PAGE外貿(mào)代理規(guī)范制度一、總則（一）目的本規(guī)范制度旨在建立健全公司外貿(mào)代理業(yè)務(wù)的管理體系，確保外貿(mào)代理活動合法、合規(guī)、有序進(jìn)行，提高公司的運營效率和服務(wù)質(zhì)量，維護(hù)公司及客戶的合法權(quán)益，促進(jìn)公司外貿(mào)代理業(yè)務(wù)的健康發(fā)展。（二）適用范圍本規(guī)范制度適用于公司所有涉及外貿(mào)代理業(yè)務(wù)的部門、崗位及相關(guān)工作人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)政策規(guī)定，確保外貿(mào)代理業(yè)務(wù)在合法合規(guī)的框架內(nèi)開展。2.誠實守信原則秉持誠實守信的理念，與客戶、合作伙伴及其他相關(guān)方建立良好的信任關(guān)系，如實提供信息，履行合同義務(wù)。3.風(fēng)險防控原則強(qiáng)化風(fēng)險意識，對外貿(mào)代理業(yè)務(wù)中的各類風(fēng)險進(jìn)行全面識別、評估和防控，確保公司業(yè)務(wù)穩(wěn)健運營。4.專業(yè)高效原則充分發(fā)揮公司專業(yè)優(yōu)勢，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提高工作效率，為客戶提供優(yōu)質(zhì)、高效的外貿(mào)代理服務(wù)。二、業(yè)務(wù)流程規(guī)范（一）客戶開發(fā)與洽談1.市場調(diào)研業(yè)務(wù)人員應(yīng)定期開展市場調(diào)研，了解國內(nèi)外市場動態(tài)、行業(yè)趨勢及客戶需求，收集潛在客戶信息，為客戶開發(fā)提供依據(jù)。2.客戶拓展通過多種渠道積極拓展客戶，如參加國內(nèi)外展會、行業(yè)研討會、網(wǎng)絡(luò)營銷、客戶推薦等方式，建立客戶資源庫。3.洽談溝通與潛在客戶進(jìn)行初步洽談，了解客戶外貿(mào)代理需求，介紹公司服務(wù)優(yōu)勢和業(yè)務(wù)流程，解答客戶疑問，建立良好的溝通關(guān)系。在洽談過程中，應(yīng)如實向客戶披露公司的資質(zhì)、服務(wù)范圍、收費標(biāo)準(zhǔn)等重要信息。（二）業(yè)務(wù)委托與受理1.委托申請客戶有意委托公司進(jìn)行外貿(mào)代理業(yè)務(wù)時，應(yīng)向公司提交書面委托申請，明確委托事項、服務(wù)要求、貨物信息、貿(mào)易方式等內(nèi)容，并加蓋客戶公章或簽字確認(rèn)。2.受理審核業(yè)務(wù)部門收到客戶委托申請后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，重點審核客戶資質(zhì)、委托事項的合法性、合規(guī)性及可行性。對于不符合要求的委托申請，應(yīng)及時與客戶溝通并說明原因。3.簽訂合同經(jīng)審核通過后，雙方應(yīng)簽訂正式的外貿(mào)代理合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、收費標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同簽訂前，業(yè)務(wù)人員應(yīng)向客戶詳細(xì)解釋合同條款，確?？蛻衾斫獠⑼庀嚓P(guān)內(nèi)容。（三）訂單操作與執(zhí)行1.訂單下達(dá)業(yè)務(wù)人員根據(jù)客戶委托和合同約定，及時下達(dá)訂單給供應(yīng)商。訂單內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點等信息。2.供應(yīng)商選擇與管理建立合格供應(yīng)商名錄，優(yōu)先選擇信譽(yù)良好、資質(zhì)齊全、生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證能力強(qiáng)的供應(yīng)商。定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，確保供應(yīng)商能夠按時、按質(zhì)、按量提供貨物。3.生產(chǎn)跟蹤對于需要供應(yīng)商生產(chǎn)的貨物，業(yè)務(wù)人員應(yīng)定期跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度，及時協(xié)調(diào)解決生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題，確保貨物按時生產(chǎn)完畢。4.訂艙與運輸安排根據(jù)貨物情況和客戶要求，及時安排訂艙事宜。選擇合適的船公司或貨代，確保貨物能夠安全、及時運輸。在運輸過程中，應(yīng)及時向客戶提供貨物運輸信息，如提單號、船期、預(yù)計到港時間等。（四）報關(guān)報檢1.報關(guān)準(zhǔn)備收集整理報關(guān)所需的單證，如發(fā)票、裝箱單、合同、提單、報關(guān)委托書等。確保單證信息準(zhǔn)確、完整，符合海關(guān)要求。2.報關(guān)申報按照海關(guān)規(guī)定的時間和方式，向海關(guān)申報報關(guān)單。在申報過程中，應(yīng)如實申報貨物信息，不得虛報、瞞報。3.報檢根據(jù)貨物的監(jiān)管條件，及時辦理報檢手續(xù)。配合檢驗檢疫機(jī)構(gòu)做好檢驗檢疫工作，確保貨物符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。（五）收匯與結(jié)匯1.收匯跟蹤及時跟蹤客戶的付款情況，確保貨款按時足額到賬。對于逾期未付款的客戶，應(yīng)按照合同約定及時催款，并采取相應(yīng)的風(fēng)險防范措施。2.結(jié)匯操作收到客戶貨款后，按照國家外匯管理規(guī)定及時辦理結(jié)匯手續(xù)。結(jié)匯過程中，應(yīng)確保結(jié)匯金額準(zhǔn)確無誤，結(jié)匯憑證齊全。（六）文件歸檔與管理1.業(yè)務(wù)文件收集在業(yè)務(wù)操作過程中，及時收集整理各類業(yè)務(wù)文件，包括合同、訂單、發(fā)票、裝箱單、提單、報關(guān)單、報檢單、收匯憑證等。2.文件歸檔按照檔案管理規(guī)定，對業(yè)務(wù)文件進(jìn)行分類、編號、裝訂，及時歸檔保存。確保檔案資料完整、清晰、可查。3.檔案查閱與借閱建立檔案查閱與借閱制度，嚴(yán)格控制檔案的查閱和借閱范圍。查閱和借閱檔案時，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并確保檔案的安全和完整。三、客戶管理規(guī)范（一）客戶信息管理1.客戶信息收集業(yè)務(wù)人員應(yīng)在與客戶洽談和業(yè)務(wù)操作過程中，及時收集客戶的基本信息、業(yè)務(wù)需求、信用狀況等資料，并錄入公司客戶信息管理系統(tǒng)。2.信息更新與維護(hù)定期對客戶信息進(jìn)行更新和維護(hù)，確保客戶信息的準(zhǔn)確性和完整性。對于客戶信息發(fā)生變化的情況，應(yīng)及時進(jìn)行記錄和調(diào)整。3.信息安全保護(hù)加強(qiáng)客戶信息安全管理，采取必要的技術(shù)手段和管理措施，防止客戶信息泄露、丟失或被篡改。嚴(yán)禁將客戶信息用于非業(yè)務(wù)目的或泄露給第三方。（二）客戶服務(wù)與溝通1.服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)制定制定明確的客戶服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范業(yè)務(wù)人員與客戶溝通的方式、頻率和內(nèi)容。確保能夠及時、準(zhǔn)確地響應(yīng)客戶需求，提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。2.定期回訪定期對客戶進(jìn)行回訪，了解客戶對公司服務(wù)的滿意度和意見建議。及時解決客戶反饋的問題，不斷改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量。3.溝通渠道暢通建立多種溝通渠道，如電話、郵件、微信等，方便與客戶進(jìn)行溝通交流。確保業(yè)務(wù)人員能夠及時回復(fù)客戶信息，保持良好的溝通狀態(tài)。（三）客戶信用管理1.信用評估建立客戶信用評估體系，對客戶的信用狀況進(jìn)行全面評估。評估內(nèi)容包括客戶的經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、信用記錄、行業(yè)口碑等方面。2.信用額度設(shè)定根據(jù)客戶信用評估結(jié)果，為客戶設(shè)定合理的信用額度。信用額度應(yīng)定期進(jìn)行調(diào)整，確保與客戶的信用狀況相匹配。3.風(fēng)險預(yù)警加強(qiáng)對客戶信用風(fēng)險的監(jiān)測和預(yù)警，及時發(fā)現(xiàn)客戶信用狀況變化及潛在風(fēng)險。對于信用風(fēng)險較高的客戶，應(yīng)采取相應(yīng)的風(fēng)險防范措施，如加強(qiáng)貨款催收、減少訂單數(shù)量等。四、財務(wù)管理規(guī)范（一）收費標(biāo)準(zhǔn)制定1.根據(jù)公司成本核算和市場行情，制定合理的外貿(mào)代理收費標(biāo)準(zhǔn)。收費標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確、透明，包括代理費、報關(guān)費、報檢費、運輸費、保險費等各項費用的收取標(biāo)準(zhǔn)。2.在與客戶簽訂合同前，應(yīng)向客戶詳細(xì)說明收費標(biāo)準(zhǔn)及收費方式，確?？蛻羟宄私庀嚓P(guān)費用情況。（二）費用核算與結(jié)算1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時記錄每筆業(yè)務(wù)的費用發(fā)生情況，確保費用核算準(zhǔn)確無誤。財務(wù)部門應(yīng)定期對業(yè)務(wù)部門的費用核算進(jìn)行審核和監(jiān)督。2.按照合同約定的付款方式和時間，及時與客戶進(jìn)行費用結(jié)算。結(jié)算過程中，應(yīng)開具合法有效的發(fā)票，確保資金流轉(zhuǎn)合規(guī)。（三）財務(wù)審計與監(jiān)督1.定期開展財務(wù)審計工作，對公司外貿(mào)代理業(yè)務(wù)的財務(wù)收支情況進(jìn)行全面審計。審計內(nèi)容包括收入、成本、費用、利潤等方面，確保財務(wù)數(shù)據(jù)真實、準(zhǔn)確、完整。2.加強(qiáng)財務(wù)監(jiān)督，規(guī)范財務(wù)操作流程，防范財務(wù)風(fēng)險。對于發(fā)現(xiàn)的財務(wù)問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行整改，確保公司財務(wù)管理規(guī)范、有序。五、風(fēng)險管理規(guī)范（一）風(fēng)險識別與評估1.建立風(fēng)險識別機(jī)制，對公司外貿(mào)代理業(yè)務(wù)中可能面臨的風(fēng)險進(jìn)行全面識別。風(fēng)險識別范圍包括市場風(fēng)險、信用風(fēng)險、法律風(fēng)險、操作風(fēng)險、匯率風(fēng)險等方面。2.定期對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，分析風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，確定風(fēng)險等級，為風(fēng)險應(yīng)對提供依據(jù)。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.針對不同類型的風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于市場風(fēng)險，應(yīng)加強(qiáng)市場調(diào)研和分析，及時調(diào)整業(yè)務(wù)策略；對于信用風(fēng)險，應(yīng)加強(qiáng)客戶信用管理，采取有效的貨款催收措施；對于法律風(fēng)險，應(yīng)加強(qiáng)法律法規(guī)學(xué)習(xí)，確保業(yè)務(wù)操作合法合規(guī)；對于操作風(fēng)險，應(yīng)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，加強(qiáng)內(nèi)部控制；對于匯率風(fēng)險，應(yīng)合理運用金融工具進(jìn)行套期保值。2.定期對風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行調(diào)整和完善。（三）應(yīng)急預(yù)案制定1.制定外貿(mào)代理業(yè)務(wù)應(yīng)急預(yù)案，明確在遇到突發(fā)風(fēng)險事件時的應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括風(fēng)險事件的報告、應(yīng)急處置措施、后續(xù)恢復(fù)與整改等內(nèi)容。2.定期對應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練和修訂，確保應(yīng)急預(yù)案的有效性和可操作性。在發(fā)生突發(fā)風(fēng)險事件時，能夠迅速、有效地啟動應(yīng)急預(yù)案，降低風(fēng)險損失。六、人員管理規(guī)范（一）人員招聘與培訓(xùn)1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，制定合理的人員招聘計劃。招聘過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照公司招聘標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行，選拔具備專業(yè)知識、業(yè)務(wù)能力和良好職業(yè)道德的人員。2.加強(qiáng)員工培訓(xùn)，定期組織開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)、法律法規(guī)培訓(xùn)、職業(yè)道德培訓(xùn)等活動。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)結(jié)合實際工作需求，注重實用性和針對性，提高員工的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）績效考核與激勵1.建立科學(xué)合理的績效考核體系，對員工的工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度等方面進(jìn)行全面考核?？冃Э己私Y(jié)果應(yīng)與員工的薪酬、晉升、獎勵等掛鉤。2.設(shè)立合理的激勵機(jī)制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予表彰和獎勵，激發(fā)員工的工作積極性和創(chuàng)造力。同時，對工作表現(xiàn)不佳的員工進(jìn)行督促和幫助，促進(jìn)員工共同成長。（三）職業(yè)道德與紀(jì)律要求1.加強(qiáng)員工職業(yè)道德教育，培養(yǎng)員工誠實守信、敬業(yè)愛崗、廉潔奉公的職業(yè)道