PAGE合同簽定規(guī)范制度一、總則1.目的本規(guī)范制度旨在確保公司/組織在合同簽訂過程中的合法性、規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性，有效防范合同風(fēng)險，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，促進(jìn)各項業(yè)務(wù)的順利開展。2.適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及合同簽訂的部門和人員，包括但不限于業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等。3.基本原則合法性原則：合同的簽訂必須符合國家法律法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定，不得違反法律法規(guī)的禁止性條款。平等自愿原則：合同雙方應(yīng)在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得強(qiáng)迫另一方簽訂合同。公平公正原則：合同的條款應(yīng)公平合理，不得損害一方的合法權(quán)益，確保雙方的權(quán)利義務(wù)對等。誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，如實(shí)履行合同約定的義務(wù)，不得欺詐、隱瞞或惡意串通。二、合同簽訂前的準(zhǔn)備1.合同相對方的審查主體資格審查：對合同相對方的營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明等進(jìn)行審查，確保其具有合法的經(jīng)營資格和簽約能力。信用狀況審查：通過查詢企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、第三方信用評級機(jī)構(gòu)等渠道，了解合同相對方的信用狀況，評估其履約能力和信用風(fēng)險。經(jīng)營范圍審查：核實(shí)合同相對方的經(jīng)營范圍，確保其有權(quán)簽訂與本次業(yè)務(wù)相關(guān)的合同。2.合同條款的擬定業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，擬定合同的主要條款，包括合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、履行期限、履行地點(diǎn)、履行方式、違約責(zé)任等。法律審核：法務(wù)部門對合同條款進(jìn)行法律審核，確保合同條款符合法律法規(guī)的規(guī)定，避免出現(xiàn)法律風(fēng)險。財務(wù)審核：財務(wù)部門對合同中的價格、結(jié)算方式、付款期限等條款進(jìn)行審核，確保合同的財務(wù)條款合理、可行，符合公司/組織的財務(wù)政策。3.合同文本的準(zhǔn)備格式規(guī)范：合同文本應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，包括合同編號、簽訂日期、雙方當(dāng)事人名稱、地址、聯(lián)系方式、合同條款、附件等。語言準(zhǔn)確：合同文本的語言應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、簡潔，避免使用模糊、歧義或容易引起誤解的詞匯和語句。條款完整：合同文本應(yīng)包含必要的條款，確保合同的權(quán)利義務(wù)明確，具有可操作性。三、合同簽訂流程1.合同審批業(yè)務(wù)部門提交：業(yè)務(wù)部門將擬定好的合同文本及相關(guān)資料提交至合同審批流程。部門審核：各相關(guān)部門按照職責(zé)分工對合同進(jìn)行審核，提出審核意見。審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、合理性、完整性，以及與公司/組織利益的一致性等。領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)合同的重要性和金額大小，由相應(yīng)層級的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，合同方可進(jìn)入簽訂環(huán)節(jié)。2.合同簽訂授權(quán)代表簽字：合同經(jīng)審批通過后，由公司/組織的授權(quán)代表與合同相對方的授權(quán)代表在合同上簽字，并加蓋雙方單位的公章或合同專用章。簽字蓋章要求：簽字蓋章應(yīng)清晰、完整，符合法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定。簽字人應(yīng)具有合法的授權(quán)，簽字蓋章的位置應(yīng)符合合同文本的格式要求。留存原件：合同簽訂后，應(yīng)及時留存合同原件，并按照公司/組織的檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存。四、合同履行與變更1.合同履行履行責(zé)任：合同雙方應(yīng)按照合同約定履行各自義務(wù)，確保合同的順利履行。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤合同的履行情況，及時協(xié)調(diào)解決履行過程中出現(xiàn)的問題。監(jiān)督檢查：公司/組織應(yīng)建立合同履行監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對合同履行情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。資料歸檔：在合同履行過程中，應(yīng)及時收集、整理與合同履行相關(guān)的資料，如送貨單、驗(yàn)收單、發(fā)票、付款憑證等，并按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存。2.合同變更變更原因：合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。變更程序：合同變更的申請應(yīng)由業(yè)務(wù)部門提出，經(jīng)相關(guān)部門審核后，報領(lǐng)導(dǎo)審批。合同變更協(xié)議簽訂后，應(yīng)及時通知相關(guān)部門，并按照變更后的合同條款履行義務(wù)。變更記錄：對合同變更的過程和內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括變更原因、變更時間、變更條款、變更協(xié)議等，并與原合同一并歸檔保存。五、合同終止與結(jié)算1.合同終止終止情形：合同終止的情形包括合同履行完畢（含部分履行完畢）、合同解除、合同無效、合同被撤銷等。終止通知：合同終止時，應(yīng)由合同一方及時通知另一方，并辦理相關(guān)的終止手續(xù)。資料清理：合同終止后，應(yīng)及時清理與合同相關(guān)的資料，如合同原件、履行記錄、變更協(xié)議等，并按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善處理。2.合同結(jié)算結(jié)算依據(jù)：合同結(jié)算應(yīng)依據(jù)合同約定的結(jié)算方式、結(jié)算期限、結(jié)算金額等進(jìn)行。結(jié)算流程：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)提交合同結(jié)算申請，財務(wù)部門進(jìn)行審核，審核通過后辦理結(jié)算手續(xù)。結(jié)算過程中應(yīng)確保結(jié)算金額準(zhǔn)確無誤，付款憑證齊全。結(jié)算記錄：對合同結(jié)算的過程和結(jié)果應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括結(jié)算申請、審核意見、付款憑證等，并與合同檔案一并保存。六、合同風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別風(fēng)險類型：合同簽訂和履行過程中可能存在的風(fēng)險包括法律風(fēng)險、信用風(fēng)險、市場風(fēng)險、操作風(fēng)險等。風(fēng)險識別方法：通過對合同條款的審查、合同相對方的信用評估、市場動態(tài)分析、內(nèi)部流程監(jiān)控等方式，識別合同風(fēng)險。2.風(fēng)險評估風(fēng)險等級劃分：根據(jù)風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度，對識別出的合同風(fēng)險進(jìn)行等級劃分，分為高風(fēng)險、中風(fēng)險、低風(fēng)險。風(fēng)險評估方法：采用定性與定量相結(jié)合的方法，對合同風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險的優(yōu)先級，為風(fēng)險應(yīng)對提供依據(jù)。3.風(fēng)險應(yīng)對風(fēng)險應(yīng)對策略：針對不同等級的合同風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對策略，包括風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險降低、風(fēng)險轉(zhuǎn)移、風(fēng)險接受等。具體措施：對于高風(fēng)險合同，應(yīng)采取風(fēng)險規(guī)避措施，如拒絕簽訂合同或要求對方提供擔(dān)保；對于中風(fēng)險合同，應(yīng)采取風(fēng)險降低措施，如加強(qiáng)合同審查、完善合同條款、增加風(fēng)險監(jiān)控等；對于低風(fēng)險合同，可采取風(fēng)險接受措施，但仍需關(guān)注風(fēng)險變化情況。七、合同檔案管理1.檔案范圍合同檔案包括合同簽訂過程中形成的所有資料，如合同文本、審批文件、授權(quán)委托書、履行記錄、變更協(xié)議、結(jié)算憑證等。2.檔案整理分類歸檔：按照合同類別、簽訂時間、項目名稱等進(jìn)行分類歸檔，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。編號管理：為每份合同檔案編制唯一的編號，便于查詢和管理。目錄編制：編制合同檔案目錄，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息，方便查閱。3.檔案保管保管期限：根據(jù)合同的重要性和性質(zhì)，確定合同檔案的保管期限，一般分為短期、中期、長期和永久保管。保管方式：采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管，確保檔案的安全和完整。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。查閱權(quán)限：嚴(yán)格限制合同檔案