PAGE紙質(zhì)印章制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司紙質(zhì)印章的管理，規(guī)范印章使用流程，防范印章使用風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及所有使用公司紙質(zhì)印章的人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：印章的使用必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.謹(jǐn)慎使用原則：嚴(yán)格控制印章的使用范圍和使用頻率，確保印章使用的安全性和嚴(yán)肅性。3.專人負(fù)責(zé)原則：明確印章管理責(zé)任人，確保印章管理職責(zé)落實(shí)到人。4.登記備案原則：對印章的刻制、啟用、變更、停用、銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)登記備案。二、印章的種類及用途（一）公司公章公司公章是公司對外行使權(quán)力的重要象征，用于以公司名義簽署各類合同、協(xié)議、文件、信函等具有法律效力的文書。（二）法定代表人章法定代表人章主要用于特定的法律文件簽署或公司內(nèi)部規(guī)定的其他用途，如辦理銀行開戶、稅務(wù)申報(bào)等相關(guān)業(yè)務(wù)。（三）財(cái)務(wù)專用章財(cái)務(wù)專用章用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。（四）合同專用章合同專用章專門用于簽署各類經(jīng)濟(jì)合同，明確合同雙方的權(quán)利和義務(wù)，保障合同的法律效力。（五）部門章部門章用于部門內(nèi)部文件的流轉(zhuǎn)、工作聯(lián)系等，不得對外簽署具有法律效力的文件。三、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.公司各類印章的刻制由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)公司實(shí)際需求填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)注明印章名稱、規(guī)格、用途等信息。2.申請表需經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)負(fù)責(zé)人審批同意后，方可交由具有資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行刻制。3.印章制作單位應(yīng)具備合法經(jīng)營資質(zhì)，能夠提供符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的印章制作服務(wù)。行政部門應(yīng)對印章制作單位的資質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格審核，并留存相關(guān)證明材料。（二）印章啟用1.新刻制的印章在啟用前，行政部門應(yīng)填寫《印章啟用申請表》，注明印章名稱、啟用日期、啟用范圍等信息。2.《印章啟用申請表》需經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)負(fù)責(zé)人審批同意后，方可正式啟用。3.行政部門應(yīng)將印章啟用信息及時(shí)通知公司各部門及相關(guān)人員，并在公司內(nèi)部發(fā)布正式通知，明確印章的使用規(guī)范和注意事項(xiàng)。4.印章啟用后，行政部門應(yīng)將印章印模留存?zhèn)浒?，同時(shí)建立印章使用臺(tái)賬，詳細(xì)記錄印章的使用情況。四、印章的保管（一）保管責(zé)任人1.公司公章、法定代表人章由公司法定代表人或其授權(quán)的專人保管。2.財(cái)務(wù)專用章由公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或其授權(quán)的專人保管。3.合同專用章由公司合同管理部門負(fù)責(zé)人或其授權(quán)的專人保管。4.部門章由各部門負(fù)責(zé)人或其指定的專人保管。（二）保管要求1.印章保管責(zé)任人應(yīng)妥善保管印章，確保印章存放安全，防止印章被盜、丟失或損壞。2.印章應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或安全箱內(nèi)，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。3.印章保管責(zé)任人不得擅自將印章轉(zhuǎn)借他人使用，如有特殊情況需要借用，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，并在借用期間全程監(jiān)督印章使用情況。4.在非工作時(shí)間，印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如公司保險(xiǎn)柜或交由公司指定的專人保管。五、印章的使用（一）使用流程1.用印申請：使用印章的部門或個(gè)人應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)注明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印日期等信息。2.審批簽字：《印章使用申請表》需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)及公司法定代表人或授權(quán)負(fù)責(zé)人審批簽字同意后方可使用印章。3.印章使用：印章保管責(zé)任人在審核《印章使用申請表》無誤后，按照審批意見在相應(yīng)文件上加蓋印章，并確保印章加蓋清晰、端正。4.登記備案：印章使用完畢后，印章保管責(zé)任人應(yīng)及時(shí)在印章使用臺(tái)賬上進(jìn)行登記備案，記錄用印日期、用印事項(xiàng)、用印文件名稱、用印份數(shù)等信息。（二）使用范圍1.公司公章：用于以公司名義簽署各類合同、協(xié)議、文件、信函等具有法律效力的文書；辦理公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)證照的年檢、變更、注銷等手續(xù)；代表公司參加各類會(huì)議、活動(dòng)，并簽署相關(guān)文件；其他經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的事項(xiàng)。2.法定代表人章：用于特定的法律文件簽署或公司內(nèi)部規(guī)定的其他用途，如辦理銀行開戶、稅務(wù)申報(bào)等相關(guān)業(yè)務(wù)。3.財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)，如開具支票、匯票、本票等票據(jù)；辦理銀行賬戶的開立、變更、銷戶等手續(xù)；進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)表的蓋章確認(rèn)等。4.合同專用章：專門用于簽署各類經(jīng)濟(jì)合同，明確合同雙方的權(quán)利和義務(wù)，保障合同的法律效力。5.部門章：用于部門內(nèi)部文件的流轉(zhuǎn)、工作聯(lián)系等，不得對外簽署具有法律效力的文件，如部門內(nèi)部通知、報(bào)告、工作計(jì)劃等。（三）禁止使用情況1.未經(jīng)審批同意的文件、合同、協(xié)議等不得使用印章。2.空白紙張、空白合同、空白介紹信等不得加蓋印章。3.涉及違法違規(guī)、損害公司利益的事項(xiàng)不得使用印章。六、印章的變更與停用（一）印章變更1.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要變更印章的，由行政部門填寫《印章變更申請表》，詳細(xì)注明變更原因、變更事項(xiàng)等信息。2.《印章變更申請表》需經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)負(fù)責(zé)人審批同意后，方可進(jìn)行印章變更。3.印章變更后，行政部門應(yīng)及時(shí)將印章變更信息通知公司各部門及相關(guān)人員，并在公司內(nèi)部發(fā)布正式通知，明確新印章的使用規(guī)范和注意事項(xiàng)。4.印章變更后，行政部門應(yīng)將原印章印模及相關(guān)變更材料留存?zhèn)浒?，同時(shí)更新印章使用臺(tái)賬。（二）印章停用1.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要停用印章的，由行政部門填寫《印章停用申請表》，詳細(xì)注明停用原因、停用日期等信息。2.《印章停用申請表》需經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)負(fù)責(zé)人審批同意后，方可進(jìn)行印章停用。3.印章停用后，行政部門應(yīng)及時(shí)將印章停用信息通知公司各部門及相關(guān)人員，并在公司內(nèi)部發(fā)布正式通知，明確停用印章的處理方式和注意事項(xiàng)。4.印章停用后，印章保管責(zé)任人應(yīng)將印章及時(shí)交回行政部門，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。行政部門應(yīng)對停用印章進(jìn)行妥善保管，定期進(jìn)行檢查核對，防止印章丟失或被盜用。七、印章的銷毀（一）銷毀條件1.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因不再使用的印章，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)負(fù)責(zé)人審批同意后，可進(jìn)行銷毀。2.印章遺失、被盜用或因其他原因無法找回的，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)負(fù)責(zé)人審批同意后，可進(jìn)行聲明作廢并銷毀。（二）銷毀流程1.行政部門填寫《印章銷毀申請表》，詳細(xì)注明銷毀印章的名稱、規(guī)格、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《印章銷毀申請表》需經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)負(fù)責(zé)人審批同意后，方可進(jìn)行印章銷毀。3.印章銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保印章無法恢復(fù)使用。銷毀過程應(yīng)由行政部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并填寫《印章銷毀記錄》，詳細(xì)記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。4.印章銷毀后，行政部門應(yīng)將《印章銷毀申請表》、《印章銷毀記錄》等相關(guān)材料留存?zhèn)浒?，同時(shí)在公司內(nèi)部發(fā)布正式通知，聲明印章已銷毀。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負(fù)責(zé)對印章的管理和使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保印章管理制度的有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.印章保管情況：檢查印章存放是否安全、保管責(zé)任人是否履行保管職責(zé)等。2.印章使用情況：檢查印章使用是否符合規(guī)定流程、使用范圍是否合規(guī)、用印文件是否經(jīng)過審批等。3.印章登記備案情況：檢查印章使用臺(tái)賬、印章刻制申請表、印章啟用申請表、印章變更申請表、印章停用申請表、印章銷毀申請表等相關(guān)登記備案材料是否齊全、準(zhǔn)確。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.因違規(guī)使用印章給公司造