PAGE甲方資料員制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司甲方資料員管理，規(guī)范資料管理工作流程，確保項目資料的完整性、準確性和規(guī)范性，提高項目管理效率，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司所有作為甲方參與的工程項目中資料員的工作管理。（三）職責分工1.項目負責人負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)項目資料管理工作，確保資料管理工作與項目整體進度相匹配。審核重要資料文件，對資料管理工作的整體質(zhì)量負責。2.資料員負責項目資料的收集、整理、歸檔、保管和移交等具體工作。按照相關標準和規(guī)范，對資料進行分類、編號、編目等處理，確保資料的系統(tǒng)性和完整性。協(xié)助項目負責人及其他部門完成與資料相關的工作任務，如提供資料查詢、借閱等服務。二、資料收集與整理（一）收集范圍1.工程前期文件項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等相關文件。建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證、施工許可證等各類證照。2.設計文件初步設計圖紙、施工圖設計文件及設計變更文件等。3.施工過程文件施工單位的施工組織設計、施工方案、技術交底記錄等。工程材料、構配件、設備的質(zhì)量證明文件，如質(zhì)量檢驗報告、合格證等。隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄、檢驗批驗收記錄等施工質(zhì)量驗收文件。工程進度報告、工程例會紀要、施工日志等項目管理文件。4.監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則等監(jiān)理工作文件。監(jiān)理通知單、工程暫停令、工程復工令等監(jiān)理指令文件。監(jiān)理月報、監(jiān)理工作總結等監(jiān)理報告文件。5.竣工驗收文件單位工程竣工驗收報告、工程竣工驗收備案表等竣工驗收文件。工程竣工圖，包括建筑、結構、給排水、電氣等專業(yè)竣工圖。（二）收集要求1.資料員應主動與項目各參建單位溝通協(xié)調(diào)，及時了解資料產(chǎn)生情況，確保資料收集的及時性。2.收集的資料應真實、有效，具有可追溯性，嚴禁偽造、篡改資料。3.對于外來文件，如政府部門發(fā)文、設計變更通知等，應確保文件的完整性，包括文件原件、附件及簽收記錄等。（三）整理原則1.按照工程項目的建設程序和資料形成的規(guī)律，對收集到的資料進行分類整理。2.資料應遵循真實性、完整性、準確性、系統(tǒng)性和時效性的原則進行整理，便于查閱和利用。3.同一類資料應按照時間順序或重要程度進行排列，確保資料的邏輯性和連貫性。（四）整理方法1.資料分類按照工程前期文件、設計文件、施工過程文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等類別進行一級分類。在每一級分類下，再根據(jù)資料的具體內(nèi)容進行二級分類，如施工過程文件可分為質(zhì)量管理資料、安全管理資料、進度管理資料等。2.資料編號為便于資料的識別和管理，應對每份資料進行編號。編號應具有唯一性，能夠反映資料的類別、年份、順序等信息。編號格式可采用“項目名稱資料類別年份順序號”，例如：[項目名稱]SG2023001，表示該項目施工管理資料類別下2023年的第1份資料。3.資料編目對整理好的資料編制目錄，目錄應包括資料編號、資料名稱、日期、來源等信息。目錄應清晰、準確，便于查閱資料時快速定位。三、資料歸檔與保管（一）歸檔要求1.資料歸檔應按照分類整理的結果，及時將各類資料移交至公司檔案室或指定的資料存儲地點。2.歸檔資料應齊全完整，如有缺項應及時補齊。對于重要資料，應留存?zhèn)浞荩苑纴G失或損壞。3.歸檔資料應進行裝訂或裝盒，并在封面和盒脊上注明資料名稱、編號、日期等信息，便于識別和管理。（二）保管期限1.工程前期文件、設計文件、監(jiān)理文件等資料應長期保管。2.施工過程文件中的質(zhì)量管理資料、安全管理資料等重要資料應保管至工程竣工后至少5年。3.工程進度報告、施工日志等一般性資料可保管至工程竣工后12年。4.竣工驗收文件應永久保管。（三）保管環(huán)境1.資料存儲地點應具備良好的通風、防潮、防火、防蟲等條件，確保資料的安全存儲。2.應設置專門的資料架或資料柜，對資料進行分類存放，并定期對資料進行檢查和清理，防止資料霉變、損壞或丟失。四、資料借閱與使用（一）借閱流程1.內(nèi)部人員借閱資料時，應填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料名稱、編號、借閱目的、預計歸還日期等信息。2.《資料借閱申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，交資料員辦理借閱手續(xù)。3.資料員根據(jù)申請表內(nèi)容，核實資料庫存情況，如資料可供借閱，則在申請表上簽字確認，并將資料提供給借閱人。4.借閱人應在規(guī)定的歸還日期前歸還資料，如需延期歸還，應提前向資料員提出申請，并說明延期原因。（二）使用規(guī)定1.借閱人應妥善保管借閱的資料，不得轉借他人，不得在資料上涂改、損壞或遺失。2.借閱人如需復印或摘錄資料內(nèi)容，應經(jīng)資料員同意，并按照規(guī)定進行登記。3.借閱人使用完資料后，應及時歸還資料員，資料員應對歸還的資料進行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或遺失情況，應及時追究借閱人的責任。五、資料移交與銷毀（一）移交規(guī)定1.工程項目竣工后，資料員應按照檔案管理的要求，將整理好的項目資料移交至公司檔案室。2.移交資料時，應編制《資料移交清單》，清單內(nèi)容包括資料名稱、編號、數(shù)量等信息，并由移交人和接收人簽字確認。3.檔案室應對移交的資料進行審核，如發(fā)現(xiàn)資料不符合要求，應及時通知資料員進行整改，直至資料符合移交標準。（二）銷毀程序1.對于保管期限已滿且無保存價值的資料，由資料員提出銷毀申請，并填寫《資料銷毀申請表》。申請應說明銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《資料銷毀申請表》經(jīng)項目負責人審核同意后，報公司檔案管理部門審批。3.檔案管理部門審批通過后，指定專人負責資料銷毀工作。銷毀過程應進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、銷毀資料名稱、編號、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人簽字確認。4.銷毀記錄應與《資料銷毀申請表》一并歸檔保存。六、資料信息化管理（一）建立資料管理信息系統(tǒng)1.公司應建立完善的資料管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)資料的電子化存儲、檢索、查詢和共享等功能。2.資料管理信息系統(tǒng)應與項目管理其他系統(tǒng)進行集成，確保資料信息與項目進度、質(zhì)量、安全等信息的實時同步和交互。（二）資料錄入與維護1.資料員應及時將收集整理好的資料錄入資料管理信息系統(tǒng)，確保系統(tǒng)中資料信息的準確性和完整性。2.定期對資料管理信息系統(tǒng)中的資料進行維護，包括更新資料編號、補充資料內(nèi)容、修正錯誤信息等，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的時效性。（三）信息安全管理1.加強資料管理信息系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限管理，確保不同人員只能訪問其權限范圍內(nèi)的資料信息。2.定期對資料管理信息系統(tǒng)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，做好數(shù)據(jù)安全保密工作，防止資料信息泄露。七、培訓與考核（一）培訓計劃1.公司應制定甲方資料員培訓計劃，定期組織資料員參加業(yè)務培訓，提高資料員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務能力。2.培訓內(nèi)容包括工程建設法律法規(guī)、工程資料管理標準規(guī)范、資料管理軟件應用等方面。（二）培訓方式1.內(nèi)部培訓：由公司內(nèi)部經(jīng)驗豐富的資料員或相關專家進行授課，分享工作經(jīng)驗和技巧。2.外部培訓：選派資料員參加行業(yè)主管部門、專業(yè)培訓機構組織的培訓課程，及時了解行業(yè)最新動態(tài)和要求。3.在線學習：鼓勵資料員利用網(wǎng)絡學習平臺，自主學習資料管理相關知識，拓寬知識面。（三）考核機制1.建立甲方資料員考核機制，定期對資料員的工作表現(xiàn)進行考核評價。2.考核內(nèi)容包括資料收集整理的及時性、準確性、完整性，資料歸檔保管的規(guī)范性，資料借閱使用的合規(guī)性，資料信息化管理的水平等方面。3.根據(jù)考核