企業(yè)文件管理歸檔與存儲規(guī)范模板一、規(guī)范適用范圍與核心價值本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)部各類文件（含紙質文件、電子文件、聲像文件等）的分類、歸檔、存儲、借閱及銷毀全流程管理，覆蓋行政、人事、財務、業(yè)務、法務等所有部門。通過標準化管理，實現(xiàn)文件有序流轉、高效檢索、安全存儲，保證文件信息的完整性、保密性和合規(guī)性，為企業(yè)運營決策、審計追溯、歷史留存提供可靠依據(jù)。二、文件全生命周期管理操作流程（一）文件分類：科學劃分，精準定位操作步驟：確定分類維度：結合企業(yè)組織架構與業(yè)務特點，采用“部門+類型+密級”三維分類法。部門維度：按行政部、人力資源部、財務部、市場部、研發(fā)部等一級部門劃分；類型維度：每部門內(nèi)部按“管理類（如制度、通知）、業(yè)務類（如合同、項目方案）、財務類（如憑證、報表）、人事類（如勞動合同、考核記錄）、聲像類（如照片、視頻）”等二級類型細分；密級維度：按“公開（內(nèi)部全員可閱）、內(nèi)部（部門內(nèi)及授權人員可閱）、秘密（僅核心管理層及指定人員可閱）、絕密（僅最高負責人可閱）”劃分。編制分類目錄：各部門牽頭梳理本部門文件類型，形成《部門文件分類目錄》（參考模板1），報行政部備案后執(zhí)行。新文件類型需及時更新目錄，保證分類無遺漏、無重復。（二）文件歸檔：標準流程，規(guī)范留存操作步驟：文件收集：各部門指定專人（如“文件管理員*”）負責本部門文件收集，保證文件內(nèi)容完整（如合同含雙方蓋章頁、財務憑證附件齊全）、版本最新（電子文件優(yōu)先保留最終定稿）。定期收集：每月末收集當月新增文件；專項活動（如項目結束、年度審計）后3個工作日內(nèi)完成專項文件收集。文件整理：紙質文件：去除訂書針、回形針等金屬夾具，按“同一類型文件按形成時間排序”原則編號（如“部門縮寫-類型代碼-年份-序號”，示例：XZ-GL-2024-001，代表行政部管理類2024年第1號文件），使用鉛筆在文件右上角標注編號。電子文件：統(tǒng)一存儲至企業(yè)指定服務器（如“E:\2024年”），文件名命名規(guī)則與紙質文件編號一致，格式為“編號+文件名”（示例：XZ-GL-2024-001關于2024年春節(jié)放假的通知.docx）。文件編碼與登記：編碼完成后，填寫《文件歸檔登記表》（參考模板2），記錄文件名稱、編號、形成部門、形成日期、密級、保管期限、存儲位置（紙質文件注明檔案柜編號，電子文件注明服務器路徑）、經(jīng)手人等信息。電子文件需至企業(yè)文檔管理系統(tǒng)（如釘釘、企業(yè)網(wǎng)盤），同步登記系統(tǒng)內(nèi)文件（或路徑），保證線上可查。移交歸檔：紙質文件：每月5日前，文件管理員*將整理好的文件移交至行政部檔案室，雙方核對《文件歸檔登記表》并簽字確認。電子文件：每月5日前，文件管理員將電子文件至服務器指定文件夾，并通知行政部檔案管理員完成系統(tǒng)權限配置（僅授權人員可訪問）。（三）文件存儲：安全規(guī)范，便捷存取操作步驟：物理存儲（紙質文件）：檔案室配備專用鐵皮柜，按“部門-類型-年份”順序存放，柜面張貼《檔案柜存放索引》（示例：柜1-1：行政部-管理類-2023年；柜1-2：行政部-管理類-2024年）。溫濕度控制：檔案室溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%，配備溫濕度計每日記錄，定期開啟除濕機或空調(diào)調(diào)節(jié)。防火防潮：檔案室內(nèi)禁止吸煙、存放易燃物品，配備干粉滅火器2個，文件柜與墻面、地面保持10cm以上距離，避免受潮。電子存儲：服務器存儲：企業(yè)文件服務器采用雙機熱備模式，每日凌晨自動增量備份，每周日全量備份，備份數(shù)據(jù)異地存儲（如另一辦公地點服務器）。權限管理：根據(jù)文件密級設置訪問權限，如“秘密”以上文件需部門負責人審批后由檔案管理員開通權限，權限變更需及時登記。病毒防護：服務器安裝殺毒軟件，每日自動掃描，U盤等移動存儲設備接入前需經(jīng)病毒查殺，禁止私人設備接入服務器。（四）文件借閱：流程管控，責任可溯操作步驟：借閱申請：內(nèi)部員工借閱文件，填寫《文件借閱申請表》（參考模板3），注明文件編號、名稱、借閱事由、借閱期限、歸還日期，經(jīng)部門負責人*審批后提交至檔案室。涉密文件（秘密及以上）需額外經(jīng)分管副總審批，絕密文件需經(jīng)總經(jīng)理審批。借閱與歸還：檔案管理員*核對審批通過的《文件借閱申請表》，紙質文件借閱期限一般不超過3個工作日，電子文件借閱權限有效期不超過7天（可續(xù)借1次）。借閱人需當面檢查文件完整性，歸還時檔案管理員*核對文件數(shù)量、頁碼是否完好，電子文件需確認無拷貝、無外傳后關閉權限。特殊情況（如審計、訴訟）需借閱大量文件，由檔案管理員*協(xié)助復印或打印，復印件加蓋“檔案專用章”標注“僅供用途”，原件留存檔案室。（五）文件銷毀：合規(guī)處置，杜絕風險操作步驟：鑒定與審批：檔案管理員*每年12月對到期文件進行鑒定，核對《文件歸檔登記表》中的“保管期限”，形成《待銷毀文件清單》（參考模板4），注明文件編號、名稱、保管期限、到期日期?！洞N毀文件清單》經(jīng)行政部負責人、法務部負責人（如涉及合同、法律文件）、分管副總*聯(lián)合審批后，方可銷毀。銷毀執(zhí)行與記錄：紙質文件：采用碎紙機粉碎處理，由檔案管理員、行政部監(jiān)督員共同在場監(jiān)督，銷毀后填寫《文件銷毀記錄表》（參考模板5），雙方簽字確認，記錄表留存5年。電子文件：使用專業(yè)數(shù)據(jù)銷毀軟件（如DBAN）徹底刪除并覆蓋存儲介質，禁止直接刪除或格式化，銷毀后導出《數(shù)據(jù)銷毀日志》存檔。涉密文件銷毀過程需全程錄像，錄像資料保存1年。三、核心管理模板工具模板1：部門文件分類目錄（示例：行政部）一級部門二級類型子類示例密級范圍保管期限行政部管理類制度、通知、會議紀要公開/內(nèi)部10年行政部資產(chǎn)類辦公設備臺賬、采購合同內(nèi)部5年行政部后勤類車輛管理、食堂記錄公開3年行政部聲像類公司活動照片、視頻內(nèi)部5年模板2：文件歸檔登記表（示例）文件編號文件名稱形成部門形成日期密級保管期限存儲位置（柜號/路徑）經(jīng)手人歸檔日期XZ-GL-2024-001關于2024年春節(jié)放假的通知行政部2024-01-15公開10年柜1-2/行政部/管理類2024-01-20CW-YW-2024-0051月費用報銷憑證財務部2024-01-30內(nèi)部5年柜3-1/財務部/業(yè)務類2024-02-05模板3：文件借閱申請表申請人部門借閱日期申請歸還日期市場部2024-03-012024-03-05文件編號文件名稱借閱事由審批人（部門負責人）XZ-GL-2024-001關于2024年春節(jié)放假的通知制定部門3月活動計劃趙六（市場部）SC-HT-2024-002供應商采購合同合同糾紛法律復核孫七（法務部）模板4：待銷毀文件清單文件編號文件名稱保管期限到期日期審批人（行政部）審批人（法務部）審批人（副總）XZ-ZD-2019-001財務管理制度（2019版）10年2024-12-31周八（行政部）吳九（法務部）鄭十（副總）RL-ZP-2018-0052018年招聘簡歷3年2024-12-31周八（行政部）-鄭十（副總）模板5：文件銷毀記錄表銷毀日期銷毀文件編號及名稱銷毀方式監(jiān)銷人經(jīng)手人備注2024-12-30XZ-ZD-2019-001財務管理制度（2019版）碎紙機粉碎周八共計15份2024-12-30RL-ZP-2018-0052018年招聘簡歷碎紙機粉碎周八共計42份四、執(zhí)行保障與風險防控（一）職責分工明確各部門負責人：對本部門文件分類、歸檔的及時性、完整性負總責；文件管理員*：部門內(nèi)文件收集、整理、登記的第一責任人，保證文件規(guī)范流轉；檔案管理員*：負責檔案室管理、文件存儲安全、借閱審批及銷毀監(jiān)督，定期檢查文件狀態(tài)；行政部：統(tǒng)籌規(guī)范執(zhí)行，每季度組織各部門文件管理抽查，每年開展一次全公司文件管理培訓。（二）監(jiān)督與審計行政部每季度對各部門文件歸檔情況（完整性、及時性、規(guī)范性）進行評分，評分結果納入部門年度績效考核；審計部每年對文件管理流程（尤其是涉密文件、銷毀環(huán)節(jié)）進行專項審計，發(fā)覺問題出具整改通知，跟蹤落實情況。（三）應急處理紙質文件因火災、水浸等損毀時，第一時間啟動應急預案，搶救未受損文件，同步聯(lián)系專業(yè)檔案修復機構處理，3個工作日內(nèi)向行政部及分管副總*報告；電子文件服務器故障時，IT部立即啟用備份數(shù)據(jù)恢復，同時排查