PAGE視頻會議規(guī)范制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司視頻會議的組織與管理，確保視頻會議的高效、有序進(jìn)行，提高溝通效率，降低溝通成本，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本規(guī)范制度適用于公司內(nèi)部各部門、各層級之間通過視頻會議方式進(jìn)行的各類溝通、協(xié)作與決策活動(dòng)。（三）基本原則1.高效原則：以提高溝通效率、解決問題為核心目標(biāo)，確保視頻會議能夠快速、準(zhǔn)確地傳達(dá)信息，達(dá)成共識。2.規(guī)范原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)組織視頻會議，保證會議的質(zhì)量和效果。3.保密原則：涉及公司機(jī)密信息的視頻會議，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，防止信息泄露。4.權(quán)責(zé)明確原則：明確視頻會議組織方、參會方的職責(zé)和權(quán)利，確保會議順利進(jìn)行。二、視頻會議準(zhǔn)備（一）會議發(fā)起1.發(fā)起申請：發(fā)起視頻會議的部門或個(gè)人應(yīng)提前填寫《視頻會議申請表》，明確會議主題、時(shí)間、參會人員、會議議程等信息。2.審批流程：《視頻會議申請表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至行政部門進(jìn)行會議安排。緊急會議可先電話溝通行政部門，事后補(bǔ)填申請表。（二）會議通知1.通知方式：行政部門應(yīng)在會議前[X]小時(shí)，通過郵件、即時(shí)通訊工具等方式向參會人員發(fā)送會議通知，通知內(nèi)容應(yīng)包括會議主題、時(shí)間、地點(diǎn)（視頻會議平臺及會議室）、參會人員、會議議程等。2.提醒機(jī)制：對于重要會議，行政部門應(yīng)在會議前[X]分鐘再次提醒參會人員，確保參會人員按時(shí)參加會議。（三）會議資料準(zhǔn)備1.資料收集：會議發(fā)起方應(yīng)提前準(zhǔn)備好與會議主題相關(guān)的資料，如報(bào)告、文檔、演示文稿等，并確保資料內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。2.資料共享：在會議前，會議發(fā)起方應(yīng)將會議資料上傳至視頻會議平臺的共享文件夾或通過郵件等方式共享給參會人員，以便參會人員提前熟悉資料內(nèi)容。（四）視頻會議設(shè)備及環(huán)境準(zhǔn)備1.設(shè)備檢查：行政部門應(yīng)在會議前對視頻會議設(shè)備進(jìn)行檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行，包括攝像頭、麥克風(fēng)、音響、網(wǎng)絡(luò)等。2.環(huán)境布置：會議主持人應(yīng)提前到達(dá)會議室，檢查會議室的環(huán)境布置，確保會議室整潔、光線適宜、背景無干擾。三、視頻會議組織（一）會議主持1.主持人職責(zé)：視頻會議主持人負(fù)責(zé)會議的組織、引導(dǎo)和協(xié)調(diào)，確保會議按照預(yù)定議程進(jìn)行，把控會議時(shí)間和節(jié)奏，促進(jìn)參會人員積極參與討論，達(dá)成會議目標(biāo)。2.開場介紹：主持人應(yīng)在會議開始時(shí)進(jìn)行開場介紹，包括會議主題、目的、參會人員等，并簡要介紹會議議程。3.會議引導(dǎo)：在會議過程中，主持人應(yīng)引導(dǎo)參會人員圍繞會議主題進(jìn)行發(fā)言和討論，避免偏離主題或出現(xiàn)混亂局面。對于重要觀點(diǎn)和決策事項(xiàng)，主持人應(yīng)及時(shí)進(jìn)行總結(jié)和記錄。4.時(shí)間把控：主持人應(yīng)嚴(yán)格把控會議時(shí)間，確保各項(xiàng)議程按照預(yù)定時(shí)間進(jìn)行。對于超時(shí)的議程或討論，主持人應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整或終止。（二）參會人員1.按時(shí)參會：參會人員應(yīng)按照會議通知的時(shí)間準(zhǔn)時(shí)參加視頻會議，不得遲到、早退。如有特殊情況不能按時(shí)參會，應(yīng)提前向會議主持人請假，并安排其他人員代為參會。2.準(zhǔn)備充分：參會人員應(yīng)提前熟悉會議資料，做好發(fā)言準(zhǔn)備，在會議中積極參與討論，發(fā)表自己的觀點(diǎn)和意見。3.遵守紀(jì)律：參會人員在會議期間應(yīng)遵守會議紀(jì)律，保持安靜，不得隨意走動(dòng)、接聽電話或進(jìn)行與會議無關(guān)的操作。如需發(fā)言，應(yīng)先舉手示意，經(jīng)主持人同意后再發(fā)言。（三）會議記錄1.記錄人員安排：對于重要會議，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會議記錄。會議記錄人員可以是會議主持人或指定的其他人員。2.記錄內(nèi)容：會議記錄應(yīng)包括會議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、會議議程、發(fā)言內(nèi)容、討論結(jié)果、決策事項(xiàng)等。記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，能夠反映會議的主要內(nèi)容和決策過程。3.記錄整理：會議結(jié)束后，會議記錄人員應(yīng)及時(shí)對會議記錄進(jìn)行整理，形成會議紀(jì)要，并在[X]個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門。會議紀(jì)要應(yīng)明確會議的主要結(jié)論和決策事項(xiàng)，以及責(zé)任人和完成時(shí)間。（四）會議溝通1.發(fā)言規(guī)范：參會人員發(fā)言時(shí)應(yīng)清晰、簡潔、有條理，避免冗長、模糊或無關(guān)的表述。發(fā)言內(nèi)容應(yīng)圍繞會議主題，針對問題提出明確的觀點(diǎn)和建議。2.傾聽尊重：參會人員應(yīng)認(rèn)真傾聽其他人員的發(fā)言，尊重他人的觀點(diǎn)和意見，不得隨意打斷或貶低他人。對于不同意見，應(yīng)通過理性的溝通和討論來尋求共識。3.互動(dòng)交流：鼓勵(lì)參會人員積極互動(dòng)交流，充分發(fā)表自己的看法和見解，但應(yīng)注意控制討論的節(jié)奏和秩序，避免出現(xiàn)爭吵或混亂局面。四、視頻會議安全與保密（一）安全保障1.網(wǎng)絡(luò)安全：視頻會議應(yīng)采用安全可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，避免因網(wǎng)絡(luò)故障或安全問題影響會議的正常進(jìn)行。行政部門應(yīng)定期對視頻會議網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定、安全。2.設(shè)備安全：視頻會議設(shè)備應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止設(shè)備損壞或丟失。對于涉及公司機(jī)密信息的視頻會議設(shè)備，應(yīng)采取加密存儲、訪問控制等安全措施。（二）保密措施1.信息保密：涉及公司機(jī)密信息的視頻會議，參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露會議內(nèi)容和相關(guān)信息。會議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)刪除或妥善保存會議資料，防止信息泄露。2.權(quán)限管理：視頻會議平臺應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限管理機(jī)制，對參會人員的訪問權(quán)限進(jìn)行控制，確保只有授權(quán)人員能夠參加會議和訪問會議資料。五、視頻會議后續(xù)工作（一）會議總結(jié)1.總結(jié)內(nèi)容：會議結(jié)束后，會議主持人應(yīng)對會議進(jìn)行總結(jié)，回顧會議的主要內(nèi)容、討論結(jié)果和決策事項(xiàng)，評估會議的效果和達(dá)成的目標(biāo)。2.經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)：總結(jié)會議過程中存在的問題和不足之處，分析原因，提出改進(jìn)措施和建議，為今后的視頻會議組織提供參考。（二）決策執(zhí)行與跟蹤1.任務(wù)分配：對于會議決策事項(xiàng)，應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)間，并將任務(wù)分配給相關(guān)部門或個(gè)人。2.跟蹤檢查：相關(guān)部門或個(gè)人應(yīng)按照會議決策要求及時(shí)開展工作，行政部門應(yīng)對決策執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保決策事項(xiàng)得到有效落實(shí)。（三）資料歸檔1.資料整理：會議結(jié)束后，會議記錄人員應(yīng)將會議資料進(jìn)行整理，包括會議申請表、會議通知、會議記錄、會議紀(jì)要、會議