)按照談話類型、時(shí)間順序等進(jìn)行分類存檔，便于查找和查閱。2.電子存檔與紙質(zhì)存檔相結(jié)合：為了便于保存和管理，談話記錄應(yīng)同時(shí)進(jìn)行電子存檔和紙質(zhì)存檔。電子存檔應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份；紙質(zhì)存檔應(yīng)整理成冊(cè)，存放在專門的檔案柜中。3.存檔期限：談話記錄的存檔期限應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般情況下，重要談話記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存，以便作為公司管理決策、工作考核、問題追溯等方面的重要依據(jù)。五、談話監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司內(nèi)部設(shè)立專門的監(jiān)督機(jī)構(gòu)或人員，對(duì)談話制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保談話活動(dòng)按照規(guī)定的流程和要求進(jìn)行。2.員工監(jiān)督：鼓勵(lì)員工對(duì)談話制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)談話過程中存在不規(guī)范行為或違反原則的情況，可以向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門進(jìn)行反映。3.監(jiān)督反饋與整改：對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行反饋，并要求相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行整改。整改情況應(yīng)進(jìn)行跟蹤和記錄，確保問題得到徹底解決。（二）考核機(jī)制1.納入績(jī)效考核：將談話制度的執(zhí)行情況納入員工績(jī)效考核體系，作為評(píng)價(jià)員工工作表現(xiàn)和職業(yè)素養(yǎng)的重要指標(biāo)之一。對(duì)于積極參與談話、溝通效果良好、能夠有效解決問題的員工，應(yīng)給予適當(dāng)?shù)募臃知?jiǎng)勵(lì)；對(duì)于不重視談話、溝通不暢、導(dǎo)致工作延誤或出現(xiàn)問題的員工，應(yīng)給予相應(yīng)的扣分處罰。2.與晉升、獎(jiǎng)勵(lì)掛鉤：談話制度的執(zhí)行情況與員工的晉升、獎(jiǎng)勵(lì)