PAGE三書一函規(guī)范制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司/組織在業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及的“三書一函”（即廉政書、告知書、承諾書、提示函）的使用，加強(qiáng)廉潔風(fēng)險(xiǎn)防控，確保公司/組織各項(xiàng)工作合法合規(guī)、廉潔高效開展，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在對(duì)外業(yè)務(wù)往來(lái)、項(xiàng)目合作、商務(wù)活動(dòng)等過程中涉及“三書一函”的相關(guān)行為。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管要求以及公司/組織內(nèi)部規(guī)章制度，確?！叭龝缓钡闹贫ê褪褂煤戏ê弦?guī)。2.真實(shí)性原則：“三書一函”所涉及的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，不得虛假陳述或隱瞞重要信息。3.完整性原則：涵蓋業(yè)務(wù)活動(dòng)中可能涉及的廉潔風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，全面規(guī)范相關(guān)行為，確保制度無(wú)遺漏。4.可操作性原則：制度條款明確、具體，具有實(shí)際指導(dǎo)意義，便于員工理解和執(zhí)行。二、“三書一函”的定義與內(nèi)容（一）廉政書1.定義：廉政書是公司/組織向業(yè)務(wù)合作方發(fā)出的，就廉潔自律方面提出要求和承諾的書面文件。2.內(nèi)容明確雙方在業(yè)務(wù)活動(dòng)中的權(quán)利和義務(wù)，強(qiáng)調(diào)廉潔合作的重要性。列舉廉潔風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，如禁止接受不正當(dāng)利益、不得進(jìn)行商業(yè)賄賂等。公司/組織承諾將嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，如有違反愿意承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。要求業(yè)務(wù)合作方遵守廉潔約定，如有違反將采取相應(yīng)措施，如終止合作等。（二）告知書1.定義：告知書是公司/組織向相關(guān)方告知特定事項(xiàng)或政策要求的書面文件。2.內(nèi)容根據(jù)不同業(yè)務(wù)場(chǎng)景，明確告知的具體事項(xiàng)，如法律法規(guī)變化、行業(yè)規(guī)范調(diào)整等。詳細(xì)說(shuō)明告知事項(xiàng)對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的影響以及相關(guān)方應(yīng)采取的措施。提供必要的解釋和說(shuō)明，確保相關(guān)方能夠準(zhǔn)確理解告知內(nèi)容。（三）承諾書1.定義：承諾書是公司/組織內(nèi)部員工或業(yè)務(wù)合作方就特定事項(xiàng)作出承諾的書面文件。2.內(nèi)容員工承諾書應(yīng)包含遵守公司廉潔制度、保守商業(yè)秘密、履行工作職責(zé)等方面的承諾。業(yè)務(wù)合作方承諾書應(yīng)涵蓋遵守法律法規(guī)、誠(chéng)信經(jīng)營(yíng)、不從事不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)等內(nèi)容。明確承諾的期限和違約責(zé)任，增強(qiáng)承諾的嚴(yán)肅性。（四）提示函1.定義：提示函是公司/組織針對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中出現(xiàn)的潛在廉潔風(fēng)險(xiǎn)或問題向相關(guān)方發(fā)出的提醒性書面文件。2.內(nèi)容指出發(fā)現(xiàn)的潛在廉潔風(fēng)險(xiǎn)或問題的具體情況，如可能存在的利益輸送跡象、違反廉潔規(guī)定的行為線索等。提醒相關(guān)方及時(shí)關(guān)注并采取措施加以糾正，避免問題進(jìn)一步惡化。要求相關(guān)方在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋處理情況。三、“三書一函”的制定與審批（一）廉政書1.由公司/組織業(yè)務(wù)部門根據(jù)具體業(yè)務(wù)合作情況起草廉政書初稿，明確合作項(xiàng)目背景、合作雙方信息、廉潔要求等內(nèi)容。2.初稿提交至公司/組織法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查，確保內(nèi)容符合法律法規(guī)要求。3.法務(wù)部門審查通過后，將廉政書初稿連同審查意見提交至公司/組織紀(jì)檢監(jiān)察部門進(jìn)行廉潔性審核。4.紀(jì)檢監(jiān)察部門審核通過后，報(bào)公司/組織管理層審批。管理層審批通過后，廉政書正式生效并加蓋公司/組織公章。（二）告知書1.由相關(guān)業(yè)務(wù)部門、職能部門或合規(guī)管理部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求或政策要求起草告知書初稿，明確告知事項(xiàng)、告知對(duì)象、告知依據(jù)等內(nèi)容。2.初稿提交至公司/組織法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查，確保告知內(nèi)容合法合規(guī)。3.法務(wù)部門審查通過后，報(bào)公司/組織管理層審批。管理層審批通過后，告知書正式生效并加蓋公司/組織公章。（三）承諾書1.員工承諾書由員工本人根據(jù)崗位職責(zé)和廉潔要求自行起草，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后提交至公司/組織人力資源部門備案。2.業(yè)務(wù)合作方承諾書由業(yè)務(wù)合作方根據(jù)合作協(xié)議和公司/組織廉潔要求起草，經(jīng)雙方協(xié)商一致后，由公司/組織業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核。3.審核通過后的承諾書報(bào)公司/組織管理層審批。管理層審批通過后，承諾書正式生效。（四）提示函1.由公司/組織紀(jì)檢監(jiān)察部門、審計(jì)部門或其他相關(guān)部門根據(jù)監(jiān)督檢查、審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題或潛在風(fēng)險(xiǎn)起草提示函初稿，明確提示事項(xiàng)、提示對(duì)象、問題詳情等內(nèi)容。2.初稿提交至公司/組織法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查，確保提示函內(nèi)容合法合規(guī)。3.法務(wù)部門審查通過后，報(bào)公司/組織管理層審批。管理層審批通過后，提示函正式生效并加蓋公司/組織公章。四、“三書一函”的發(fā)放與送達(dá)（一）廉政書1.在與業(yè)務(wù)合作方簽訂合作協(xié)議前，由公司/組織業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)將廉政書送達(dá)業(yè)務(wù)合作方。2.送達(dá)方式可采用當(dāng)面送達(dá)、郵寄送達(dá)或電子送達(dá)等方式。當(dāng)面送達(dá)時(shí)，需由業(yè)務(wù)合作方簽收確認(rèn)；郵寄送達(dá)時(shí)，需保留郵寄憑證；電子送達(dá)時(shí)，需確保業(yè)務(wù)合作方已成功接收并閱讀。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在送達(dá)廉政書后，及時(shí)將送達(dá)情況反饋至公司/組織紀(jì)檢監(jiān)察部門備案。（二）告知書1.根據(jù)告知事項(xiàng)的性質(zhì)和范圍，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門、職能部門或合規(guī)管理部門負(fù)責(zé)將告知書送達(dá)至特定的告知對(duì)象。2.送達(dá)方式可參照廉政書的送達(dá)方式執(zhí)行。3.送達(dá)后，相關(guān)部門應(yīng)將送達(dá)情況記錄在案，并及時(shí)跟蹤告知對(duì)象的反饋情況。（三）承諾書1.如果是員工承諾書，由公司/組織人力資源部門負(fù)責(zé)將承諾書發(fā)放至員工本人，并組織員工簽字確認(rèn)。簽字確認(rèn)后的承諾書由人力資源部門統(tǒng)一保管。2.如果是業(yè)務(wù)合作方承諾書，由公司/組織業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與業(yè)務(wù)合作方簽訂承諾書，并確保承諾書的條款符合雙方合作要求。簽訂后的承諾書由業(yè)務(wù)部門留存一份，報(bào)公司/組織紀(jì)檢監(jiān)察部門備案一份。（四）提示函1.由公司/組織紀(jì)檢監(jiān)察部門、審計(jì)部門或其他相關(guān)部門負(fù)責(zé)將提示函送達(dá)至被提示對(duì)象。2.送達(dá)方式可根據(jù)實(shí)際情況選擇當(dāng)面送達(dá)、郵寄送達(dá)或電子送達(dá)等方式。送達(dá)后，相關(guān)部門應(yīng)要求被提示對(duì)象在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋處理情況，并將反饋情況記錄在案。五、“三書一函”的執(zhí)行與監(jiān)督（一）廉政書1.業(yè)務(wù)合作方應(yīng)嚴(yán)格遵守廉政書中的各項(xiàng)規(guī)定，公司/組織業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)業(yè)務(wù)合作項(xiàng)目進(jìn)行廉潔風(fēng)險(xiǎn)排查，檢查廉政書的執(zhí)行情況。2.公司/組織紀(jì)檢監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對(duì)廉政書的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，如發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)合作方存在違反廉政書規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并采取相應(yīng)的措施，如責(zé)令整改、終止合作等。3.對(duì)于違反廉政書規(guī)定的公司/組織內(nèi)部員工，按照公司/組織內(nèi)部紀(jì)律處分規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）告知書1.告知對(duì)象應(yīng)按照告知書的要求及時(shí)采取相應(yīng)措施，相關(guān)業(yè)務(wù)部門、職能部門或合規(guī)管理部門應(yīng)跟蹤告知事項(xiàng)的落實(shí)情況。2.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門可對(duì)告知書的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查相關(guān)部門是否按照告知書要求履行職責(zé)，確保告知事項(xiàng)得到有效落實(shí)。（三）承諾書1.員工應(yīng)嚴(yán)格履行承諾書中的各項(xiàng)義務(wù)，公司/組織人力資源部門和所在部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)員工承諾履行情況的日常監(jiān)督。2.對(duì)于違反承諾書規(guī)定的員工，按照公司/組織內(nèi)部紀(jì)律處分規(guī)定進(jìn)行處理。3.業(yè)務(wù)合作方應(yīng)切實(shí)履行承諾書中的各項(xiàng)約定，公司/組織業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)業(yè)務(wù)合作方的履約情況進(jìn)行評(píng)估，如發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)合作方存在違反承諾書規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)采取措施，如追究違約責(zé)任、終止合作等。（四）提示函1.被提示對(duì)象應(yīng)按照提示函的要求及時(shí)整改存在的問題，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整改情況反饋至公司/組織相關(guān)部門。2.公司/組織紀(jì)檢監(jiān)察部門、審計(jì)部門或其他相關(guān)部門負(fù)責(zé)對(duì)提示函的整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。3.對(duì)于未能按時(shí)整改或整改不力的被提示對(duì)象，公司/組織將視情節(jié)輕重采取相應(yīng)的措施，如警告、罰款、暫停業(yè)務(wù)合作等。六、“三書一函”的歸檔與保管（一）廉政書1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在廉政書送達(dá)業(yè)務(wù)合作方后，將廉政書原件、送達(dá)憑證、業(yè)務(wù)合作方簽收確認(rèn)文件等相關(guān)資料整理成冊(cè)，交公司/組織檔案室歸檔保管。2.檔案室應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對(duì)廉政書檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)，確保檔案的完整性和可查閱性。（二）告知書1.相關(guān)業(yè)務(wù)部門、職能部門或合規(guī)管理部門應(yīng)在告知書送達(dá)告知對(duì)象后，將告知書原件、送達(dá)憑證、告知對(duì)象反饋文件等相關(guān)資料整理歸檔，交公司/組織檔案室保管。2.檔案室負(fù)責(zé)對(duì)告知書檔案進(jìn)行妥善保管，以便日后查閱和審計(jì)。（三）承諾書1.員工承諾書由公司/組織人力資源部門統(tǒng)一保管，按照員工檔案管理規(guī)定進(jìn)行存放，便于隨時(shí)查閱員工的承諾履行情況。2.業(yè)務(wù)合作方承諾書由公司/組織業(yè)務(wù)部門和紀(jì)檢監(jiān)察部門分別留存一份，并按照檔案管理要求進(jìn)行歸檔保管。（四）提示函1.公司/組織紀(jì)檢監(jiān)察部門、審計(jì)部門或其他相關(guān)部門應(yīng)在提示函送達(dá)被提示對(duì)象后，將提示函原件、送達(dá)憑證、被提示對(duì)象整改反饋文件等相關(guān)資料整理歸