業(yè)務(wù)合同審核與檔案管理工具模板一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景本工具模板適用于企業(yè)法務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)及相關(guān)協(xié)作崗位，用于規(guī)范業(yè)務(wù)合同的審核流程及后續(xù)檔案管理，具體場(chǎng)景包括但不限于：日常業(yè)務(wù)合同審核：如采購(gòu)合同、銷售合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議等文本的合規(guī)性與條款完整性審核；跨部門(mén)協(xié)作管理：業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)起合同需求，法務(wù)部門(mén)/審核崗進(jìn)行專業(yè)審核，管理層審批的全流程協(xié)同；合同檔案歸檔與追溯：已完成審核合同的分類存儲(chǔ)、電子檔案管理及后續(xù)查閱、審計(jì)支持；風(fēng)險(xiǎn)防控與合規(guī)管理：通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化審核要點(diǎn)識(shí)別合同潛在風(fēng)險(xiǎn)（如法律條款漏洞、履約責(zé)任不明確等），降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程步驟1：合同接收與初始登記操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門(mén)或合同發(fā)起人通過(guò)指定渠道（如OA系統(tǒng)、郵件、紙質(zhì)提交）將合同文本及相關(guān)附件（如技術(shù)協(xié)議、補(bǔ)充函、對(duì)方資質(zhì)證明等）提交至審核崗（法務(wù)/合規(guī)部門(mén)）；審核崗在收到合同后1個(gè)工作日內(nèi)完成初步檢查，確認(rèn)合同文本完整性（如正副本份數(shù)、簽字蓋章頁(yè)是否齊全）、基礎(chǔ)信息填寫(xiě)是否規(guī)范（如合同編號(hào)、簽約主體、金額、日期等），并填寫(xiě)《合同接收登記表》（見(jiàn)模板表格1）。輸出成果：合同接收狀態(tài)確認(rèn)（“待審核”“資料補(bǔ)正”“可受理”）、《合同接收登記表》電子版歸檔。步驟2：合同形式審核操作內(nèi)容：審核崗對(duì)照《合同形式審核清單》（見(jiàn)模板表格2），重點(diǎn)檢查合同文本結(jié)構(gòu)是否完整（如當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決等核心要素是否齊全）、簽字蓋章是否符合規(guī)范（如企業(yè)公章是否清晰、法定代表人/授權(quán)代表簽字是否與備案一致、自然人合同需附證件號(hào)碼復(fù)印件等）；對(duì)形式要素缺失的合同，審核崗需在2個(gè)工作日內(nèi)反饋至業(yè)務(wù)部門(mén)，明確補(bǔ)正要求（如補(bǔ)充對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、修改合同編號(hào)格式等），并跟蹤補(bǔ)正進(jìn)度。輸出成果：形式審核結(jié)論（“通過(guò)”“需補(bǔ)正”），補(bǔ)正通知單（如需）。步驟3：合同內(nèi)容審核操作內(nèi)容：審核崗結(jié)合業(yè)務(wù)類型（如采購(gòu)、銷售、服務(wù)），對(duì)照《合同內(nèi)容審核要點(diǎn)》（見(jiàn)模板表格3），逐項(xiàng)審核合同條款的合規(guī)性、合理性與風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，重點(diǎn)關(guān)注：法律合規(guī)性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在無(wú)效或可撤銷條款；業(yè)務(wù)合理性：價(jià)款、履約方式、交付標(biāo)準(zhǔn)等是否與業(yè)務(wù)需求一致，是否存在顯失公平條款；風(fēng)險(xiǎn)防控：違約責(zé)任是否明確、爭(zhēng)議解決方式是否約定管轄、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬是否清晰等；審核完成后，填寫(xiě)《合同審核意見(jiàn)表》（見(jiàn)模板表格4），明確審核結(jié)論（“同意”“修改后同意”“不同意”），并標(biāo)注具體修改意見(jiàn)及修改責(zé)任人（如業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)辦人、對(duì)方對(duì)接人）。輸出成果：《合同審核意見(jiàn)表》，含審核結(jié)論、修改意見(jiàn)及風(fēng)險(xiǎn)提示。步驟4：審核結(jié)果處理與流轉(zhuǎn)操作內(nèi)容：審核崗將《合同審核意見(jiàn)表》反饋至業(yè)務(wù)部門(mén)，由業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)意見(jiàn)與對(duì)方協(xié)商修訂合同文本；若審核結(jié)論為“修改后同意”，業(yè)務(wù)部門(mén)需在修訂完成后重新提交審核，直至通過(guò)；若為“不同意”，業(yè)務(wù)部門(mén)需終止合同流程或重新協(xié)商；審核通過(guò)的合同，由業(yè)務(wù)部門(mén)提交至管理層（如總經(jīng)理/分管領(lǐng)導(dǎo)）進(jìn)行最終審批，審批通過(guò)后進(jìn)入蓋章環(huán)節(jié)。輸出成果：修訂版合同文本、管理層審批記錄。步驟5：合同簽署與用印管理操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門(mén)持審批通過(guò)的合同文本至行政/用印管理部門(mén)，按規(guī)定流程辦理用印手續(xù)（如填寫(xiě)《用印申請(qǐng)表》，核對(duì)合同文本與審批件一致性）；用印管理部門(mén)核對(duì)無(wú)誤后，加蓋企業(yè)公章或合同專用章，保證“騎縫章”“簽字章”等用印規(guī)范，同時(shí)在《用印登記表》中記錄用印日期、份數(shù)、經(jīng)辦人等信息；簽署完成的合同，業(yè)務(wù)部門(mén)需在3個(gè)工作日內(nèi)將正本（1份）及副本（按需）移交至檔案管理部門(mén)。輸出成果：簽署完成的有效合同文本、《用印登記表》。步驟6：合同檔案整理與歸檔操作內(nèi)容：檔案管理部門(mén)收到合同后，對(duì)照《合同檔案目錄表》（見(jiàn)模板表格5），對(duì)合同文本、附件、審核記錄、審批文件、用印登記表等材料進(jìn)行分類整理，保證材料完整、順序清晰；按合同類型（如采購(gòu)類、銷售類、服務(wù)類）及簽訂年度建立電子檔案（掃描件PDF格式）和紙質(zhì)檔案，電子檔案命名規(guī)范為“合同編號(hào)-簽約主體-簽訂日期”，紙質(zhì)檔案裝入檔案盒并標(biāo)注檔案號(hào)；檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，包括合同基本信息、審核人、歸檔日期、存放位置等，便于后續(xù)檢索。輸出成果：電子檔案庫(kù)、紙質(zhì)檔案庫(kù)、《合同檔案目錄表》。步驟7：檔案利用與維護(hù)操作內(nèi)容：內(nèi)部部門(mén)因業(yè)務(wù)需要查閱合同檔案時(shí)，需提交《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理部門(mén)審批后，由檔案管理員陪同查閱（涉密合同需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批）；檔案管理員定期（每季度）檢查檔案存儲(chǔ)環(huán)境（如紙質(zhì)檔案防潮、防火、防蟲(chóng)，電子檔案?jìng)浞荩ＷC檔案安全；合同到期或履行完成后，根據(jù)企業(yè)檔案管理規(guī)定確定保管期限（如保管10年、永久），到期前3個(gè)月啟動(dòng)鑒定銷毀流程，經(jīng)審批后按規(guī)定銷毀并記錄。輸出成果：《檔案查閱申請(qǐng)表》、檔案銷毀記錄。三、核心工具表格清單模板表格1：合同接收登記表合同編號(hào)合同名稱簽約主體（甲方/乙方）合同金額（元）提交日期提交部門(mén)/經(jīng)辦人*接收狀態(tài)資料完整性（是/否）備注示例：CG-2024-001采購(gòu)合同甲方：A公司；乙方：B供應(yīng)商100,0002024-03-01采購(gòu)部-張*待審核是需補(bǔ)充對(duì)方資質(zhì)證明模板表格2：合同形式審核清單審核項(xiàng)目審核標(biāo)準(zhǔn)審核結(jié)果（通過(guò)/不通過(guò)）不通過(guò)原因說(shuō)明合同文本完整性包含當(dāng)事人信息、標(biāo)的、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任等核心要素簽字蓋章規(guī)范性企業(yè)公章清晰、簽字與備案一致、自然人附證件號(hào)碼復(fù)印件合同編號(hào)規(guī)則符合企業(yè)編號(hào)規(guī)范（如“類型-年份-序號(hào)”）附件齊全性技術(shù)協(xié)議、補(bǔ)充函等附件與主合同一致模板表格3：合同內(nèi)容審核要點(diǎn)（示例：采購(gòu)合同）審核模塊審核要點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)提示當(dāng)事人信息甲方/乙方名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人是否與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致避免簽約主體不適格導(dǎo)致合同無(wú)效標(biāo)的與質(zhì)量采購(gòu)物品名稱、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否明確（如國(guó)標(biāo)/行標(biāo)）質(zhì)量約定模糊易引發(fā)履約爭(zhēng)議價(jià)款與支付金額、幣種、支付方式（如轉(zhuǎn)賬/承兌）、付款節(jié)點(diǎn)是否清晰避免付款條件不明確導(dǎo)致資金風(fēng)險(xiǎn)履行期限交貨時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、驗(yàn)收流程是否具體履約期限缺失可能導(dǎo)致違約責(zé)任認(rèn)定困難違約責(zé)任違約金計(jì)算方式、賠償范圍、爭(zhēng)議解決方式（如仲裁/訴訟）違約責(zé)任不對(duì)等可能損害企業(yè)權(quán)益模板表格4：合同審核意見(jiàn)表合同編號(hào)合同名稱審核崗審核日期CG-2024-001采購(gòu)合同李*2024-03-02審核結(jié)論：□同意□修改后同意□不同意（勾選）具體修改意見(jiàn)：第3條“質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)”需補(bǔ)充“符合GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)”；第5條“付款節(jié)點(diǎn)”明確“驗(yàn)收合格后30日內(nèi)支付至95%”；增加第8條“爭(zhēng)議解決方式：提交甲方所在地人民法院訴訟”。|修改責(zé)任人：業(yè)務(wù)部門(mén)-張、對(duì)方對(duì)接人-王|

審核人簽字：_________|模板表格5：合同檔案目錄表檔案號(hào)合同編號(hào)合同名稱簽約日期存放位置（檔案柜/電子路徑）保管期限歸檔人備注示例：CG-2024-001CG-2024-001采購(gòu)合同2024-03-10A柜-01層-02盒10年趙*含審核意見(jiàn)表3份四、關(guān)鍵使用提示信息準(zhǔn)確性：合同登記、審核、歸檔各環(huán)節(jié)需保證合同編號(hào)、簽約主體、金額等關(guān)鍵信息與文本一致，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致檔案混亂或法律風(fēng)險(xiǎn)；審核責(zé)任明確：審核崗需對(duì)審核意見(jiàn)的專業(yè)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，業(yè)務(wù)部門(mén)需對(duì)合同內(nèi)容的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，重大合同（如金額超50萬(wàn)元）需組織法務(wù)、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)等多部門(mén)聯(lián)合審核；保密管理：合同文本及審核過(guò)程中