綜合部門會議紀要記錄及跟進模板一、適用工作情境二、操作流程指引（一）會前準備明確會議基本信息：提前與會議組織者確認會議主題、時間、地點（線上需注明會議及密碼）、參會人員（含主持人、記錄人），并收集會議議程。準備記錄工具：根據會議性質選擇記錄方式（電子文檔/手寫筆記本），提前創(chuàng)建會議紀要框架（含會議基本信息、議題、決議、待辦事項等），準備好參會人員簽到表（若需）。梳理背景資料：如有必要，提前查閱與會議議題相關的歷史資料、前期決議或待辦事項清單，保證記錄時能快速關聯背景信息。（二）會中記錄聚焦核心內容：重點記錄議題討論的關鍵結論、不同意見的匯總（若有）、最終形成的決議事項，避免逐字逐句記錄冗余發(fā)言。明確責任與時間：對決議中涉及的任務，需詳細記錄“任務內容”“負責人”“協(xié)作人（若有）”“完成時間”“交付標準”等關鍵要素，保證責任可追溯。標注待確認事項：對會議中未明確結論、需進一步核實或后續(xù)補充的內容，單獨標注“待確認”標識，并記錄后續(xù)跟進人及節(jié)點。實時核對信息：對涉及人名、數據、時間節(jié)點的信息，可在會議間隙向參會者簡要確認，保證記錄準確性。（三）會后整理與分發(fā)24小時內完成初稿：會議結束后，根據會議記錄整理紀要初稿，內容需條理清晰、語言簡潔，重點突出決議事項及待辦任務。審核與修訂：初稿完成后，交由主持人或指定人員審核，重點核查決議準確性、責任明確性、時間合理性，根據反饋修訂完善。正式分發(fā)與歸檔：審核通過后，于1個工作日內將紀要通過內部通訊工具（如企業(yè)釘釘）發(fā)送至所有參會人員及相關方，并同步在部門共享平臺歸檔（注明會議日期、主題及版本號）。（四）跟進與落實建立待辦臺賬：根據紀要中的待辦事項，在部門任務管理系統(tǒng)中創(chuàng)建臺賬，包含“任務編號、任務內容、負責人、完成時間、當前狀態(tài)（進行中/已完成/延期）、備注”等字段，每周更新進度。定期提醒與反饋：在任務截止日前2個工作日，通過系統(tǒng)提醒或口頭提醒負責人；對于延期任務，及時知曉原因并協(xié)調資源，必要時上報領導。閉環(huán)管理：任務完成后，負責人需在臺賬中提交交付成果（或完成說明），記錄人核對無誤后標記“已完成”，并同步更新至共享平臺，保證“事事有回音、件件有著落”。三、會議紀要模板表格（一）會議基本信息表項目內容會議主題例：2024年Q3綜合部門月度工作例會會議時間年月日時分至時分會議地點例：301會議室/線上會議（：*，密碼：）主持人*記錄人*參會人員、、、（共*人）缺席人員及原因例：（外出培訓）、（病假）會議議程1.議題一：XX工作進展匯報；2.議題二：XX跨部門協(xié)調事項；3.議題三：XX制度評審（二）議題及討論記錄表議題編號議題名稱討論要點（含不同意見）關鍵結論/決議1.1XX工作進展匯報：當前完成60%，需協(xié)調技術部支持；：建議延期1周決議：技術部于X月X日前提供資源支持，*負責協(xié)調，XX工作按原計劃推進1.2XX跨部門協(xié)調事項：市場部需提供XX數據；：數據整理需3個工作日結論：市場部于X月X日前提交數據，綜合部負責匯總并反饋1.3XX制度評審：第三章條款需細化；：建議增加XX流程說明待確認：*于X月X日前修訂制度草案，下次會議再次評審（三）決議及待辦事項跟蹤表決議編號決議內容負責人協(xié)作人完成時間當前狀態(tài)交付成果/備注20240501技術部支持XX工作資源協(xié)調**2024-05-30進行中提供XX接口文檔20240502市場部提交XX數據*-2024-05-25進行中Excel表格（含2024年Q1-Q2數據）20240503修訂XX制度草案（第三章條款細化+增加XX流程說明）**2024-06-05待啟動制度修訂版（V2.0）（四）其他事項記錄序號內容備注1下次會議時間暫定：2024年X月X日14:00，地點：301會議室議題收集截止時間：X月X日17:002提醒各部門提交Q3工作計劃初稿，截止時間：X月X日發(fā)送至綜合部*郵箱（**）四、使用要點提示記錄準確性優(yōu)先：避免主觀臆斷，客觀反映會議討論內容及決議，對不確定信息（如數據、時間）務必核實后記錄。責任到人、時限明確：待辦事項必須指定唯一負責人，避免“多人負責等于無人負責”；完成時間需具體到“年/月/日”，避免模糊表述（如“盡快”“本周內”）。動態(tài)更新與反饋：跟進過程中若遇任務延期或資源困難，需及時與相關人員溝通并同步更新臺賬，重大問題上報領導協(xié)調。保密與共享規(guī)范：涉密會議紀要需標注“保密”字樣，僅限參會人員及相關領導查