PAGE檔案三合一制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保管，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本檔案三合一制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案形成、整理、歸檔、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理公司在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整。3.準(zhǔn)確性原則：檔案的整理、分類(lèi)、編號(hào)等應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，便于查找和利用。4.系統(tǒng)性原則：按照一定的邏輯關(guān)系和規(guī)律，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)和系統(tǒng)排列，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。5.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，指導(dǎo)各部門(mén)檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司各類(lèi)檔案，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等。3.組織開(kāi)展檔案的收集、整理、歸檔、鑒定、銷(xiāo)毀等工作。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，提供檔案查閱、借閱服務(wù)。5.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理工作，按照公司檔案管理制度要求，及時(shí)將檔案移交至檔案管理部門(mén)。3.配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案管理相關(guān)工作，如檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案法律法規(guī)和公司檔案管理制度，做好檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等工作，確保檔案整理規(guī)范。3.建立檔案臺(tái)賬，及時(shí)記錄檔案的收進(jìn)、移出、保管等情況。4.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，防止檔案損壞、丟失。5.為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。三、檔案分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.行政管理類(lèi)：包括公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，公司規(guī)章制度，人事任免、薪酬福利、培訓(xùn)教育等文件，行政事務(wù)管理文件等。2.財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，財(cái)務(wù)報(bào)表，會(huì)計(jì)憑證，審計(jì)報(bào)告，稅務(wù)文件等。3.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)：市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、銷(xiāo)售合同、采購(gòu)合同、生產(chǎn)計(jì)劃、質(zhì)量控制、技術(shù)研發(fā)等文件。4.項(xiàng)目管理類(lèi)：項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等文件。5.黨群工作類(lèi)：黨組織建設(shè)、黨員管理、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等文件。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號(hào)：公司檔案全宗號(hào)為[具體全宗號(hào)]。3.目錄號(hào)：根據(jù)檔案分類(lèi)設(shè)置目錄號(hào)，行政管理類(lèi)為1，財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)為2，業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)為3，項(xiàng)目管理類(lèi)為4，黨群工作類(lèi)為5。4.案卷號(hào)：按照檔案形成時(shí)間順序，每年編一個(gè)流水號(hào)，如2023年為001。5.件號(hào)：在每一案卷內(nèi)，按照文件排列順序編流水號(hào)。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、信函等文件。3.公司內(nèi)部會(huì)議記錄、紀(jì)要、工作報(bào)告等文件。4.公司員工個(gè)人在工作中形成的重要文件，如工作總結(jié)、技術(shù)報(bào)告等。（二）收集要求1.及時(shí)性：各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將本部門(mén)形成的檔案收集齊全，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交至檔案管理部門(mén)。2.完整性：確保收集的檔案資料完整無(wú)缺，包括文件的正本、副本、附件等。3.準(zhǔn)確性：收集的檔案應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，避免虛假或錯(cuò)誤信息。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律：按照文件的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)整理。2.保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系：將相關(guān)文件組合在一起，便于查找和利用。3.便于保管和利用：整理后的檔案應(yīng)符合檔案保管和查閱的要求。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，將收集的檔案進(jìn)行分類(lèi)。2.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件進(jìn)行修整和裝訂，保持文件的整齊美觀。3.編頁(yè)號(hào)：在每份文件的右上角或右下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，便于統(tǒng)計(jì)和查找。4.編目：填寫(xiě)檔案目錄，包括檔號(hào)、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等內(nèi)容。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.定期歸檔：各部門(mén)應(yīng)定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)，一般每年[具體時(shí)間]進(jìn)行一次集中歸檔。2.歸檔手續(xù)：檔案移交時(shí)，雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫(xiě)檔案移交清單，明確檔案的名稱、數(shù)量、移交時(shí)間等內(nèi)容。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。3.保管期限的劃分：根據(jù)檔案的重要性、查考利用價(jià)值等因素，由檔案管理部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)共同確定檔案的保管期限。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類(lèi)存放，按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找。2.電子檔案保管：建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。同時(shí)，應(yīng)制定電子檔案的讀取、使用、維護(hù)等管理制度，保證電子檔案的可讀性和可用性。（四）保管期限的變更與鑒定1.變更：檔案保管期限確定后，如因公司業(yè)務(wù)發(fā)展、檔案價(jià)值變化等原因，需要變更保管期限的，由檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.鑒定：定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)組成鑒定小組，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀；對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，重新確定保管期限。六、檔案利用與借閱（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案利用應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，不得損害公司利益和他人合法權(quán)益。2.方便快捷原則：為檔案利用者提供便利，提高檔案利用效率。3.安全保密原則：在檔案利用過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息安全。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門(mén)查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料。查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)在查閱登記本上填寫(xiě)查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。檔案借閱期限一般不得超過(guò)[具體期限]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)向借閱者發(fā)放檔案借閱證，并對(duì)借閱的檔案進(jìn)行登記。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（三）利用限制1.涉及公司機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱、借閱。2.檔案利用者不得擅自將檔案帶出檔案管理部門(mén)，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意。3.對(duì)重要檔案的利用，應(yīng)實(shí)行審批制度，確保檔案利用的安全性和合法性。七、檔案統(tǒng)計(jì)與信息化管理（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門(mén)和公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。（二）信息化管理1.加快檔案信息化建設(shè)步伐，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。2.將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案查閱、利用效率。3.利用檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行全程管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化。八、檔案安全與保密（一）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報(bào)警裝置等。2.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，確保檔案的安全保管。（二）保密管理1.建立健全