銷售合同簽訂審核及管理流程模板一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景本流程模板適用于各類企業(yè)開(kāi)展銷售業(yè)務(wù)時(shí)，從合同發(fā)起、審核、簽訂到履行、歸檔的全流程管理，旨在規(guī)范合同操作、控制法律風(fēng)險(xiǎn)、保障企業(yè)權(quán)益。典型應(yīng)用場(chǎng)景包括：常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品銷售：如快消品、標(biāo)準(zhǔn)化工業(yè)設(shè)備等，合同條款相對(duì)固定，需快速完成審核與簽訂；大額或復(fù)雜條款銷售：如定制化服務(wù)、長(zhǎng)期供貨協(xié)議、涉及分期付款或特殊交付條件的合同，需重點(diǎn)審核法律風(fēng)險(xiǎn)與財(cái)務(wù)合規(guī)性；跨區(qū)域/跨境銷售：涉及不同地區(qū)法律法規(guī)或跨境稅務(wù)條款的合同，需結(jié)合當(dāng)?shù)卣哒{(diào)整審核要點(diǎn)。二、全流程操作步驟詳解（一）合同發(fā)起：需求確認(rèn)與材料準(zhǔn)備責(zé)任主體：銷售專員/銷售經(jīng)理操作說(shuō)明：需求對(duì)接：銷售專員與客戶溝通明確銷售標(biāo)的（產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量）、價(jià)格條款（單價(jià)、總價(jià)、是否含稅）、交付方式（時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式）、付款條件（預(yù)付款比例、尾款支付節(jié)點(diǎn)）、違約責(zé)任等核心條款，形成《合同需求確認(rèn)單》（可附客戶簽字的訂單或需求函作為依據(jù)）。起草合同：基于企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板（或根據(jù)客戶要求擬定新條款），填寫(xiě)合同主體信息（甲方：企業(yè)全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、聯(lián)系人；乙方：客戶全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼/身份證號(hào)、地址、聯(lián)系人）、標(biāo)的物詳情、權(quán)利義務(wù)條款、爭(zhēng)議解決方式（建議約定企業(yè)所在地法院管轄）等。材料整理：同步收集客戶主體資格證明材料（企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件加蓋公章、法定代表人身份證明；個(gè)人客戶提供身份證復(fù)印件）、客戶特殊資質(zhì)文件（如涉及行業(yè)許可，需提供客戶的相關(guān)資質(zhì)證明），與合同草案一并提交審核。（二）合同審核：多維度合規(guī)性審查責(zé)任主體：法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、銷售部（負(fù)責(zé)人）審核流程與要點(diǎn)：銷售部初審（1個(gè)工作日內(nèi)）：審核合同內(nèi)容與《合同需求確認(rèn)單》是否一致，標(biāo)的物信息、數(shù)量、價(jià)格等是否準(zhǔn)確；確認(rèn)客戶需求是否滿足企業(yè)銷售政策（如價(jià)格體系、區(qū)域權(quán)限、信用額度等）；檢查合同中是否存在明顯不利于銷售執(zhí)行的條款（如過(guò)短的交付周期、不合理的違約責(zé)任）。初審?fù)ㄟ^(guò)后，將合同及材料轉(zhuǎn)法務(wù)部；若需修改，注明修改意見(jiàn)退回銷售專員調(diào)整。法務(wù)部復(fù)審（1-2個(gè)工作日內(nèi)）：主體資格審核：核查客戶提供的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、身份證等材料是否真實(shí)有效，保證合同相對(duì)方具備履約能力（如企業(yè)是否在存續(xù)期內(nèi)，個(gè)人是否為完全民事行為能力人）；條款合法性審核：檢查合同條款是否符合《民法典》《消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)法》等法律法規(guī)，是否存在無(wú)效格式條款（如“最終解釋權(quán)歸企業(yè)所有”等排除消費(fèi)者權(quán)利的條款）；權(quán)利義務(wù)對(duì)等性審核：重點(diǎn)關(guān)注交付、付款、違約責(zé)任等條款是否公平，企業(yè)義務(wù)是否明確，違約責(zé)任是否與違約程度匹配；爭(zhēng)議解決方式審核：確認(rèn)爭(zhēng)議解決約定是否明確（如仲裁機(jī)構(gòu)名稱、法院管轄地），避免約定無(wú)效（如“由企業(yè)所在地法院管轄”需明確具體城市）。復(fù)審?fù)ㄟ^(guò)后，轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部；若需修改，標(biāo)注法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)并說(shuō)明修改依據(jù)，退回銷售專員溝通客戶調(diào)整。財(cái)務(wù)部終審（1個(gè)工作日內(nèi)）：付款條款審核：確認(rèn)付款方式（轉(zhuǎn)賬/承兌等）、節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款比例、到貨款、驗(yàn)收款、質(zhì)保金比例）是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度，避免資金風(fēng)險(xiǎn)（如預(yù)付款超過(guò)30%需特別審批）；稅務(wù)條款審核：檢查發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）、開(kāi)具時(shí)間（如“交付后7日內(nèi)開(kāi)具”）是否與稅務(wù)政策一致，價(jià)稅分離是否準(zhǔn)確；財(cái)務(wù)合規(guī)性審核：評(píng)估合同執(zhí)行對(duì)企業(yè)現(xiàn)金流、應(yīng)收賬款的影響，如客戶信用額度是否超限、大額合同是否需要繳納保證金等。終審?fù)ㄟ^(guò)后，財(cái)務(wù)部在《合同審核表》簽署意見(jiàn)；若需修改，明確財(cái)務(wù)要求（如調(diào)整付款節(jié)點(diǎn)、增加擔(dān)保條款），退回銷售專員處理。（三）合同審批：權(quán)限管理與最終確認(rèn)責(zé)任主體：根據(jù)合同金額及重要性劃分審批權(quán)限審批權(quán)限與流程：合同類型/金額審批人10萬(wàn)元（含）以下銷售部經(jīng)理10萬(wàn)-50萬(wàn)元（含）銷售總監(jiān)50萬(wàn)-100萬(wàn)元（含）分管銷售副總100萬(wàn)元以上總經(jīng)理/董事長(zhǎng)操作說(shuō)明：銷售專員將審核通過(guò)后的合同、《合同審核表》、客戶材料等提交至對(duì)應(yīng)審批人；審批人重點(diǎn)審核合同核心條款（價(jià)格、付款、交付）是否符合企業(yè)戰(zhàn)略與利益，審批意見(jiàn)需明確“同意”“修改后同意”或“駁回”；若“駁回”，需說(shuō)明理由，退回銷售專員終止合同或重新談判；若“修改后同意”，銷售專員需完成修改并再次提交審批確認(rèn)。（四）合同簽訂：形式合規(guī)與文本固化責(zé)任主體：銷售專員、法務(wù)部、授權(quán)簽訂人操作說(shuō)明：文本最終確認(rèn)：法務(wù)部根據(jù)審批通過(guò)的版本，制作正式合同文本（一式N份，根據(jù)需分送銷售部、財(cái)務(wù)部、客戶、檔案室等），保證合同編號(hào)唯一（規(guī)則：年份+銷售部門代碼+合同序號(hào)，如“2024-XS-001”），所有修改處加蓋雙方“騎縫章”或“合同章確認(rèn)章”。簽訂方式：紙質(zhì)簽訂：由授權(quán)簽訂人（一般為法定代表人或其書(shū)面委托的代理人，需提供《授權(quán)委托書(shū)》）簽字并加蓋企業(yè)合同章（嚴(yán)禁使用公章或財(cái)務(wù)章），客戶方需簽字蓋章（企業(yè)客戶加蓋公章+法定代表人章，個(gè)人客戶簽字按手?。?；電子簽訂：通過(guò)第三方電子簽約平臺(tái)（如e簽寶、法大大）簽訂，保證電子簽名與手寫(xiě)簽名具有同等法律效力，簽訂后同步電子合同并歸檔。原件交接：簽訂完成后，銷售專員在1個(gè)工作日內(nèi)將合同原件分送至相關(guān)部門：財(cái)務(wù)部留存1份（作為應(yīng)收賬款、開(kāi)票依據(jù)），銷售部留存1份（客戶對(duì)接與履行跟蹤），檔案室留存1份（長(zhǎng)期保管），客戶方通過(guò)郵寄或現(xiàn)場(chǎng)送達(dá)方式交付合同正本。（五）合同履行：履約跟蹤與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警責(zé)任主體：銷售專員、客服部、法務(wù)部操作說(shuō)明：履約計(jì)劃制定：銷售專員根據(jù)合同約定，制定《合同履行計(jì)劃表》，明確各節(jié)點(diǎn)責(zé)任人（如“交付前3天通知物流部”“驗(yàn)收前1天提醒客戶準(zhǔn)備”），同步抄送銷售經(jīng)理及客服部。動(dòng)態(tài)跟蹤：交付環(huán)節(jié)：確認(rèn)產(chǎn)品/服務(wù)交付時(shí)間、地點(diǎn)、數(shù)量是否符合約定，交付后要求客戶簽署《收貨確認(rèn)單》（需注明收貨日期、數(shù)量、質(zhì)量初步驗(yàn)收情況）；驗(yàn)收環(huán)節(jié)：按合同約定標(biāo)準(zhǔn)（如國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、雙方確認(rèn)的技術(shù)參數(shù)）組織客戶驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后簽署《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，明確驗(yàn)收時(shí)間及結(jié)果；收款環(huán)節(jié)：財(cái)務(wù)部根據(jù)合同約定節(jié)點(diǎn)開(kāi)具發(fā)票，銷售專員跟進(jìn)客戶付款，逾期3天未付的，啟動(dòng)《逾期付款預(yù)警流程》（發(fā)送催款函，同步銷售經(jīng)理及法務(wù)部）。風(fēng)險(xiǎn)處理：若客戶違約（如延遲收貨、拒絕驗(yàn)收、拖欠貨款），銷售專員第一時(shí)間收集證據(jù)（溝通記錄、郵件、函件等），法務(wù)部評(píng)估是否采取發(fā)送律師函、訴訟/仲裁等措施，保障企業(yè)權(quán)益。（六）合同變更與解除：書(shū)面化處理責(zé)任主體：銷售專員、法務(wù)部、原審批人操作說(shuō)明：合同變更：因客戶需求變化、政策調(diào)整等原因需變更合同（如數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間等），由銷售專員與客戶協(xié)商一致，簽訂《合同變更協(xié)議》（需明確變更內(nèi)容、生效時(shí)間），并按原審批流程完成審核、審批后，方可執(zhí)行變更。合同解除：符合約定解除條件（如客戶嚴(yán)重違約、不可抗力等）或雙方協(xié)商一致解除合同的，需簽訂《合同解除協(xié)議》，明確：解除時(shí)間、已履行部分的處理方式（如退款、貨物返還）、違約責(zé)任承擔(dān)、爭(zhēng)議解決等條款，避免后續(xù)糾紛。（七）合同歸檔：系統(tǒng)化管理與留存責(zé)任主體：檔案管理員、銷售部歸檔要求：歸檔內(nèi)容：合同正本、審批流程文件（含《合同審核表》《合同審批表》）、客戶主體資格材料、履行過(guò)程中的補(bǔ)充文件（如《收貨確認(rèn)單》《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》《變更協(xié)議》《解除協(xié)議》等）、電子合同文件。歸檔流程：銷售專員在合同簽訂/履行完畢后3個(gè)工作日內(nèi)，將上述材料整理成冊(cè)，標(biāo)注合同編號(hào)，移交檔案管理員；檔案管理員核對(duì)材料完整性后，錄入合同管理系統(tǒng)（如用友、金蝶），建立電子檔案與紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)索引，保管期限一般為合同終止后10年（涉及爭(zhēng)議的，保存至爭(zhēng)議解決完畢）。三、核心流程配套表單（一）銷售合同審核表合同編號(hào)合同名稱簽訂日期甲方（企業(yè)）乙方（客戶）合同金額幣種審核環(huán)節(jié)審核部門審核意見(jiàn)（重點(diǎn)說(shuō)明法律風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)合規(guī)性、銷售匹配度）銷售部初審法務(wù)部復(fù)審財(cái)務(wù)部終審審批結(jié)論□同意□修改后同意□駁回（請(qǐng)注明理由：）（二）銷售合同履行跟蹤表合同編號(hào)履約節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間責(zé)任人完成情況說(shuō)明（如“已交付，客戶簽署收貨單”）備注（如逾期風(fēng)險(xiǎn)）產(chǎn)品生產(chǎn)/備貨*交付*驗(yàn)收*收款（尾款）*（三）銷售合同變更申請(qǐng)表原合同編號(hào)變更合同名稱變更日期變更內(nèi)容（可附頁(yè)）變更原因申請(qǐng)人部門審核意見(jiàn)法務(wù)部：審核人：*財(cái)務(wù)部：審核人：*審批意見(jiàn)□同意□駁回審批人：*雙方確認(rèn)甲方（蓋章）：乙方（蓋章）：四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與操作提示（一）法律風(fēng)險(xiǎn)不可忽視嚴(yán)格審核客戶主體資格，避免與無(wú)民事行為能力人或非法人組織簽訂合同；合同條款不得違反法律強(qiáng)制性規(guī)定（如“約定違約金過(guò)高”可能被法院調(diào)整）；爭(zhēng)議解決方式優(yōu)先選擇訴訟（明確管轄法院），避免約定不明確的仲裁機(jī)構(gòu)（如“由某地仲裁委員會(huì)”需具體到城市名稱）。（二）數(shù)據(jù)信息務(wù)必準(zhǔn)確合同中的金額、日期、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)等關(guān)鍵信息需與《合同需求確認(rèn)單》完全一致，避免筆誤；客戶名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼等信息需與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致，個(gè)人客戶姓名需與身份證一致。（三）時(shí)限管理嚴(yán)格把控各審核環(huán)節(jié)需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成，超時(shí)未反饋的，需啟動(dòng)催辦流程（如郵件提醒、電話溝通）；合同簽訂后，履行跟蹤需按節(jié)點(diǎn)動(dòng)態(tài)記錄，避免因疏忽導(dǎo)致逾期違約。（四）保密義務(wù)貫穿始終合同內(nèi)容及客戶信息需嚴(yán)格保密，嚴(yán)禁向無(wú)關(guān)人員泄露；涉及商業(yè)秘密的合同，可在簽訂時(shí)簽訂《保密協(xié)議》，明保證密范