PAGE公文制度撰寫規(guī)范一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織公文的撰寫，確保公文的質(zhì)量和效率，提高公司/組織的管理水平和工作業(yè)績，特制定本規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司/組織內(nèi)部所有公文的撰寫，包括但不限于通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等。（三）基本原則1.合法性原則：公文的撰寫必須符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不得違反法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。2.準(zhǔn)確性原則：公文的內(nèi)容必須準(zhǔn)確無誤，不得含糊不清、模棱兩可或產(chǎn)生歧義。3.規(guī)范性原則：公文的格式、排版、字體、字號(hào)等必須符合公司/組織的規(guī)定和要求，不得隨意更改。4.時(shí)效性原則：公文的撰寫必須及時(shí)、高效，不得拖延或延誤，確保公文能夠及時(shí)傳達(dá)和執(zhí)行。二、公文種類及撰寫要求（一）通知1.適用范圍：適用于傳達(dá)公司/組織的各項(xiàng)規(guī)定、要求、通知等事項(xiàng)。2.撰寫要求標(biāo)題：應(yīng)準(zhǔn)確概括通知的主要內(nèi)容，一般采用“關(guān)于+事由+的通知”的格式。正文：應(yīng)明確通知的目的、內(nèi)容、要求和執(zhí)行時(shí)間等，語言簡潔明了，條理清晰。落款：應(yīng)注明通知的發(fā)布部門和發(fā)布日期。（二）報(bào)告1.適用范圍：適用于向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門匯報(bào)工作進(jìn)展、情況、問題等事項(xiàng)。2.撰寫要求標(biāo)題：應(yīng)準(zhǔn)確概括報(bào)告的主要內(nèi)容，一般采用“關(guān)于+事由+的報(bào)告”的格式。正文：應(yīng)詳細(xì)闡述報(bào)告的目的、內(nèi)容、分析和建議等，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，分析客觀，建議可行。落款：應(yīng)注明報(bào)告的撰寫部門和撰寫日期。（三）請(qǐng)示1.適用范圍：適用于向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)、支持等事項(xiàng)。2.撰寫要求標(biāo)題：應(yīng)準(zhǔn)確概括請(qǐng)示的主要內(nèi)容，一般采用“關(guān)于+事由+的請(qǐng)示”的格式。正文：應(yīng)明確請(qǐng)示的目的、理由、依據(jù)和請(qǐng)求事項(xiàng)等，語言誠懇，理由充分，依據(jù)可靠。落款：應(yīng)注明請(qǐng)示的撰寫部門和撰寫日期。（四）批復(fù)1.適用范圍：適用于對(duì)下級(jí)部門的請(qǐng)示進(jìn)行答復(fù)、批準(zhǔn)、指示等事項(xiàng)。2.撰寫要求標(biāo)題：應(yīng)準(zhǔn)確概括批復(fù)的主要內(nèi)容，一般采用“關(guān)于+事由+的批復(fù)”的格式。正文：應(yīng)明確批復(fù)的依據(jù)、意見和要求等，語言簡潔明了，態(tài)度明確。落款：應(yīng)注明批復(fù)的發(fā)布部門和發(fā)布日期。（五）函1.適用范圍：適用于公司/組織與外部單位之間的溝通、協(xié)調(diào)、商洽等事項(xiàng)。2.撰寫要求標(biāo)題：應(yīng)準(zhǔn)確概括函的主要內(nèi)容，一般采用“關(guān)于+事由+的函”的格式。正文：應(yīng)明確函的目的、內(nèi)容、要求和答復(fù)期限等，語言禮貌、得體，內(nèi)容具體。落款：應(yīng)注明函的撰寫部門和撰寫日期。（六）會(huì)議紀(jì)要1.適用范圍：適用于記錄公司/組織內(nèi)部會(huì)議的主要內(nèi)容、決議、要求等事項(xiàng)。2.撰寫要求標(biāo)題：應(yīng)準(zhǔn)確概括會(huì)議紀(jì)要的主要內(nèi)容，一般采用“關(guān)于+會(huì)議名稱+的會(huì)議紀(jì)要”的格式。正文：應(yīng)按照會(huì)議的議程和發(fā)言順序，記錄會(huì)議的主要內(nèi)容、決議、要求等，語言簡潔明了，重點(diǎn)突出。落款：應(yīng)注明會(huì)議紀(jì)要的撰寫部門和撰寫日期。三、公文格式及排版要求（一）頁面設(shè)置1.紙張大小：一般采用A4紙。2.頁邊距：上、下、左、右頁邊距均為2.54厘米。（二）字體字號(hào)1.標(biāo)題：一般采用二號(hào)宋體加粗。2.正文：一般采用三號(hào)仿宋體。3.一級(jí)標(biāo)題：一般采用四號(hào)黑體加粗。4.二級(jí)標(biāo)題：一般采用小四號(hào)宋體加粗。5.三級(jí)標(biāo)題：一般采用小四號(hào)仿宋體加粗。（三）段落格式1.行距：一般采用1.5倍行距。2.縮進(jìn)：首行縮進(jìn)2個(gè)字符。（四）頁碼1.位置：一般位于頁面底部居中。2.格式：一般采用“第X頁，共X頁”的格式。（五）落款1.位置：一般位于正文右下方。2.格式：應(yīng)注明發(fā)文部門和發(fā)文日期，發(fā)文日期應(yīng)采用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫。四、公文審核及簽發(fā)要求（一）審核要求1.內(nèi)容審核：審核公文的內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，是否準(zhǔn)確無誤，是否符合公司/組織的規(guī)定和要求。2.格式審核：審核公文的格式是否符合本規(guī)范的要求，是否排版整齊、美觀。3.語言審核：審核公文的語言是否簡潔明了、條理清晰、用詞恰當(dāng)，是否存在錯(cuò)別字、語病等問題。（二）簽發(fā)要求1.簽發(fā)流程：公文撰寫完成后，應(yīng)按照公司/組織的規(guī)定進(jìn)行審核和簽發(fā)。一般情況下，公文應(yīng)先由部門負(fù)責(zé)人審核，再由分管領(lǐng)導(dǎo)審核，最后由主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.簽發(fā)權(quán)限：不同級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)具有不同的簽發(fā)權(quán)限，具體簽發(fā)權(quán)限應(yīng)按照公司/組織的規(guī)定執(zhí)行。3.簽發(fā)責(zé)任：簽發(fā)人應(yīng)對(duì)公文的內(nèi)容和質(zhì)量負(fù)責(zé)，如發(fā)現(xiàn)公文存在問題，應(yīng)及時(shí)要求撰寫人進(jìn)行修改。五、公文歸檔及保管要求（一）歸檔要求1.歸檔范圍：公司/組織內(nèi)部所有公文均應(yīng)進(jìn)行歸檔。2.歸檔時(shí)間：公文辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔，一般應(yīng)在一周內(nèi)完成歸檔工作。3.歸檔方法：公文應(yīng)按照年度、類別、文號(hào)等進(jìn)行分類歸檔，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案。（二）保管要求1.保管期限：公文的保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定執(zhí)行，一般分為永久保管、長期保管和短期保管。2.保管方式：公文應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞和泄密。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，并做好防潮、防火、防蟲等工作。3.查閱要求：查閱公文應(yīng)按照公司/組織的規(guī)定進(jìn)行申請(qǐng)和審批，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查