2026年機(jī)器人集成公司前臺(tái)接待與訪客登記制度第一章總則第一條目的為規(guī)范公司前臺(tái)接待與訪客登記工作，樹立公司良好形象，保障公司安全和正常辦公秩序，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司及下屬全資子公司、控股子公司的所有前臺(tái)接待與訪客登記活動(dòng)。第三條基本原則前臺(tái)接待與訪客登記遵循熱情禮貌、規(guī)范高效、安全有序、服務(wù)至上的原則，確保接待工作的質(zhì)量和訪客管理的有效性。第四條管理職責(zé)行政部門負(fù)責(zé)前臺(tái)接待與訪客登記的統(tǒng)籌管理，前臺(tái)接待人員負(fù)責(zé)具體的接待和登記工作。第二章前臺(tái)接待人員職責(zé)第五條總體職責(zé)前臺(tái)接待人員負(fù)責(zé)公司前臺(tái)的日常接待工作，包括訪客接待、電話接聽、郵件收發(fā)等。第六條形象要求前臺(tái)接待人員應(yīng)當(dāng)保持良好的形象，包括：（一）著裝整潔得體，符合公司著裝要求；（二）儀容儀表端莊，保持良好的精神狀態(tài)；（三）言行舉止文明，使用禮貌用語；（四）態(tài)度熱情友好，展現(xiàn)公司良好形象。第七條接待職責(zé)前臺(tái)接待人員的接待職責(zé)包括：（一）熱情接待來訪客人，主動(dòng)詢問來訪目的；（二）引導(dǎo)訪客進(jìn)行登記，核實(shí)訪客身份；（三）聯(lián)系被訪人員，確認(rèn)接待安排；（四）引導(dǎo)訪客到指定地點(diǎn)等候或訪問；（五）為訪客提供必要的幫助和服務(wù)。第八條通訊職責(zé)前臺(tái)接待人員的通訊職責(zé)包括：（一）接聽公司總機(jī)電話，準(zhǔn)確轉(zhuǎn)接；（二）記錄電話留言，及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)相關(guān)人員；（三）收發(fā)公司郵件，及時(shí)分發(fā)相關(guān)人員；（四）維護(hù)前臺(tái)通訊設(shè)備，確保正常運(yùn)行。第九條環(huán)境維護(hù)職責(zé)前臺(tái)接待人員應(yīng)當(dāng)維護(hù)前臺(tái)區(qū)域的整潔和秩序，包括：（一）保持前臺(tái)區(qū)域的清潔衛(wèi)生；（二）整理前臺(tái)物品，保持整齊有序；（三）維護(hù)前臺(tái)設(shè)備，確保正常使用；（四）營造良好的接待環(huán)境。第三章訪客登記管理第十條訪客定義訪客是指因工作或其他原因需要進(jìn)入公司辦公區(qū)域的非公司人員。第十一條訪客分類訪客分為以下幾類：（一）業(yè)務(wù)訪客：因業(yè)務(wù)往來需要訪問公司的客戶、供應(yīng)商等；（二）面試訪客：到公司參加面試的應(yīng)聘者；（三）參觀訪客：到公司參觀考察的人員；（四）其他訪客：因其他原因需要訪問公司的人員。第十二條登記要求所有訪客進(jìn)入公司前都應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括：（一）訪客姓名、性別、年齡；（二）訪客單位、職務(wù)；（三）訪客聯(lián)系方式；（四）來訪目的；（五）被訪人員姓名、部門；（六）來訪時(shí)間、預(yù)計(jì)離開時(shí)間；（七）其他必要信息。第十三條身份核實(shí)前臺(tái)接待人員應(yīng)當(dāng)核實(shí)訪客身份，要求訪客出示有效身份證件，包括身份證、護(hù)照、駕駛證等。第十四條登記管理訪客登記信息應(yīng)當(dāng)妥善管理，包括：（一）建立訪客登記臺(tái)賬，記錄訪客信息；（二）保存訪客登記資料，定期整理歸檔；（三）保護(hù)訪客隱私，不得泄露訪客信息；（四）按照規(guī)定銷毀過期的登記資料。第四章接待流程第十五條接待準(zhǔn)備前臺(tái)接待人員應(yīng)當(dāng)做好接待準(zhǔn)備工作，包括：（一）整理前臺(tái)區(qū)域，保持整潔有序；（二）準(zhǔn)備接待用品，包括訪客登記本、筆、名片等；（三）檢查通訊設(shè)備，確保正常運(yùn)行；（四）了解當(dāng)天的接待安排。第十六條接待流程前臺(tái)接待按照以下流程進(jìn)行：（一）迎接訪客：主動(dòng)迎接來訪客人，使用禮貌用語；（二）詢問來意：詢問訪客的來訪目的和被訪人員；（三）身份核實(shí)：要求訪客出示有效身份證件，核實(shí)身份；（四）登記信息：引導(dǎo)訪客填寫登記信息，記錄相關(guān)內(nèi)容；（五）聯(lián)系被訪人：聯(lián)系被訪人員，確認(rèn)接待安排；（六）引導(dǎo)訪客：引導(dǎo)訪客到指定地點(diǎn)等候或訪問；（七）送別訪客：訪客離開時(shí)，禮貌送別。第十七條接待規(guī)范前臺(tái)接待應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)范：（一）使用禮貌用語，態(tài)度熱情友好；（二）耐心解答訪客問題，提供必要幫助；（三）嚴(yán)格按照流程進(jìn)行接待，確保規(guī)范有序；（四）注意保護(hù)公司和訪客的隱私。第五章特殊情況處理第十八條預(yù)約訪客處理對(duì)于有預(yù)約的訪客，前臺(tái)接待人員應(yīng)當(dāng)：（一）提前了解預(yù)約信息，做好接待準(zhǔn)備；（二）訪客到達(dá)時(shí)，快速核實(shí)身份和預(yù)約信息；（三）及時(shí)聯(lián)系被訪人員，安排接待；（四）為訪客提供便捷的接待服務(wù)。第十九條無預(yù)約訪客處理對(duì)于無預(yù)約的訪客，前臺(tái)接待人員應(yīng)當(dāng)：（一）熱情接待，了解訪客來意；（二）聯(lián)系相關(guān)人員，確認(rèn)是否可以接待；（三）根據(jù)相關(guān)人員的意見，安排接待或婉拒；（四）對(duì)于不能接待的訪客，禮貌解釋原因。第二十條重要訪客處理對(duì)于重要訪客，前臺(tái)接待人員應(yīng)當(dāng)：（一）提前做好充分的接待準(zhǔn)備；（二）訪客到達(dá)時(shí)，給予特別的關(guān)注和禮遇；（三）及時(shí)通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，安排接待；（四）全程陪同，提供優(yōu)質(zhì)的接待服務(wù)。第二十一條特殊情況處理遇到特殊情況時(shí)，前臺(tái)接待人員應(yīng)當(dāng)：（一）保持冷靜，妥善處理；（二）及時(shí)向上級(jí)報(bào)告，尋求幫助；（三）采取必要措施，確保公司安全；（四）事后總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)工作。第六章安全管理第二十二條安全責(zé)任前臺(tái)接待人員應(yīng)當(dāng)承擔(dān)公司入口的安全責(zé)任，確保公司人員和財(cái)產(chǎn)安全。第二十三條人員管理前臺(tái)接待人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人員管理，包括：（一）嚴(yán)格核實(shí)訪客身份，防止無關(guān)人員進(jìn)入；（二）控制訪客活動(dòng)范圍，確保公司安全；（三）關(guān)注訪客行為，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常情況；（四）配合安全部門，做好安全工作。第二十四條物品管理前臺(tái)接待人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)物品管理，包括：（一）檢查訪客攜帶的物品，防止危險(xiǎn)物品進(jìn)入；（二）為訪客提供物品存放服務(wù)，確保物品安全；（三）管理前臺(tái)物品，防止丟失或損壞；（四）發(fā)現(xiàn)可疑物品，及時(shí)報(bào)告和處理。第二十五條應(yīng)急處理遇到緊急情況時(shí)，前臺(tái)接待人員應(yīng)當(dāng)：（一）保持冷靜，按照應(yīng)急預(yù)案處理；（二）及時(shí)通知相關(guān)人員，尋求幫助；（三）采取必要措施，確保人員安全；（四）配合相關(guān)部門，處理緊急情況。第七章監(jiān)督與考核第二十六條監(jiān)督檢查行政部門應(yīng)當(dāng)定期對(duì)前臺(tái)接待與訪客登記工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度的有效執(zhí)行。第二十七條考核內(nèi)容前臺(tái)接待人員的考核內(nèi)容包括：（一）工作態(tài)度和服務(wù)質(zhì)量；（二）接待流程的執(zhí)行情況；（三）訪客登記的準(zhǔn)確性和完整性；（四）安全管理的落實(shí)情況；（五）特殊情況的處理能力。第二十八條獎(jiǎng)懲措施對(duì)工作表現(xiàn)優(yōu)秀的前臺(tái)接待人員，公司應(yīng)當(dāng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違反制度規(guī)定